Setup Menus in Admin Panel

ISO системи за управление

Кои сме ние или как да определим контекста на организацията?

Точка 4 от ISO 9001:2015 Контекст на организацията е нов момент в стандарта, който му придава едно по-различно звучене, по-близо до реалния бизнес. Разбирането на средата - вътрешната и външната, изискванията на заинтересованите страни са елементи, с които бизнеса се съобразява, ако има стремежът и желанието да бъде успешен. Проблемът е, че до сега това най-често се случваше в главите на ръководителите, без видимо изражение, например под формата на документ или информация. Поради тази причина, за голяма част от хората т.4.1 Разбиране на организацията и нейния контекст ще представлява новост и съответно неизвестност по отношение на изискванията.

Какво е контекст на организацията?

Съгласно определението контекстът представлява "комбинация от вътрешни и външни обстоятелства, които могат да влияят върху подхода на организацията при разработването и постигането  на нейните цели" - ISO 9000:2015. В разговорния език можете да срещнете други фрази, които описват контекста като "бизнес среда" или "организационна среда". С други думи казано, контекстът обхваща всички тези фактори/обстоятелства, които влияят върху дейността на организацията.

Забележката от ISO 9001:2015 ни подсказва, че обстоятелствата могат да бъдат както положителни, така и отрицателни. Обикновено положителните са свързани с предимства и силни страни на организацията, а отрицателните с неизпълнение на изисквания и слаби страни.

Кои сме ние?

Разбирането на контекста ни поставя в ситуация да определим кои сме ние, какво правим и в каква среда съществуваме. Полезно упражнение, за съжаление не много често практикувано. В търсене на отговорите за организацията и средата се открояват предимства и слабости, рискове и възможности, които от своя страна дават основания за промени и подобрения. Степента на задълбочаване на анализа зависи от самата организация. Когато говорим за системи за управление на качеството, фокусът при анализа обикновено е насочен към онези обстоятелства, които са свързани с качеството на продукта или влияят върху удовлетвореността на клиента.

Точка 4.1 на ISO 9001:2015 поставя изискване за определяне на средата - вътрешна и външна. Вътрешният контекст  е средата, в която организацията се стреми да постигне целите си, т.е. средата в рамките на организацията. Разбирането на вътрешната среда е свързано с ценностите, вярванията и културата, знанията и опита в организацията, подход и принципи на управление, договорни отношения с клиенти, партньори, доставчици и другите заинтересовани страни, сложността на процесите и организационната структура.

Външният контекст се отнася до средата, в която организацията функционира, т.е. средата извън организацията. Разбирането на външната среда е свързано с обстоятелствата, произтичащи от юридическия статус на организацията, развитието на технологиите, нивото на конкуренцията, състоянието на пазара, социалните и икономическите условия.

Определяне на контекста

До сега, информация за контекста на организацията не е събирана целенасочено, освен в случаите на нарочно извършван такъв анализ. Обикновено данните са разпръснати и се съхраняват от различни хора или отдели. За да се извлече ползата от такъв тип информация е необходимо тя да бъде събрана и систематизирана. В случай, че до момента не е събирана такава информация, най-добрият вариант за нейното набавяне е чрез прилагане на метода мозъчна атака.

Логично е събраната информация да бъде документирана, въпреки че в ISO 9001:2015 не е посочено изрично изискване за "съхраняване на документирана информация".  Веднага обаче възниква въпросът - къде и как да бъде документирана? Възможни са три варианта:

  • създаване на нов документ с описание на вътрешния и външния контекст на организацията;
  • описание на информацията при определяне на рисковете и възможностите - т.6.1;
  • описание на информацията в Наръчника по качество.

И в трите случая формата на документиране е свободна.

Причината за документиране на информацията е свързана със следващото изискване на стандарта за наблюдаване и проверяване на информацията, свързана с вътрешния и външния контекст. Разбирате, че не е възможно да се наблюдава и проверява нещо, което е неизвестно или пък е в главата на някой.

Наблюдението обикновено се извършва по време на редовните прегледи от ръководството, където се разглеждат и анализират "измененията на външни и вътрешни обстоятелства, свързани със системата за управление на качеството" - т.9.3.2b. Изходните резултати от подобен анализ представляват добра възможност за подобрения на системата. Но това е само в случаите, когато анализите са истински, а не проформа, направени единствено с цел отговаряне на изискване на стандарта.

За напреднали

Съществуват два типа организации - такива, които се движат по течението и такива, които целенасочено работят върху постигане на целите си. Тези, вторите аз ги наричам търсещи, защото те търсят ползата за организацията във всеки един момент и от всяко възможно нещо. И то истинската, защото знаят, че другото е загуба на ресурс. А те нямат такъв за губене. Те имат цели.

За тях и за тези, които искат да научат повече за своята организация и за средата, в която тя функционира са инструментите:

  • SWOT анализ(силни и слаби страни, възможности и заплахи);
  • PEST анализ(политическа, икономическа, социална и технологична среда).

Публикувано от Мира Михова на 13.11.2015г.

    Ако статията Ви е била полезна, споделете я в любимата Ви социална мрежа!

бутони за споделяне

6 отговора за "Кои сме ние или как да определим контекста на организацията?"

  1. Честита Нова Година! Благодаря, че Ви има!
    Върпросът ми е относно определяне контекста на организацията. Задължително ли трябва да се използва SWOT анализ? Какво бихте казали за SWAR анализа, и приложим ли е в този случай?
    Поздрави и успехи!

    • Профилна снимка на Мира Михова

      Здравейте Дани,
      Успешна и щастлива Нова Година!
      Няма изискване за използване на определен вид анализ. Това е пример. Изискването на стандарта е да се определи контекстът – вътрешната и външната среда на организацията, без да се посочва как. Организацията сама определя кой е подходящият за нея начин.
      За съжаление не съм запозната със SWAR анализ и не мога да коментирам за неговата приложимост в конкретния случай.

  2. Поздравявам Ви за сайта и за подробната информация, която давате на всеки. Бъдете здрави и успех.

  3. Изключително полезно! Четейки Вашия сайт човек научава страшно много информация, без да губи време ! Поздравления!

Оставете съобщение

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.