Setup Menus in Admin Panel

ISO системи за управление

Управление на записи

управление на записиТемата за управление на записите е еднакво актуална както за системи за управление съгласно БДС EN ISO 9001:2008, така и за системите по другите стандарти - БДС EN ISO 14001, BS OHSAS 18001, БДС EN ISO/IEC 17020 и др.

Подхващам темата, защото забелязвам затруднението, което изпитват хората при разграничаването на записите от документите. Трудността идва от факта, че записите са особен вид "документ, съдържащ получени резултати или предоставящ доказателство за извършени дейности" - т. 3.7.6 от БДС EN ISO 9000:2007. Казано по друг начин записът представлява документ, който дава конкретна информация за изпълнението на дадена дейност. Например бланката, която показва каква информация трябва да попълним в Плана за провеждане на вътрешен одит представлява документ, често наричан формуляр. Когато обаче попълним формуляра с конкретната информация за предстоящия вътрешен одит, като:

  • обхват - цялата система или части от нея;
  • критерии за одит - изискванията на стандарт БДС EN ISO 9001:2008;
  • метод на одит - на място, преглед на документи, интервю;
  • екип от одитори - водещ одитор - лицето А.Б. и одитор В.Г;
  • разпределение на одитираните дейности по часове,

този документ вече се превръща в запис.

Или друг пример с доклада от вътрешен одит. Когато документа показва какво трябва да съдържа като точки един доклад се говори за формуляр. А когато този формуляр се напълни с конкретна информация за констатациите от одита - прегледана е заявка номер 123/12.12.12, констатирани са 3 несъответствия и т.н., той вече става запис.

Разграничението на записите като особен вид документи налага определянето на специфични изисквания относно тяхното управление, включващо определянето на "необходимите мерки за идентификация, съхраняване, защита, достъпност, запазване и унищожаване на записите" - т.4.2.4 на БДС EN ISO 9001:2008. В отговор на изискванията на стандарта е необходимо съставянето на една от 6-те задължителни процедури - Управление на записи, в която да се опишат правилата възприети от организацията по отношение на изброените направления.

Когато няма точно и ясно разбиране за правилата се създават условия за формулирането на неподходящи регламенти, водещи до усложнения при управлението на системата, неразбиране от страна на персонала и възникване на несъответствия.

Идентификацията на записите е свързана с тяхното разграничаване. Обикновено това става чрез уникалното наименованието на записа, номер и дата, специфичен код/ако има такъв/, име на лицето изготвило записа. По преценка на ръководството може да се вземе решение за предоставяне на документи на клиента съставени в определените от системата форми, но без идентификацията и версията на съответния документ. Например, ако организацията издава сертификат, който е утвърден формуляр от системата за управление с код - Ф 07.04.01 и версия 2 от дата 12.12.12г., то при издаване на сертификата, екземплярът предназначен за клиента може да не съдържа този код, версия и дата.

Изискванията относно съхранението на записите могат да бъдат различни, в зависимост от тяхното приложение. При определяне на сроковете за съхранение на записите трябва да се вземат под внимание изискванията поставени от нормативните разпоредби.

Необходимостта от съхранение на записите е породена от факта, че трябва да се докаже съответствието с определените изисквания. В тази връзка записите трябва да бъдат ясни, четливи и съхранявани на подходящи места. В повечето случаи отговорниците за създаване и съхранение на записите са описани в съответните процедури, но за по-голямо улеснение може да се използва списък, в който да бъдат изброени всички записи с посочени отговорници за създаване, съхранение, вид на записа-електронен или хартиен, право на достъп, срок за съхранение и др.

Предлагам на вашето внимание един примерен списък на записите, който да разработите в зависимост от вашите потребности и необходимост от информация.

