Провеждането на вътрешен одит е свързано с изготвянето на доклад от направения преглед на системата, било то цялостен или на отделен процес, извънреден или планиран. Стандартът ISO 9001:2008 не поставя конкретни изисквания към формата и съдържанието на доклада, но за да бъде полезен за ръководството на организацията е необходимо той да съдържа конкретна информация за направените по време на одита констатации.
В практиката си съм се сблъскала с две форми на доклад от одит – едната представлява кратко описание на направените констатации, несъответствия/ако има такива/ и препоръки за подобряване на системата. Втората включва детайлно описание на наблюденията по време на одита отнесени към всяка от точките на стандарта.
Кой вариант да изберете?
Всичко зависи от вътрешния одитор. Все пак той е човекът, който ще пише доклада. От позицията на опита и в качеството ми на вътрешен одитор, бих предпочела системата да не ме ограничава в избора на вариант, т.е. да е посочено кой от вариантите да използвам. За всяка конкретна система решавам кой вариант да избера, в зависимост от изискванията на системата от една страна и от друга кой би бил в по-голяма степен полезен за ръководството. За утвърдени системи, наложили се в работата на организацията и ръководени от опитни представители на ръководството е достатъчно да се обърне внимание на пропуските и слабостите на системата и се наблегне в по-голяма степен на препоръките за подобрение. При одитиране на млади системи, без създадени навици за тяхното управление и разбиране на материята, предпочитам варианта с описание на наблюденията по всяка точка от стандарта. Така използвам момента да се обяснят отново изискванията на стандарта и необходимостта от изпълнението на регламентираните в системата дейности.
Честа практика е поставянето на изискването за разработването и използването на въпросници по време на одита. Въпросникът е полезно средство, което обикновено включва въпроси по точките на стандарта, които насочват одитора. Удачно би било всеки одитор да разработи свой собствен въпросник, който да отговаря на неговия стил на работа, но ако не знаете от къде да започнете можете да разгледате разработения от мен примерен въпросник. Използвайки го в практиката си с течение на времето ще намерите подходящите за вас въпроси и последователността, в която да ги задавате.
Когато използвате въпросник при провеждане на вътрешен одит и водите записи за всеки от въпросите после в доклада е достатъчно да обобщите информацията от направената проверка и да посочите препоръки за подобрение, ако имате такива.
Когато не използвате въпросник е удачно да разработите един по подробен доклад, в който да опишете наблюденията си по време на одита. Когато използвате като образец точките по стандарта си гарантирате, че сте направили цялостен преглед на системата обхващайки всички изисквания на стандарта.
Независимо коя форма на доклад използвате трябва да опишете откритите несъответствия, като попълните бланка за несъответствие от вътрешен одит, която е приложена във вашата система. В бланката се описва какво несъответствие е открито и се посочва кое изискване е нарушено – от стандарта или на системата.
Крайният резултат от проведения одит включва доклад от одитора и приложения/ако има такива/ – бланка за несъответствие от вътрешен одит и попълнен въпросник.