Setup Menus in Admin Panel

ISO системи за управление

Как да се подготвим за вътрешен одит?

Подготовка за одитПодготовката за вътрешен одит стои в основата на неговото успешно провеждане. Вътрешният одит е средство, което помага на ръководството да определи ефикасността на внедрената система и да открие възможности за нейното подобрение.

Отговорността е голяма и за това трябва да се положат максимални усилия за осигуряването на обективност и професионална добросъвестност за провеждане и докладване на резултатите от одита.

За подготовката и извършването на конкретния одит в организацията отговорност носи ръководителя на екипа(водещ одитор). Той трябва предварително да събере необходимата за подготовката на одита информация, като:

  • извърши преглед на документи и записи за целите на планирането - програма за одит, процедура за провеждане на вътрешен одит, наръчник, доклади от предишни одити и др.;
  • провери изискванията на приложимите нормативни актове и договорни споразумения;
  • определи дати за провеждане на одита;
  • определи наличието на специални изисквания свързани с достъп до конкретни местоположения, ниво на сигурност, здраве и безопасност;
  • определи необходимостта от технически експерти, водачи или наблюдатели.

На базата на получената информация и данните от програмата за одит ръководителят на екипа изготвя план за одит. Подробността на планът за одит се определя от обхвата и сложността на одита. Планът трябва да бъде гъвкав и да позволява промени по време на одит. Задължителни елементи на планът за одит са:

  • цел на одита - какво търсим?- съответствия с изисквания на стандарти, документи на системата;
  • обхват на одита - къде ще го търсим? - цялата система за управление, отделени процеси или направления;
  • критерии за одит - спрямо какво ще проверяваме? - стандарти, изисквания;
  • местоположение, дата на провеждане на одита, разпределение на работните часове и продължителността на дейностите - кога и колко време ще отнеме?;
  • методи за одит - по какъв начин ще проверяваме?;
  • роли и отговорности на членовете на екипа - кой и какво ще проверява?;
  • разпределение на ресурсите - какво е необходимо?

Освен задължителните елементи планът за одит може да включва допълнителна информация в зависимост от необходимостта - работен език, дата на предоставяне на доклада, въпроси свързани с опазване на професионалната тайна и сигурността на информацията и др.

Планът за одит се преглежда и утвърждава от ръководството. На практика обикновено се съставя заповед за провеждане на вътрешен одит съгласно утвърдения план за провеждане на одит, с която се запознават всички заинтересовани лица.

При съставяне на плана за одит ръководителят на екипа трябва да бъде запознат с подходящите методи за вземане на извадки, компетентността на одиторите и рисковете за организацията, създадени чрез одита. Така той може да разпредели задачите между участниците в екипа, като осигури постигането на целите на одита.

Ръководителят на екипа за одит определя отговорността на всеки член на екипа по конкретния процес, дейност, функция или направление. Важен момент в разпределението на задачите по плана е осигуряването на независимост - "при вътрешни одити, одиторите трябва да бъдат независими от преките ръководители на одитираната функция". Независимостта е задължително условие за постигането на безпристрастност и обективност на одита.

След разпределянето на задачите между членовете на екипа за одит е необходимо всеки от тях да се подготви за одитираната от него дейност. Подготовката включва преглед на документи по съответното направление и съставянето на работни документи, като чек-листове или въпросници. Работните документи не трябва да ограничават дейността на одитора и трябва да позволяват промени по време на одита.

И така вече сме готови да преминем към същинската част - извършването на одита.

А кога е вашият одит и подготвени ли сте за него?

    Ако статията Ви е била полезна, споделете я в любимата Ви социална мрежа!

сподели бутон

0 отговора за "Как да се подготвим за вътрешен одит?"

Оставете съобщение

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.