В работата си органите за контрол допускат няколко основни грешки, които в последствие водят до повдигането на несъответствия от страна на акредитиращия орган ИА на БСА.
Кои са тези грешки и как могат да бъдат избегнати?
1. Липсата на ангажираност от ръководството. В повечето случаи собствениците/управителите искат акредитация и активна работа на органа за контрол, т.е. да носи приходи, но без да са ангажирани с дейността му. Някои възприемат ангажираността с осигуряването на финансови ресурси и до някъде са прави, но само до някъде. Ангажираността не се изчерпва само с финансовата част, която не споря, че е много важна. Тук става въпрос за политика, цели, анализ и наблюдение на работата и постигнатите резултати, оценяване на приноса на персонала, планиране на неговото развитие и създаване на условия за приобщаването му. Случвало ми се е, когато попитам „какви са целите на органа за контрол?“, да получа отговор „ние нямаме цели“, което е абсурдно. Цели със сигурност има, но те са останали в главата на собственика и не са достигнали до персонала, което води до неговото объркване и липса на мотивация.
Решението – ясно формулирани политика и цели, разгласени и разбрани от персонала. Декомпозиране на целите по нива, т.е. на всеки да му е ясно какво преследва като цел и какво ще се случи при нейното постигане. Анализ на постигнатите резултати, възникналите проблеми и планиране на нови цели. Осигуряване на права, отговорности и ресурси за постигане на целите. Ангажираност по спазване изискванията на стандарт БДС EN ISO/IEC 17020.
2. Неясни права и отговорности на отговорника по качество. Отговорникът по качество е ключова позиция, защото отговаря за поддръжката на системата за управление. За да е ефективна обаче е необходимо той да притежава необходимите познания/по стандарт БДС EN ISO/IEC 17020, работата на органа за контрол/, умения, права и отговорности. Подчертавам права и отговорности, защото Отговорника по качество според стандарта трябва да бъде член от ръководството, като по този начин му се осигурява възможността да въздейства върху персонала, с цел да бъдат постигнати заложените цели. Често срещан проблем е несериозното отношение към позицията на Отговорника по качество, както от страна на ръководството, така и от страна на персонала, което пречи на изпълнението на неговите дейности и води до пропуски в поддръжката на системата.
Решението – определяне на член от ръководството за отговорник по качеството/не проформа, а реално/, ясно формулиране на правата, задълженията и отговорностите му в длъжностната характеристика и уведомяване на персонала, обучение по стандарти БДС EN ISO/IEC 17020 и БДС EN ISO 19011.
3. Управление на персонала. Основната грешка при управлението на персонала е свързана с планиране на неговото развитие. За изпълнение на дейностите по контрол в акредитирания обхват е необходимо той да разполага с достатъчен и компетентен персонал. На всички е ясно, че тази компетентност не се постига изведнъж и че е необходимо време за натрупване на опит и посещението на подходящи обучения. Освен това веднъж постигната трябва да се полагат грижи за нейното поддържане.
Решението – оценка на компетентността на персонала, планиране на необходимостите от обучения за всеки член от персонала на органа за контрол, поддържане на доказателства за преминатите обучения и последваща оценка за ефективност на проведените обучения.
4. Поддръжка на оборудването. За постигането на достоверни резултати е необходимо да се работи с изправно, проверено и/или калибрирано оборудване. Понякога, обаче по една или друга причина се пропускат сроковете заложени в Програмата за калибриране/проверка на оборудването, което е проблем. Друг проблем е адекватността на метода за определяне на периодите за калибриране на оборудването.
Решението – определяне на отговорник за поддръжка на оборудването, създаване на навици за периодична проверка на изпълнението на програмата за калибриране/проверка на оборудването. Избор на подходящ метод за определяне на интервала за калибриране на оборудването.
5. Управление на промяната. Живеем в бързо променяща се среда. Във всеки един момент е възможно да настъпи промяна в дейността на органа за контрол свързана с наемане на нов персонал, закупуване на ново оборудване или бракуване на старо, разширяване на обхвата, смяна на собствеността и др. В някои случаи е възможно промените да бъдат съпроводени с допълнителни дейности, като например при закупуването на ново оборудване включването на обучение за работа с него.
Поддръжката на системата за управление изисква да се управляват промените и системата да бъде актуална към момента на работа на органа за контрол. Промяната е свързана с разработването и внедряването на различни документи. Изземването на старите, вече невалидни документи и разпространението на новите е често пренебрегван момент. Поради не доброто управление на документи и записи попадам на използването на невалидни документи/например невалидни бланки на протоколи за контрол или заявки за контрол/, което представлява несъответствие спрямо изискванията.
Решението – анализ на промените и последствията за дейността на органа за контрол, планиране и подготовка на промяната, определяне на отговорни лица, изпълнение на промяната, наблюдение и анализ на постигнатото и необходимостта от предприемане на допълнителни коригиращи мерки. Точно следване на регламента за разпространение на документи и изземване на невалидни документи. Информиране за промяната притежателите на контролирани копия. Създаване на навици за навременно попълване на актуалните формуляри. Периодичен контрол за работа с актуални документи.
6. Нормативни документи. Работата на органите за контрол е свързана с използването на различни стандарти и нормативни актове, които периодично се ревизират. Обикновено при кандидатстване за акредитация се определя списък с нормативни документи, който в последствие не се актуализира.
Решението – определяне на отговорник за проверката на актуалността на приложимите нормативни документи, определяне на период за проверка и контрол по изпълнението.
7. Решения на ИА на БСА. Акредитиращият орган взема решения, касаещи дейността на органите за контрол, с които те трябва да се съобразяват. Поставят се срокове, неспазването на които води до създаването проблеми, затрудняващи работата на органа, а в някои случаи водещи до отнемането на акредитацията.
Решението – определяне на отговорник за периодична проверка на публикуваните на сайта на ИА на БСА решения и изисквания, касаещи дейността на органа за контрол.