Setup Menus in Admin Panel

ISO системи за управление

Несъответствия при оценка за преход към ISO/IEC 17020:2012

НесъответствияПовече от 6 месеца ИА на БСА извършва оценки за преход към новата версия на стандарт БДС EN ISO/IEC 17020:2012. Достатъчно време за оформяне на основните проблеми, с които се сблъскват Органите за контрол/ОК/ при защита на своите системи за управление. Казусите са различни, но все пак ще се опитам да ги обобщя спрямо разделите и точките от стандарт БДС EN ISO/IEC 17020:2012:

4. Общи изисквания.

4.1 Безпристрастност и независимост.  С излизането на новата версия на стандарта стана ясно, че ще е необходимо предприемането на сериозни мерки за осигуряване на безпристрастността на ОК. Създават се регламенти с включени методи за оценка на рисковете, но се пропуска извършването на оценка на рисковете спрямо изброените в стандарта взаимовръзки "основани на собственост, ръководство, управление, персонал, споделени ресурси, финанси, договори, маркетинг (включително търговки марки) и плащане на комисионни от продажби или други стимули за привличане на нови клиенти".

4.2 Конфиденциалност. В процедурата регламентираща спазването на конфиденциалността се пропуска описването на начина на уведомяване на клиентите или засегнатите лица, когато ОК е задължен да оповести конфиденциална информация.

Друг пропуск е, когато е планирано създаването на комисия по безпристрастност, в която участват външни лица, за които обаче не е предвидено осигуряване на конфиденциалност. Когато ползвате услугите на одитори, които не са от персонала на ОК за извършване на вътрешни одити на системата за управление, имайте в предвид, че те също са външни лица и трябва да се ангажират с осигуряването на конфиденциалност.

5. Изисквания относно структурата.

5.1 Административни изисквания. До момента нямам наблюдения за несъответствия свързани с административните изисквания. Новостта в този раздел е свързана с въвеждането на възможността за поддържането на резервен фонд за покриване на юридическите отговорности, произтичащи от дейността на ОК, от която нямам информация някой ОК да се е възползвал.

5.2 Организация и управление. Основен пропуск тук е определянето на лице/а от ОК, " който да носи цялата отговорност за осигуряване, че дейностите по контрол се извършват в съответствие с този международен стандарт". Определянето става обикновено със заповед, в която се посочва и кой/поименно/ ще замества лицето при негово отсъствие. Това е вторият често срещан пропуск по тази точка. При определяне на лицето/технически ръководител/ не забравяйте, че то трябва да бъде технически компетентно и да има опит в управлението и дейността на ОК. Изискванията към лицето трябва да бъдат включени в длъжностната характеристика, с която то трябва да бъде запознато срещу подпис.

6. Изисквания относно ресурсите.

6.1 Персонал. Несъответствията свързани с персонала са насочени в няколко направления:

  • неясно формулирани длъжностни характеристики;
  • липса на подробно описание на допълнително възложените отговорности във връзка със системата за управление;
  • липса на преоценка на персонала;
  • неспазване на регламента за подбор, обучение и наблюдение на персонала.

6.2 Помещения, условия и оборудване. Най-често повдиганото несъответствие по тази точка не е свързано с новата версия на стандарта, но въпреки това реших да го споделя с вас, защото фигурира в почти всички доклади от оценка. Несъответствието касае използването на неподходяща методика за определяне на интервалите за калибриране на оборудването или липсата на такава. ОК използват различно оборудване във връзка с изпълнение на дейностите по контрол, за които са акредитирани и не е възможно изработването на уникална методика подходяща за всеки тип оборудване. Затова моят съвет е да обърнете внимание на това и да потърсите най-подходящия за вашето оборудване вариант.

6.3 Възлагане на подизпълнител. Болшинството от ОК декларират, че не използват подизпълнители и в тази връзка нямам информация за повдигнати несъответствия по тази точка.

7. Изисквания относно процесите.

7.1 Методи за контрол и процедури и 7.2 Манипулиране с обекти за контрол и извадки. Точките касаят специфичните начини на работа на ОК и несъответствията са свързани най-вече с начина на изпълнение на съответните изисквания на системата и стандартите, отнасящи се до дейността на ОК.

7.3 Записи от контрол и 7.4 Доклади за контрол и сертификати за контрол. Основно се акцентира на начина на коригиране на вече издадените документи от контрол. Несъответствията са свързани с начина на документиране на измененията. Друго често срещано несъответствие тук е липсата на процедура за позоваване на акредитацията и използването на акредитационния символ на ИА на БСА.