Достъпът до записите също може да бъде различен. Ограничението се налага тъй като лицето, създаващо записа е отговорно за изпълнението на съответната дейност. В много случаи достъпа до записите е свързан с осигуряването на конфиденциалност на информацията в тях и определянето на регламент за предоставяне на записи на външни лица. Но в крайна сметка организацията трябва да определи кой до какви записи има достъп и съответно какви права притежава - създава, променя, разпространява, архивира и т.н., което е свързано и с тяхната защита.

Организацията трябва да осигури мерки за защита на записите, които да  предпазват записите от повреждане, загуба, унищожение или неоторизиран достъп.

Запазването на записите е свързано с тяхното архивиране. След изтичане на периода на съхранение записите се архивират за период определен от организацията, с изключение на случаите регламентирани със закон. Архивирането може да бъде както на хартия, така и на електронен носител. Въпрос на гледна точка и организация на работа е кой вариант или комбинация ще предпочетете. Важното е регламентът да бъде описан в процедурата за управление на записите и още по-важното е той да бъде спазван, такъв какъвто е определен и утвърден/това условие важи за всеки един регламент, а не само за архивирането/.

След изтичане на определения срок за архивиране записите се унищожават. Как? Зависи отново от вашето решение. Условието е да определите кои записи подлежат на унищожение, кой ще ги унищожи и по какъв начин - дали ще съберете хартията и ще я предадете на вторични суровини или предварително ще ги прекарате през шредер-машина за унищожаване на документи или просто ще натиснете копчето DELETE, зависи единствено от вас.

И накрая един съвет - не създавайте сложни и неразбираеми правила. Опростявайте възможно най-много нещата и мислете повече преди да ги заложите като правила, защото после вие ще ги изпълнявате или ще отговаряте за тяхното.

Примерен списък на записите можете да изтеглите от тук.

    Ако статията Ви е била полезна, споделете я в любимата Ви социална мрежа!

share button

5 отговора за "Управление на записи"

  1. Здравейте, във връзка със записите и същността им имам един въпрос. Записите трябва ли да бъдат описани, като вид документ в процедурата по управление на документи и част ли са от цялата система за интегрирано управление, която се създава в дадена компания или те са продукт от тази система и не трябва да бъдат разглеждани, като част от процеса по нейното управление?

    • Профилна снимка на Мира Михова

      Здравейте Милена,
      Записите са особен вид документи, които се създават в процеса на работа и служат като доказателства за изпълнението на дадена дейност. В тази връзка е задължително тяхното управление и в различните стандарти за системи за управление са поставени изисквания за това – например в стандарт ISO 9001:2008, т.4.2.4 Управление на записите е посочено, че „Организацията трябва да създаде документирана процедура, за да определи необходимите мерки за идентификация, съхраняване, защита, достъпност, запазване и унищожаване на записите“. Това означава, че организацията трябва да създаде правила с които да определи как се разпознават записите, по какъв начин, къде и от кой се съхраняват записите, кой има право на достъп до тях, как, къде и от кой се архивират записите, кой има право на достъп до архивите и как се унищожават. Много въпроси, отговорите на които ще Ви отведат до създаването на правилата за управлението на записите във Вашата организация.

  2. Здравейте, мисля, че добре сте обяснили какво са записите и документите. Но у мен възниква въпроса: процесите, чрез които осъществяваме работата си и създаваме продукта – те документ ли са или са запис. Първо го приех за документ, защото това са вътрешни правила, но после се замислих, тъй като няколко пъти съм коригирала с различни версии процесите. Бихте ли ми обяснили? Благодаря предварително!

    • Профилна снимка на Мира Михова

      Здравейте Кристина,

      Вътрешните правила представляват документи. Само на документи може да се променя версия. Във Вашия случай предполагам, че вътрешните правила съдържат информация за начина на работа, формата на контрол, използваните документи в процеса на работа и др. Сигурно в течение на времето са настъпвали промени, които сте отразявали, чрез промяната на документа – вътрешните правила и съответно на неговата версия.

      Повече за документи и записи можете да научите от видеото „Управление на документи“ – от безплатното обучение „7 ключа за ефективна поддръжка на системи за управление“.

Оставете съобщение

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.