Провеждането на вътрешен одит на системата за управление има за цел събиране на достатъчно обективни доказателства за съответствие с поставената цел на одита. Например, ако целта на одита е проверка на цялата система за управление на качеството, одиторът трябва да събере достатъчно обективни доказателства за съответствие на системата с изискванията на стандарт ISO 9001. Обърнете внимание на основната цел при провеждане на вътрешен одит – събиране на достатъчно обективни доказателства за съответствие с критериите на одита. По време на одита се търсят доказателства за съответствие, а не несъответствия. Хората често се притесняват от вътрешните одити, защото поради незнание или некомпетентност на одиторите, те сe превръщат в наказателна акция спрямо служителите. Целта на одита не е в откриване на виновния за възникването на даден проблем, а в откриване на причините за появата на проблема, вземане на решения за неговото отстраняване и предприемане на мерки за предотвратяване на повторната му поява. Предполагам разбирате разликата.
Не случайно новата версия на стандарта 19011:2011 набляга на компетентността на одиторите и на тяхното развитие, защото стремежът на вътрешния одитор трябва да бъде в посока развитие и подобряване ефикасността на системата за управление. Но за това са необходими знания и умения, които вътрешния одитор трябва непрекъснато да развива и усъвършенства, чрез участия в одити и обучения свързани с повишаване на неговата компетентност и квалификация.
Всеизвестен факт е, че по-голямата част от познанията идват от натрупания опит и затова по време на практическата част на обученията за вътрешни одитори разиграваме примерен вътрешен одит на системата внедрена в организацията, съобразно изискванията заложени в нея и изискванията на стандарт 19011. Стартираме от процедурата Вътрешен одит, където е описан реда за провеждане на вътрешен одит в съответната организация. Обикновено подготовката на одита върви леко, но когато се стигне до момента на същинската част на провеждането на одита, нещата се усложняват. Възникват множество въпроси свързани с начина на провеждане на одита.
Как да проведем одита?
Съществуват няколко основни техники на провеждане:
1. С помощта на въпросници, чрез които се проверява съответствието, следвайки изискванията на съответния стандарт. Добро помощно средство, особено за начинаещи одитори. Основен недостатък е липсата на възможност за импровизации.
2. Хоризонтално проследяване – техника на търсене на обективни доказателства, следвайки нормалния поток на процеса. Съществува и обратен вариант, при който процесът се проследява от изхода към входа. Техниката на хоризонтално проследяване се използва за доказване наличието на подходяща идентификация и проследимост на продукта.
3. Вертикално проследяване – техника, позволяваща проверка на връзките и зависимостите между процесите в организацията. Сложна техника, която изисква сериозни познания в областта на мениджмънта и системите за управление. Обикновено се използва от опитни вътрешни одитори.
Коя от техниките ще предпочете одитора в своята практика зависи от неговите качества, умения и опит. Важното е вътрешният одит да се проведе без отклонение от целта и да не се забравя, че се търсят обективни доказателства за съответствия и възможности за подобрения на системата. А как ще постигнете това? Разбира се, чрез практика. Така, че не се страхувайте да опитвате нови техники и начини за постигане на целта. Опитът винаги учи.