Защо е необходимо да анализираме резултатите?
Резултатите отразяват изпълнението. Какво е то? Добро, лошо или задоволително. Дали и как се справяме, можем да разберем само като анализираме резултатите. Всички се интересуваме от резултатите и дори сме особено чувствителни, когато става въпрос за финансови резултати. Въпреки, че стандартите, касаещи системите за управление не засягат финансовата част на организацията, ефикасността на системата е пряко свързана с тях. Няма как една система да е ефикасна и това да не се отразява на финансовия резултат. Казвам това с цел да предизвикам интерес относно анализирането на резултатите от системата за управление. Обикновено интересът стига до там системата да отговаря на изискванията. Но както казах в предишния материал това не е достатъчно. За да определим бъдещите си действия, при това най-подходящите имаме нужда от цялостната картина.
Прочети повечеКак да наблюдаваме изпълнението?
Вътрешният одит е основният елемент, чрез който се наблюдава и проверява функционирането на системата за управление. Чрез провеждането на вътрешен одит се проверява съответствието на системата с изискванията на съответния стандарт и нейната ефикасност. Практиката показва, че в повечето случаи одиторите насочват вниманието си към оценка на съответствието, като оставят на заден план ефикасността на системата. Може би се предполага, че когато една система отговаря на изискванията е ефикасна. Аз не мисля така. Още повече, че в реалността сме свидетели на удивително количество съответстващи на изискванията системи, но дали те наистина са ефикасни?
Прочети повечеДокументите – пречка или необходимост?
Системите за управление са документирани. Факт, който не се одобрява възторжено, но пък за сметка на това изключително необходим. Не, не съм привърженик на бюрокрацията и в никакъв случай не я толерирам, но считам че за вземането на правилните решения са необходими подходящи и достатъчни доказателства. Под всякаква форма - на хартия, в електронен вариант или друго. Основната причина за създаването на бюрократични системи за управление е в неразбирането на изискванията на стандартите относно документирането. Зад всяко изискване стоят аргументи и смисъл, който ако не бъде разбран правилно създава предпоставки за създаването на огромни количества безсмислени и неприложими на практика документи. Как да избегнете бюрокрацията?
Прочети повечеКак се променяме?
Промените са неизбежни. Всичко се променя - технологии, процеси, системи, организации. Вече проблемът не е в промените, а в постигането на подходяща и навременна реакцията. От това как реагираме на промените в средата, зависи каква ще бъде ефективността на системата, а от там и успеха на организацията. Промяната е сложен процес и за да бъде той успешен е необходимо задълбочено познаване на стъпките, през които преминава. Най-честите проблеми и несъответствия по системите за управления са свързани именно с неправилната или неуспешната промяна. Защо е така? Защото промяната изисква управление, което включва планиране, изпълнение, анализ и действие. Промяната изисква време, усилия и ресурси. Все неща, които са дефицит в днешно време. Как да преодолеете проблемите и да осъществите успешно промяната на системата за управление?
Прочети повечеПренебрегваните ресурси
Когато става въпрос за ресурси обикновено се сещаме за финансовите ресурси. Те обаче се управляват в съответствие с други стандарти и не са обект на разглеждане от стандартите, касаещи системите за управление. Това ни помага да обърнем по-задълбочено внимание на останалите ресурси, които по принцип остават в сянката на финансовите - персонал, инфраструктура, работна среда, знания, информация, технологии, природни ресурси. Персоналът е изключително ценен ресурс, защото участва пряко в създаването на стойност. Ясно е, че за постигането на висока стойност е необходимо персоналът да бъде компетентен. Но дали това е достатъчно за ефективната поддръжка на системите за управление и изобщо за успеха на организацията? Моето мнение е, че не е. Защо?
Прочети повечеКолко трябва да е ангажирано ръководството?
Степента на ангажимент на ръководството към внедряването и поддържането на системата за управление е право пропорционална на нейната ефективност. Колкото е по-сериозен ангажиментът, толкова е по-ефективна система за управление и успешна организацията. Факт, който отдавна е известен, но трудно разбираем и приложим на практика, особено в нашите условия на правене на бизнес. Основният проблем е в отхвърлянето на идеята на системите за управление и разбирането, че тяхното внедряване е свързано с подобряването на определен параметър - качество, здраве и безопасност, сигурност и т.н. А истинската същност на идеята е в трансформацията на организацията в система за управление. И това няма как се случи, без активното участие на ръководството. ISO стандартите, касаещи системите за управление са предназначени за ръководителите, за да ги насочват и да им помогнат в процеса на трансформация и нейното устойчиво развитие. Стандартите поставят минималните изисквания, на които организациите трябва да отговорят, за да се превърнат в ефективни и ефикасни системи за управление.
Прочети повечеКакво не знаем за процесния подход?
Както вече стана ясно процесния подход е първият ключов елемент, на който ще обърна внимание в обучителния курс "7 ключа за ефективна поддръжка на системи за управление". Защо е толкова важен? Процесният подход преобръща представите за управление на организацията. Хаотичните действия, мъглявата посока и преплетените взаимовръзки не са решение за успешните организации. Те търсят точни правила, ясна посока и последователност в действията. Процесният подход подрежда организацията. Превръща хаоса в синхрон. Превръща организацията в система. За това не е достатъчно да определим процесите в организацията. Ключовият момент е да възприемем организацията като взаимносвързани и взаимодействащи си процеси и да я управляваме по този начин. Само тогава организацията ще се превърне в истинска система. А не както в повечето случаи, когато системата се възприема като част, допълнение, пречка или бреме за организацията. Или както често ще ме чуете да казвам: ..."системата не е част от организацията, тя е сърцето на организацията"...
Прочети повече