Стремежът при разработването на новото издание на стандарт ISO 9001:2015 е той да бъде повече бизнес ориентиран и да носи по-големи и осезаеми ползи за организациите в настоящата динамична и несигурна среда.
Защо ще говоря за SWOT анализ и каква е връзката с ISO 9001:2015?
С появата на проекта на ISO 9001:2015 се заговори за контекст на организацията, за разбиране на нейната вътрешна и външна среда, действия спрямо рискове и възможности. По принцип това не са нови понятия за организациите, но представени под формата на изисквания в стандарта, пораждат въпроси като: какво стои зад това и как да отговорим на изискванията?
Една част от специалистите веднага се насочиха към SWOT анализа като инструмент, който може да бъде използван в отговор на изискванията. Безспорно SWOT анализът е прекрасен инструмент за стратегическо планиране и вземане на решения. Той дава възможност за анализиране на конкретна ситуация от различни аспекти и помага за вземането на правилни и адекватни решения. До колко обаче можем да го разпознаем в изискванията на стандарта, ще разберем след като се появи финалната версия на ISO 9001.
Какво представлява SWOT анализът?
Както стана ясно SWOT анализът е инструмент за вземане на важни стратегически решения, чрез определяне на силните и слабите страни на организацията, заплахите и възможностите на средата, в която тя функционира.
Наименованието SWOT представлява абревиатура от следните думи:
- S (Strenghts) – силни страни;
- W (Weaknesses) – слаби страни;
- O (Opportunities) – възможности;
- T (Threats) – заплахи.
Основните цели при прилагане на SWOT анализа са:
- максимално използване на предимствата на организацията и минимизиране на ефекта от нейните недостатъци;
- използване на възможностите и избягване на заплахите на средата.
Как се прилага SWOT анализът?
За постигането на поставените цели е необходимо подробното разглеждане на четирите елемента на SWOT анализа:
1. Силни страни – специфични характеристики на организацията, които представляват нейното конкурентно предимство пред останалите участници в дадения бранш. Това могат да бъдат специфични знания, патенти, висок пазарен дял, ценови условия, достъп до ресурси, умения за прилагане на иновации и др.
2. Слаби страни – особености на организацията, които й пречат да постига целите си, намаляват ефективността й. Това могат да бъдат липсата на достатъчна компетентност, ограничени ресурси, лоша репутация, ограничен асортимент, ниско качество, остарели технологии, липса на финансов ресурс и др.
3. Възможности – предпоставки, които водят до развитие на организацията – технологични промени, пазарни ниши, промяна в държавни регулации, данъчни облекчения, ниски търговски бариери, липса на агресивни конкуренти и др.
4. Заплахи – трудности, които застрашават пазарните позиции на организацията. Такива могат да бъдат появата на нов конкурент, промяна в очакванията на клиентите, политическа нестабилност, икономически кризи, нисък пазарен ръст и др.
Силните и слабите страни представляват част от вътрешната среда на организацията. Това са аспекти, върху които организацията може пряко да влияе и контролира.
Възможностите и заплахите са част от външната среда, над които организацията няма влияние и контрол, но трябва да отчита.
Изисквания за подобен вид анализ можем да видим в т.4.1 от новото издание на ISO 9001, където се засяга темата за разбиране на организацията и нейния контекст. Разбирането включва определянето на онези вътрешни и външни аспекти за организацията, които са от съществено значение за постигане на поставените цели и следване на стратегическата посока. В забележките към тази точка ясно можем да разпознаем определението за вътрешна и външна среда на организацията.
Към анализът на външната среда можем да отнесем изискванията на т.4.2, където се разглеждат потребностите и очакванията на заинтересованите страни.
До тук добре, но все още не сме стигнали до най-важната част. Анализът не би бил полезен, ако не води до изводи и решения. Не случайно в т.6.1 се разглеждат действията, които организацията трябва да предприеме по отношение на рисковете и благоприятните възможности. Защото не е достатъчно просто те да бъдат определени, а е необходимо предприемането на конкретни действия.
Как ни помага SWOT анализът?
Събирането на информация за всеки един от четирите елемента/силни и слаби страни, възможности и заплахи/ на SWOT анализа дава яснота и перспектива за следващия етап – планиране. На базата на информацията се генерират идеи, от които се определят конкретни цели и действия.
За генерирането на идеи могат да се използват четири стратегии, определени на базата на комбинация между отделните елементи от SWOT анализа:
- стратегия „Maxi-Maxi“ – основава се на силните страни и възможностите пред организацията, като целта е да се извлече максимална полза от тях;
- стратегия „Maxi-Mini“ – силните страни на организацията се използват за минимизиране на заплахите;
- стратегия „Mini-Maxi“ – умело използване на благоприятните възможности и насочване на усилията в превръщане на слабите страни в силни;
- стратегия „Mini-Mini“ – минимизиране на слабите страни и избягване на заплахите.
Коя стратегия ще се използва и какви действия ще се планират е въпрос на избор на всяка организация. Дали в процеса на планиране, организацията ще приложи SWOT анализ или друг подходящ инструмент, също е въпрос на избор. И този избор не се определя от ISO 9001, а от разбирането на ръководството и визията за бъдещото развитие на организацията.
А какво ще трябва да направи организацията, за да постигне съответствие с изискванията на новата версия на стандарт ISO 9001:2015, предстои да разберем през месец септември, когато се очаква официалното му публикуване.