Setup Menus in Admin Panel

ISO системи за управление

Изменение на документи

Живеем в динамично време свързано с ежедневни предизвикателства и промени. Средата се променя във всеки един момент, което изисква незабавна реакция от страна на бизнеса. Бизнеса се променя, системата за управление също. За да е в синхрон с времето и промените системата трябва да бъде гъвкава и динамична и да реагира на всяка промяна, както в средата, така и организацията. Реакцията на системата се изразява в промяна на структура, регламенти и документи. Всяка промяна трябва да бъде отразена в документацията на системата, чрез изменение на съответните документи, запознаване на заинтересованите лица и провеждане на обучение/ако е необходимо/.

Промяната не може да бъде самоцелна. Тя трябва да бъде съобразена със следните условия:

  • измененията да се извършват съгласно приетия регламент за промяна;
  • промените да отговарят на изискванията на съответния/те стандарт/и, нормативни актове;
  • да водят до повишаване на ефективността на системата.

Условията се поставят за да се избегне извършването на непрекъснати и необмислени промени. Целта на всяка промяна на регламент или документ е в подобряването работата на системата. А затова е необходимо внимателно и задълбочено осмисляне на създалата се ситуация и на възможностите за нейното разрешаване.

Промяната  често стъписва служителите, като ги кара да изпълняват сложни и неподходящи за самите тях регламенти или попълването на излишни документи, поради незнание как те да бъдат променяни. Всяка система съдържа регламент за изменение на документи, който е посочен в процедура Управление на документи/възможно е да срещнете и друго наименование на процедурата/. Процедурата описва структурата на документацията на системата, идентификацията на всеки един документ от системата, начина на неговото изменение, включително и промяната на реквизитите, като ревизия, версия, дата и др. Там ще откриете отговорите на въпроси, като:

  • кой има право да променя документи и как;
  • кога се променя лист или цял документ;
  • кога се променя ревизията, кога изменението, версията/ако има такива/;
  • в кои други документи е необходимо отразяването на промените;
  • кой трябва да бъде известен за промяната и др.

Принципно положение е мениджърът на системата да извършва промените по системата, но предложения за изменения могат да бъдат давани от всеки служител на организацията. В зависимост от приетия регламент предложенията могат да бъдат в свободна или утвърдена форма – формуляр към системата. Преценката за това кой вариант да се използва се прави на базата на установения ред за вътрешна комуникация в организацията. Свободната форма предполага по-голяма свобода на изява, но пък могат да бъдат направени съществени пропуски, които да доведат до необходимостта от допълнително последващо изясняване на случая.  Формулярът улеснява попълващия го, като го насочва към описване на необходимата за промяната информация. Независимо от това кой вариант ще се използва, важното е да се осигури лесен и достъпен начин, по който служителите да могат да споделят за своите проблеми свързани с работата със системата. Важно е да се чува тяхното мнение, защото те са ядрото и движещата сила на системата и ако те не участват в нейното развитие, тя няма да е истинска, жива и съответно полезна за организацията.

Примерен формуляр за изменение на документи от системата.

    Ако статията Ви е била полезна, споделете я в любимата Ви социална мрежа!

бутони към социални мрежи

0 отговора за "Изменение на документи"

Оставете съобщение

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.