Setup Menus in Admin Panel

ISO системи за управление

Как да стана вътрешен одитор?

Посоки на развитие"Как да стана вътрешен одитор?" е въпрос, който често получавам като запитване от страна на читатели. Казусите са различни, но все пак оставам с усещането, че не е много ясно какво стои зад това да бъдеш вътрешен одитор.

Ще започна от там, че по принцип понятие "вътрешен одитор" в стандартите за ISO системи за управление няма. Има одитор, водещ одитор, ръководител на екип за одит, екип за одит, но вътрешен одитор няма. Понятието се е наложило в практиката от провеждането на вътрешен одит и от там лицето, извършващо одита се нарича вътрешен одитор.

В стандарт БДС EN ISO 19011:2011 Указания за извършване на одит на системи за управление се посочва,че одиторът е "лице, което извършва одит". Само,че съществуват различни видове одит:

  • от първа страна - вътрешен одит;
  • от втора страна - например на доставчик;
  • от трета страна - с цел сертификация.

И всеки един от тях се извършва от одитор/и.  Правилата, принципите и методите на одит са идентични/с малки специфики/, независимо за кой вид одит става въпрос. Затова в основата на провеждане на одити се използват указанията на стандарт БДС EN ISO 19011 и всички одитори се обучават по него. С тази разлика, че ако одиторът ще участва в одити от втора и трета страна трябва да получи допълнително обучение относно спецификите на тези одити.

В частност за вътрешния одитор първия извод, който може да се направи е, че той трябва да бъде обучен и добре да разбира указанията на стандарт БДС EN ISO 19011, за да може да ги прилага на практика при провеждането на вътрешни одити.

Но с каква цел се провеждат те?

Целта на вътрешните одити е да се определи съответствието с изискванията на стандарта, спрямо който е внедрена системата за управление и дали тя функционира ефикасно.

Съществуват различни видове системи за управление на качество, околна среда, здраве и безопасност при работа, социална отговорност и други. За да се провери съответствието спрямо изискванията трябва да се познават и разбират изискванията на съответния стандарт. Например, ако говорим за система за управление на качеството трябва да разбираме стандарт БДС EN ISO 9001. Или, ако говорим за система за управление в орган за контрол - БДС EN ISO/IEC 17020 и т.н.

Така стигаме до втория извод, че одиторът трябва да е запознат и в дълбочина да разбира изискванията на стандарта, по който е внедрена системата за управление, която одитира. Не познавам одитор, който да одитира по всички видове стандарти за системи за управление. Добрите професионалисти са фокусирани в определена посока, която е свързана с техните знания и възможности. Затова одиторът трябва да е наясно какви системи ще одитира и да търси различни начини да развива и обогатява своите знания в избраната посока.

Говорейки за системи за управление няма как да не спомена темата за управлението, която за съжаление често бива пропускана. От самото наименование на системите за управление става ясно, че одитът ще е свързан с управлението на организацията. Въпреки, че у нас системата за управление се възприема като онази дебела и никому ненужна папка, която събира прах на етажерката. Истината е, че системата за управление представлява самата организация. И за да може един одитор да определи дали една система е ефикасна или не, той трябва да разбира от управление. Тук не става въпрос одиторът да е бил или е управител или да има собствена фирма, а за придобити знания свързани с управлението и опит на ръководна позиция, която да му даде погледа и разбирането на материята. Не може да се одитира нещо, което не се познава и не се разбира. Затова третият извод е, че одиторът на системи за управление трябва да има знания и опит в управлението.

Системите за управление се внедряват в организации с определен предмет на дейност. Прилагането на изискванията на определения стандарт се извършва съобразно спецификата на дейността. За да може един одитор да определи съответствието между практическо изпълнение и изисквания на стандарта, трябва да притежава необходимите знания, свързани с предмета на дейност на съответната организация. Например, ако се извършва одит на система за управление на качеството в организация с предмет на дейност производство на мебели, одиторът трябва да притежава знания свързани с технологията, процесите, материалите, оборудването.

За радост на одиторите, тук на помощ се явяват техническите експерти, които предоставят конкретни знания или опит, в случай че одиторите на системи за управление не притежават такъв. Но техническите експерти не са одитори и решенията свързани с одита се вземат от одитора/ръководителя на екипа за одит/. А за да може да се вземе адекватно решени са необходими определени знания. Поради тази причина четвъртия извод е, че одиторът трябва да притежава и знания свързани с предмета на дейност на организацията, чиято система за управление одитира.

И не на последно място ще обърна внимание на личните качества и умения на одитора. Всеки знае, че работата с хора е трудна. Изискват се определени качества и умения, за да се накарат хората да споделят проблемите свързани с работата. Защото вътрешният одит не е наказателна акция, а процес, който има за цел да помогне на организацията. Вътрешният одит не се прави с цел да определи отговорните за проблемите и да ги накаже. Чрез вътрешния одит се откриват проблемите и се вземат решения за тяхното отстраняване. Затова одиторът трябва да умее да предразполага хората открито да говорят за слабостите и трудностите в своята работа, като в същото време не се поддава на влияние и остава безпристрастен.

До тук се оформиха пет основни направления, в които одиторите трябва да работят, за да развият своята компетентност. Да припомня, че те са свързани с:

  • указанията за одит на системи за управление - БДС EN ISO 19011;
  • изискванията относно системата за управление - БДС EN ISO 9001, БДС EN ISO 14001, BS OHSAS 18001...;
  • с областта на управлението на организациите;
  • предмета на дейност на организацията;
  • лични качества и умения.

Изискванията към компетентността на одиторите са големи, но и отговорността, която носят също е голяма. Те са хората, които определят дали една система е ефикасно работеща и къде са пропуските. На базата на техните констатации се открояват възможности за подобрения, които повеждат организацията в една или друга посока. Но дали тя е правилната?

Одитор не се става с преминаването на един курс на обучение. Това е само началото. Няма да скрия, че процесът е дълъг. Но нима има човек, който може да каже - край, достигнах върха на знанието и няма какво повече да науча. Да, процесът е дълъг, дори бих казала непрекъснат. Знанията и уменията не се трупат от днес за утре, отнема години. За това от изключително важно значение е всеки решил да поеме по стъпките на одитора/пък и в която и да е друга посока/ да е наясно със себе си и своите желания и да си отговори на въпроса - готов/а ли съм да посветя времето и усилията си за това?

Ако отговорът е ДА, тогава се свържете с мен, за да обсъдим възможностите за Вашето обучение и развитие.

    Ако статията Ви е била полезна, споделете я в любимата Ви социална мрежа!

бутони към социални мрежи

0 отговора за "Как да стана вътрешен одитор?"

Оставете съобщение

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.