Продължавам темата за интегриране на СУК и ERP система. В раздел 5 Отговорност на ръководството стандартът ISO 9001:2008 поставя изисквания в следните направления:
- ангажимент на ръководството;
- насоченост към клиента;
- политика по качество;
- планиране;
- отговорности, пълномощия и обмен на информация;
- преглед от ръководството.
На всички е известно, че отговорността на ръководството не може да бъде поета от някой друг, най-малкото от система за управление – СУК или ERP. В раздел 5 няма възможности за интеграция, но съществуват някои ключови моменти играещи определяща роля за успешната интеграция на системите и на които бих искала да обърна внимание в настоящия материал.
5.1. Ангажимент на ръководството – болезнена тема, която е известна на всеки имал допир с някакъв вид системи за управление. Няма ли ангажимент на ръководството, няма система. Това е истината. Същото важи и за ERP системата. Ако ръководството не е вникнало в същността на системата, независимо от какъв тип е тя и не се е ангажирало с нейното разработване, внедряване и управление, просто забравете за системата. Тя може и да съществува, но ще е само на думи или под формата на обемни папки и файлове. По тази точка от стандарта не става въпрос за интеграция, а за нещо още по-важно – поставяне основите на разработването и интеграцията на ефективно работещи системи.
5.2. Насоченост към клиента – съгласно стандарт ISO 9001:2008 „Висшето ръководство трябва да осигури изискванията на клиентите да са определени и спазвани с цел повишаване удовлетвореността на клиента“. Забележете, че отново става въпрос за отговорността на ръководството, което трябва да осигури начини за определяне и спазване на изискванията на клиентите, без обаче да казва как. Ръководството може да прецени, че за определяне на изискванията на клиентите му е необходима CRM система/самостоятелна или като част от ERP система/ или маркетингово проучване, а може и двете. Тук отново не можем да говорим за интеграция, защото ролята на ERP системата идва след определяне на изискванията на клиентите, т.е. тя е следващата стъпка – в ERP системата се залагат вече определените изисквания.
5.3. Политика по качеството. Ръководството определя политика по качеството, която се базира на основните принципи по качество съгласно стандарт ISO 9000 и дава насоки за определяне на целите на организацията. ERP системата може да бъде помощно средство за постигане на дадена цел, но няма как тя да определи посоката на движение на организацията.
5.4. Планиране. Определянето на целите е приоритет на ръководството, който може да бъде подпомогнат от ERP системата, чрез предоставянето на информация за реалните възможности на организацията. Аналитичните възможности на ERP системите са безкрайни и могат да ви предоставят различни справки, които да дадат яснота и посока за планирането в бъдещ аспект. Тук ще направя уточнението, че точността на справките ще зависи от точността на въведената от вас информация. Така, че преди да й се доверите я проверете за достоверност и точност.
Планиране на СУК – на етап планиране на СУК се определя нивото на интеграция на системите, в зависимост от целите на организацията. Влияние оказва и текущото състояние на организацията. Попадам в ситуации, в които разработвам и внедрявам СУК при налична ERP система – в повечето случаи, но е възможен и обратния вариант. И в двата случая е необходимо планиране на СУК в предвид ситуацията, поставените цели и изискванията на стандарта. И в двата случая трябва да има яснота какви са процесите в организацията и как ще бъдат обвързани в единна и ефективно работеща система.
5.5. Отговорности, пълномощия и обмен на информация. Отговорности и пълномощия има и в двете системи. Важно условие е те да бъдат определени ясно и точно и съответно разгласени, което е изискване на стандарт ISO 9001:2008. Често срещан случай е разбирането, че отговорностите трябва да се знаят по презумпция. Никъде не е разписано какви са/тук не става въпрос за онези няколко реда в длъжностните характеристики, които са набързо свалени от интернет и служат за представяне пред съответните власти при проверка/, но за сметка на това се изисква те/не писаните/ да се знаят и да се изпълняват. Звучи абсурдно, но е факт, с който се сблъсквам ежедневно.
Представител на ръководството – необходим е за двете системи – СУК и ERP. Това е човекът, който отговаря за управлението на съответната система. Възможно е това да бъде едно и също лице или различни, в зависимост от наличните ресурси. Ключови условия в случая са да притежава необходимите знания и умения и да е член на ръководството.
Обмен на информация – ERP системата играе определяща роля във вътрешния обмен на информация. През нея „преминава“ информацията от заявяването на съответната поръчка до самото предаване на готовото изделие. Придвижването на поръчката е свързано с преминаване на информация през различните звена в организацията, което трябва да бъде регламентирано – кой, кога и какво и отново кореспондира с определянето на отговорностите на всеки по веригата.
5.6. Преглед от ръководството. Прегледът от ръководството представлява съвещание, на което се обсъжда работата на СУК, а в случая може да включва работата на интегрираната система. Стандартът ISO 9001:2008 поставя изискване на съвещанието да се разглеждат определени входни елементи касаещи работата на СУК, като резултати от одити, обратна информация от клиенти, функциониране на процеси, възможности за подобрения и др. Към тях трябва да се добавят предварително определените входни елементи за ERP системата, които могат да включват – функциониране на процесите, възможности за изменения, подобрения и др. На базата на анализа на представените по време на съвещанието входни елементи се определят цели и се вземат решения за повишаване ефикасността на интегрираната система за управление и от там на финансовите показатели на организацията.