7.5 Жалби и възражения и 7.6 Процес на разглеждане на жалбите и възраженията. Новите изисквания тук, предполагат и повече несъответствия свързани с:

  • липсата на подробно описание на етапите на процеса на получаване, оценяване и вземане на решение по жалби и възражения - обикновено в процедурата липсва информация относно кой, кога, как, за колко време;
  • процедурата не е достъпна за заинтересованите страни.

8. Изисквания относно системата за управление. Несъответствията по раздел 8 най-често са свързани с липсата на опит по отношение на документиране и поддържане на системи за управление. Органите за контрол, които имат внедрена и поддържана система за управление на качеството, съгласно БДС EN ISO 9001:2008 изпитват известни облекчения, защото изискванията по отношение на системата са еднотипни, но другите ОК срещат трудности при:

8.3 Управление на документите. Обикновено липсва информация относно идентифицирането на документите и управлението на измененията.

8.4 Управление на записите. Несъответствията са свързани с пропуски и неточности по описанието на мерките за идентифициране, съхраняване, защита, достъп, запазване за определен период, унищожаване на записите и в последствие създават предпоставки за повдигане на несъответствия.

8.5 Преглед от ръководството. В новата версия на стандарт БДС EN ISO/IEC 17020:2012 е направено подробно описание на изискванията относно прегледа от ръководството. Въпреки това, несъответствията по тази точка са свързани точно с липсата на някои от тях в процедурата за преглед от ръководството. Основната причина за пропуските според мен е в неразбирането на значението и смисъла на провеждане на  преглед от ръководството. Като доказателство за това са случаите на провеждане на преглед от ръководството преди вътрешния одит. Не, че е невъзможно, но не е логично и не носи ползи на организацията и освен това е потенциално несъответствие.

8.6 Вътрешни одити. Интересно дали, защото съществува стандарт ISO 19011, който дава указания за провеждане на вътрешни одити или хората натрупаха повече опит с вътрешните одити, но е факт, че нямам информация за повдигнати несъответствия във връзка с неточен, неправилен или неясен регламент за провеждане на вътрешни одити. Основният проблем тук е свързан с провеждането на вътрешните одити или по-скоро с липсата му. Което означава, че е създаден добър регламент, но не се спазва. На всички е ясно, че вътрешни одити и прегледи от ръководството се провеждат минимум един път годишно, но се сещаме за тях едва, когато се получи известие за оценка на място или още по-лошо по време на самата оценка. Несъответствията по тази точка не са свързани с новата версия на стандарта и най-често са насочени към:

  • липсата на проведен вътрешен одит;
  • неспазване на регламента описан в процедурата - начин на провеждане и документиране на вътрешния одит;
  • липсата на доказателства за компетентността на одиторите.

8.7 Коригиращи действия и 8.8 Превантивни действия. Въвеждането на превантивни действия са нов момент в ISO 17020 и несъответствията обикновено са свързани с неточности по регламента за тяхното управление.

На този етап съм до тук с моите наблюдения. Със сигурност не съм обхванала всички реални и потенциални несъответствия, но пък вие можете да ми помогнете да обогатим информацията, като споделите вашите впечатления и опит в коментарите по-долу. Всички, които се занимаваме със системи за управление по ISO 17020 ще ви бъдем безкрайно благодарни.

    Ако статията Ви е била полезна, споделете я в любимата Ви социална мрежа!

бутон за споделяне

5 отговора за "Несъответствия при оценка за преход към ISO/IEC 17020:2012"

  1. Основния проблем на ИА на БСА е ИА на БСА. Тази порогнила и ялова организация може да роди само грешки на природата, каквито наблюдаваме в 99% от акредетираните организации. Много показателна статистика ще е ако бъдат помолени органите за контрол да предоставят процента на издадените сертификати на които пише че контролираното съоражение не отговаря на изискванията. Но няма смисъл защото 100% всичко което е контролирано отговаря на изискванията. Как е възможно това. Еми много просто – няма контрол а само писане на едни документи срещу едни суми. В повечето случаи документите се издават без проверяващия да е стъпвал на обекта. А реалния процент на неотговарящите на изискванията контролирани обекти в България при тоталната некомпетентност във всеки един бранш на икономиката би трябвало да е 50%. Но това е само върха на айсберга. Клиентите са до такава степен незапознати със смисала от този контрол че го приемат като законен рекет на държавата. И естествено плащайки тази сума пари си мислят че в самото плащане е целия смисъл. Приемайки това за неизбежно зло те не се интересуват повече и не търсят смисъла а възможно най-ниската оферта. Веднъж платили не ги интересува нищо друго освен да се сдобият с документа който им е необходим. И до тук приключва цялата заблуда с качествения контрол. В България такова животно нема. От върха до основата всичко е лъжа и измама и писане на едни фалшиви документи. За да се промени това ИА на БСА трябва не само да прибира парите на тези организации но да създаде месни структури които да разясняват на хората- потенциални клиенти, какъв е смисъла от всичко това – например от обследването на една новопостроена сграда. Разбира се това няма как да се случи в бандитска държава с бандитски интитуции.

