Setup Menus in Admin Panel

ISO системи за управление

Кога и как се променя версията на документ?

версия на документВерсия, издание, редакция, изменение са все понятия свързани със статуса на документа. Както знаете изискване на стандартите, касаещи системите за управление е да се осигури идентификация на измененията и използване на актуална версия на документите.

Какво обаче означава това на практика?

В началото при разработването на системата за управление е лесно. Поставяме на всички документи номер "0" или "1" от дата на влизане на системата в сила и всичко е наред. Проблемите настъпват в момента, в който се вземе решение за промяна на някой документ от системата.

Редът за извършване на промяна по документите е определен в процедурата Управление на документи/в повечето случаи се използва това наименование, но може да бъде и друго/, която е задължителна за всяка система за управление. В нея трябва точно и ясно да е описано как се управляват документите - създаване, изменение, изземване и разпространение, архивиране, унищожаване. Освен това процедурата трябва да съдържа информация за идентификацията на документите, като например:

Процедурите се идентифицират с буквено-цифров код - ПХ-уу, където:

  • П - означава процедура;
  • Х - посочва раздела от стандарта, към който се отнася процедурата;
  • уу - пореден номер на процедурата към съответния раздел.

Към идентификацията на документите се включва и информация за техните изменения - версия, редакция или изменение и дата на влизане в сила. В зависимост от избрания вариант за управление на измененията в процедурата се описват правилата за това. Възможно е измененията да се проследяват само чрез промяна на версията и датата на документа или по друг начин. Важното в случая е да се разбере, че правилата се определят от вас.

За по-голяма яснота при определяне на правилата нека да приемем, че организацията ПРОМЯНА ООД е въвела понятията версия и редакция за проследване на измененията на процедурите от своята документация. В процедурата Управление на документи е записано, че промяната на документа се извършва чрез увеличаване на номера на редакцията с "1", започвайки от "0". Редакциите се описват в списъка с измененията поставен в началото на всяка процедура, където се посочва:

  • пореден номер
  • изменение на страница номер
  • кратко описание на изменението
  • предложил изменението
  • версия, редакция
  • в сила от дата

При извършването на 5 редакции се увеличава номера на версията на документа, като номерацията на редакциите отново започва от "0". При извършването на сериозни промени по съдържанието на документа се променя версията на документа, независимо от броя на редакциите. Сериозните промени могат да бъдат свързани с излизането на нова версия на стандарта, касаещ системата за управление или цялостна промяна в правилата, обект на съответната процедура.

Описано по този начин предполагам става ясно какъв е редът за управление на измененията в ПРОМЯНА ООД. Ще обърна внимание, че примерът е даден с единствената цел да послужи за пояснение на използването на понятията. Не го прилагайте на "сляпо" във вашата система за управление, още повече ако имате друг регламент описан в процедурата Управление на документи.

Какво да правите, ако нямате описан регламент?

Ами създайте го. Създайте го разбираем и лесно приложим на практика. Създайте го такъв, че да е подходящ за вашата организация. Ако сте малка организация, с малък обем документи като количество и съдържание и не правите чести изменения по документите е достатъчно да използвате само версия и дата на влизане в сила. В такъв случай ще увеличавате версията на документа при всяка промяна. И обратно, ако сте голяма организация, с обемна документация е необходимо да предвидите по-гъвкава система за управление на измененията, която обаче да не води до объркване и архивиране на купища хартия.

Как да създадете регламента? Мисля, че вече знаете как. Просто помислете и го направете.

    Ако статията Ви е била полезна, споделете я в любимата Ви социална мрежа!

бутони към социални мрежи

0 отговора за "Кога и как се променя версията на документ?"

Оставете съобщение

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.