Поредната статия е провокирана от предстоящ проект за интеграция на система за управление на качеството по ISO 9001 и система за управление здравето и безопасността при работа по OHSAS 18001. Напоследък интересът към интегриране на системи за управление нараства, поради факта че на голяма част от организациите им се налага да внедряват повече от една система за управление, пък било то ISO система или информационни системи за автоматизиране на бизнес процесите. Наблюденията ми показват, че в повечето случаи системите се внедряват през различни периоди от развитието на организацията и по една или друга причина не са направени постъпки за тяхното интегриране. Това води до затрудняване управлението и поддържането на системите, дублиране на дейности и объркване на персонала.
Една от причините за избягване на интегрирането на системите е, че процесът е по-сложен и трудоемък, отколкото разработването и внедряването на отделни системи за управление и изисква повече време, което в повечето случаи липсва. За постигането на успешна интеграция е необходимо задълбочаване в процесите на организацията и намиране на най-добрата форма за тяхното интегриране в съответствие с изискванията. Промените са неизбежни, но моето виждане е, че колкото по-малки са те, толкова по-лесно се възприемат от персонала и се прилагат на практика. По-добре с малки стъпки към реални резултати, отколкото големи и велики трансформации събиращи прах по рафтовете на шкафовете.
Общовалидна формула за успешно интегриране на системите и подготовка на документацията няма, защото всеки конкретен случай е уникален и се подхожда в зависимост от конкретната ситуация. Единственото задължително условие е да се осигурят доказателства за съответствие спрямо изискванията на внедряваните стандарти. Но как, зависи изцяло от вас и човекът разработващ документацията.
В конкретния случай става въпрос за разработване на система за управление здравето и безопасността при работа по OHSAS 18001/СУЗБР/ при вече съществуваща система за управление на качеството по ISO 9001/СУК/. Организацията е съвсем малка и се занимава с търговия. От предмета на дейност става ясно, че не се извършват особени дейности застрашаващи здравето и безопасността при работа и основното предизвикателство ще бъде обединяването на документацията на системата и внедряването и на практика.
В началото на проекта разполагам с документация в съответствие с ISO 9001, съдържаща Наръчник по качество и 6-те задължителни процедури изисквани от стандарта – управление на документи, записи, несъответстващ продукт, коригиращи и превантивни действия. Резултатът от проекта трябва да бъде разработена и внедрена интегрирана система за управление, отговаряща на изискванията на двата стандарта ISO 9001 и OHSAS 18001.
За да улесня процеса на интеграция ще използвам Таблица А.1 Съответствие между OHSAS 18001, ISO 14001 и ISO 9001, която е представена като Приложение А(информационно) към BS OHSAS 18001:2007. Игнорирайки присъствието на стандарт ISO 14001 ясно се виждат общите моменти между OHSAS 18001 и ISO 9001, по които може да се извърши интеграция. Например т. 4.2 от OHSAS 18001 Политика по здраве и безопасност кореспондира с т. 5.1 Ангажимент на ръководството и т.5.3 Политика по качеството от ISO 9001.
Но преди да се започне с интегрирацията на отделните елементи трябва да се вземе решение за общата визия на документацията. В повечето случаи документацията на една система за управление съдържа наръчник, процедури, инструкции, формуляри и други допълнителни документи описващи дейността. За разлика от стандартните системи, при интегрираните има възможност за избор по отношение на наръчника – един общ за двата стандарта в конкретния случай или два отделни. Решението изцяло зависи от предпочитанията на организацията. Обикновено, когато организацията е по-голяма и отговорниците по отделните стандарти са различни лица е по-удобно да бъдат отделни наръчници. Но когато организацията е малка и един човек играе n на брой роли е по-удобно той да бъде един.
В разглеждания случай се оформи решението за разработването на документи по системата, включващи:
- Наръчник на интегрирана система за управление по ISO 9001 и OHSAS 18001, който ще бъде разработен в две части. Първата част ще описва съответствието с изискванията на стандарт ISO 9001/т.е. ще използвам до сега валидния наръчник/ и втора част, описваща съответствието спрямо OHSAS 18001.
- Общи процедури по ISO 9001 и OHSAS 18001:
- управление на документи – 4.2.3/9001/, 4.4.5/18001/;
- управление на записи – 4.2.4/9001/, 4.5.4/18001/;
- вътрешни одити – 8.2.2/9001/, 4.5.5/18001/;
- несъответствия, коригиращи и превантивни действия – 8.3, 8.5.2, 8.5.3/9001/, 4.5.3.2/18001/;
3. Други процедури и документи:
- политика и цели по качеството – 5.3, 5.4.1/9001/;
- политика по здраве и безопасност при работа – 4.2/18001/;
- цели и програма за постигане на целите по здраве и безопасност – 4.3.3/18001/;
- идентифициране на опасностите, оценяване на риска и определяне на мерки – 4.3.1/18001/;
- методология за идентифициране на опасностите и оценка на риска – 4.3.1/18001/;
- идентифициране и достъпност до изискванията на нормативни актове – 4.3.2/18001/;
- компетентност, обучение и осъзнаване – 6.2.1, 6.2.1/9001/, 4.4.2/18001/;
- обмен на информация, участие и консултации – 5.5.3, 7.2.3/9001/, 4.4.3/18001/;
- готовност и реагиране в извънредни ситуации – 4.4.7/18001/;
- наблюдение и измерване на изпълнението – 7.6, 8.2.3, 8.2.4, 8.4/9001/, 4.5.1/18001/;
- оценяване на съответствието – 8.2.3, 8.2.4/9001/, 4.5.2/18001/;
- разследване на инциденти – 4.5.3/18001/.
Така изглежда на пръв поглед документацията на интегрираната система. В процеса на работа със сигурност ще претърпи промени, но какви, тепърва предстои да разбера.
А как би изглеждала според вас?