Изборът на сертификационен орган е също толкова труден и важен, колкото изборът на консултант по системи за управление. Често ми се случва клиентите да са стигнали до идеята за получаване на сертификат по дадена система, но да не са наясно с цялостния процес от разработването и внедряването до нейното сертифициране и последващо поддържане. А процесът от зараждане на идеята до получаване на дългоочаквания сертификат е дълъг, тежък и е свързан със сериозна инвестиция от страна на организацията изразяваща се във финансови средства, време, човешки ресурси, инфраструктура. Сериозно решение, което трябва да бъде обмислено, както в дълбочина, така и в перспектива.
Вървейки по стъпките на процеса пред ръководството изкристализират следните въпроси:
- Кой ще разработи и внедри системата за управление? – обикновено се подхожда към услугите на консултант;
- Кой ще сертифицира СУ? – по препоръка на консултанта или по желание на клиента;
- Кой ще поддържа СУ? – пренебрегван въпрос, водещ до затруднения на по-късен етап.
Практиката показва, че в повечето случаи консултантите работят с някой от сертификационните органи, но това далеч не означава, че този орган е най-подходящия за вашата организация. Все пак освен ползите от внедрената система за управление, сертификатът си има своето предназначение пред клиенти и партньори.
Но, за да бъде със съответната тежест, сертификатът трябва да бъда издаден от сертификатор отговарящ на определени изисквания, т.е. да е акредитиран от акредитиращ орган. Сигурно ще кажете не ни стигат сертификатори, а сега и акредитиращи органи. Така е, защото не може просто така някой да реши да издава красиви листове наречени сертификати/не че не се случва, но идеята е това да бъде избегнато/.
Акредитиращият орган контролира работата на сертификационните органи и при не изпълнение на изискванията ги санкционира или им отнема акредитацията. И сега става още по-интересно защото акредитиращите органи също не могат да бъдат случайни. Международно признатите акредитиращи органи са членове на Международния акредитационен форум(International Accreditation Forum – IAF – www.iaf.nu) или Европейската Служба за Акредитация (European co-operation for Accreditation – ЕА – www.european-accreditation.org). В официалните страници на посочените организации можете да проверите членуващите акредитиращи органи. Например за България акредитиращ орган е ИА Българска служба за акредитация, която е член на Европейската Служба за Акредитация, което от своя страна означава, че сертификатите издадени от сертификатори акредитирани от ИА БСА са международно признати. Друг е въпросът, до колко чужденците признават сертификати с българска акредитация. За Великобритания акредитиращият орган е United Kingdom Accreditation Service(UKAS), за Германия е Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS), за Франция е Comite Francais d’Accreditation, (COFRAC), които са членове както на IAF, така и на EA.
Но да се върна отново на избора на сертификационен орган. Кои са най-важните акценти?
- Цена/качество – поставям цената на първо място защото първият въпрос, който ми задават клиентите е колко ще ми струва. Но цената трябва да се обвързва и с качеството на услугата, защото както е известно на всички най-евтиното не означава най-подходящото и често излиза по-скъпо. Когато говорим за цена обръщайте внимание на ситния шрифт и неясните условия по офертите. Все по рядко ги срещам, но е добре винаги да сте нащрек, за да няма последващи неприятни изненади, като например разходите по командировъчните на одиторите да не са включени в цената на офертата.
- Акредитация – задължително условие за членство в IAF или EA. Предполагам ще си кажете, какво толкова нали имам сертификат, но дори и днес да не ви се струва важно, не се знае дали утре няма да ви е необходим международно признат сертификат, например за работа по проекти в чужбина. И освен това едва ли сте направили цялата тази инвестиция само заради получаването на един лист хартия, пък бил той и сертификат. Прекалено висок разход само за един лист хартия. Възможно е изборът на сертификационен орган да бъде повлиян от изисквания на клиент/чуждестранна компания/, който поставя условия за точно определена акредитация. Все пак в ролята на клиент има това право и ако е важен за вас ще трябва да се съобразите с неговите изисквания.
- Срок на валидност на сертификата – обикновено срока на валидност е 3 години, но в зависимост от вида на системата за управление и сертифициращия орган, срокът може да бъде различен и контролните одити през времето на валидност на сертификата могат да варират – веднъж в годината или на 6 месеца. Важно е от гледна точка на планиране на разходи и управление на системата.
В крайна сметка всеки сертификатор ще се опита да представи по най-добрия начин своята услуга, но във ваши ръце остава отговорността да прецените внимателно плюсовете и минусите и да вземете най-правилното спрямо вашите цели решение.
А вие доволни ли сте от услугите на вашия сертификационен орган?