  2. От тази безпристрастност, независимост тия прегледи на ръководство.Цялата тази бюрокрация прави системата по тромава.
    Дадени решения могат да се вземат само с два три разговора по телефон от членовете на ръководството и възникналия проблем да се реши (а не да се насрочват прегледи за еди коя си дата, да се пишат, доклади за туй или онуй)
    Времето да си минава а ний да се въртим в сверата на качеството и да си забравят методиките за контрол и по- точно провеждането на самия контрол, както беше писал господина по горе.
    Има нещо ненаред в тая политика на БСА

    • Профилна снимка на Мира Михова

      От последните два коментара се оформят три посоки на недоволство, свързани с:

    • системата за управление;
    • политиката на ИА на БСА;
    • бизнес средата в България.
    • Вярно е, че системата за управление изисква създаването на някои документи, които при нейната липса много от ръководителите не биха използвали. Но това не я прави бюрократична и тромава. Трудностите в поддържането на системите за управление и негодуванието срещу тях се поражда от неразбиране на същността и приложението им, както от страна на тези които ги внедряват, така и от страна на тези, които ги проверяват. Ако даден проблем може да се разреши с „два три разговора по телефон“ изобщо не е необходимо да се насрочват прегледи и да се пишат доклади. Смисълът на прегледа от ръководството е в разглеждането на стратегически въпроси, а не в разрешаването на оперативни проблеми. Така, че в повечето случаи може да се каже че, проблемите си ги създаваме сами. Разбира се, не без помощта на ИА на БСА. В повечето случаи одиторите фокусират вниманието си върху изпълнението на конкретните точки от стандарта, без да се отчита основното предназначение на системите за управление, а именно да водят до постигане на целите на организацията. И отново опираме до знанията и разбиранията. Напълно подкрепям идеята на 123 за допълнителни разяснения относно дейностите по контрол. Убедена съм, че когато човек е наясно със същността на материята ще промени отношението и изискванията си спрямо нея. Въпросът е, че е необходимо действие, само думите не са достатъчни.

  • Благодаря за пояснението.Верно ,че не разбирам много от качество. От малко години се занимавам с това.
    Управлението трябва да го има, но я ми кажете за една малка организация.Един малък орган за контрол например с тясно свързан персонал.Този прословут преглед на ръководство не е ли само едно утежнение на бюрокрацията в системата.

    • Профилна снимка на Мира Михова

      За да отговоря на въпроса ще започна по отдалеч. Казвате, че управлението трябва да го има. Едва ли си представяте управлението само в това да възлагате задачи и да осигурявате ресурси. Друга основна и важна роля на ръководството е да планира. Да предположим, че става въпрос за орган за контрол състоящ се от 3 лица, един от които е ръководител на ОК. Сега да си представим същия този екип в една лодка в морето. Лодката е Вашия орган за контрол, а морето е средата в която работите. На къде ще насочите Вашата лодка. Възможностите са много, ако предположим че се намирате в Черно море, можете да тръгнете към Турция, България, Румъния, Грузия, Русия, Украйна. На къде? Вие като ръководител трябва укажете посоката. В противен случай течението ще Ви отведе някъде там, на място, което най-малко предполагате. По време на пътя ще се сблъскате с много трудности – ще излезе буря, ще се счупи част на лодката или ще се разболее член от екипа. Но целта остава същата и всички решения за справяне с трудностите ще бъдат в посока на постигането й.
      Всички трудности идват от определянето на посоката. Идеята на прегледа от ръководството е да се осигури време/в повечето случаи тава въпрос за един път в годината/, в което ръководството да разгледа фактите, да ги анализира и да вземе решения свързани с посоката на развитие. Защото когато имаме посоката можем да отчитаме и напредъка си. А в това е смисъла на управлението, другото е просто съществуване и то не за много дълго.Това е същинската част и наистина е трудна. Но това е смисълът, а самото документиране не отнема повече от час.

    Оставете съобщение

    Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.