Кой е актуалният документ?
Системите за управление, независимо от вида си - системи за управление на качеството по ISO 9001, околната среда - ISO 14001, здраве и безопасност при работа - OHSAS 18001 , сигурност на информацията - ISO 27001, в органи за контрол - ISO 17020 или други са съставени от множество документи, чийто брой често надхвърля цифрата 100. Внушителният брой предполага създаването на трудности при осигуряването на актуалност на документите, особено при по-големи организации.
Документацията на системата за управление включва различни видове документи - наръчник, процедури, инструкции, формуляри. Всеки документ се отнася за различен аспект от системата и притежава собствени отличителни белези, които показват неговата идентификация и статус.
Но кой документ е актуален към настоящия момент?
Държейки в ръцете си документ от системата за управление можем да разберем как се казва, за какво се отнася, коя е поредната версия, дата на влизане в сила на документа.
Но дали е актуален? Дали не е извършена промяна след датата на влизане в сила на документта?
Кога и как се променя версията на документ?
Версия, издание, редакция, изменение са все понятия свързани със статуса на документа. Както знаете изискване на стандартите, касаещи системите за управление е да се осигури идентификация на измененията и използване на актуална версия на документите.
Какво обаче означава това на практика?
В началото при разработването на системата за управление е лесно. Поставяме на всички документи номер "0" или "1" от дата на влизане на системата в сила и всичко е наред. Проблемите настъпват в момента, в който се вземе решение за промяна на някой документ от системата.
Управление на записи
Темата за управление на записите е еднакво актуална както за системи за управление съгласно БДС EN ISO 9001:2008, така и за системите по другите стандарти - БДС EN ISO 14001, BS OHSAS 18001, БДС EN ISO/IEC 17020 и др.
Подхващам темата, защото забелязвам затруднението, което изпитват хората при разграничаването на записите от документите. Трудността идва от факта, че записите са особен вид "документ, съдържащ получени резултати или предоставящ доказателство за извършени дейности" - т. 3.7.6 от БДС EN ISO 9000:2007. Казано по друг начин записът представлява документ, който дава конкретна информация за изпълнението на дадена дейност. Например бланката, която показва каква информация трябва да попълним в Плана за провеждане на вътрешен одит представлява документ, често наричан формуляр. Когато обаче попълним формуляра с конкретната информация за предстоящия вътрешен одит, като:
Готовност за реагиране в извънредни ситуации
Провокирана от трагичните събития в Бостън и работата ми по проекти за разработване и внедряване на системи за управление здравето и безопасността при работа реших да обърна повече внимание на темата за готовността и реакцията на организациите в извънредни ситуации.
За запознатите със стандартите ISO 14001 Системи за управление по отношение на околната среда и BS OHSAS 18001 Системи за управление на здравето и безопасността при работа не е новост изискването на стандартите за създаването, внедряването и поддържането на регламент за готовност за извънредни ситуации и способност за реагиране.
Целта на регламента е да се определят възможните извънредни ситуации, вероятността за тяхното възникване и реакцията на организацията в такива случаи.
Какво е извънредна ситуация?
Разделно събиране на отпадъци – новите задължения за търговските обекти
От 1.01.2013г. влязоха в сила задълженията на търговските обекти за разделно събиране на отпадъци от хартия и картон, стъкло, метали и пластмаси. Законът за управление на отпадъците е приет още на 13.07.2012г., но все още има неизяснени въпроси, един от които е например: трябва ли да всеки обект да сключва договор със специализирани или лицензирани организации за оползотворяване на отпадъци? Според указанията на МОСВ "сключването на договор не е задължително" и първото нещо, което трябва да направят търговските обекти е да проверят редът и условията за разделно събиране на отпадъците на съответната община, което трябва да е описано в наредба на общински съвет. За по-голяма яснота относно стъпките за определяне на задълженията за разделно събиране на отпадъците можете да разгледате информационната блок-схема представена по-долу.
Прочети повече5 стъпки за оценка на съответствието
Съгласно точка 4.5.2 Оценяване на съответствието на стандарти ISO 14001 Системи за управление по отношение на околната среда. Изисквания и указания за прилагане и OHSAS 18001 Системи за управление на здравето и безопасността при работа. Изисквания, организацията трябва периодично да оценява съответствието с приложимите законови изисквания и други изисквания, които е приела да спазва.
За целта към системата за управление на околната среда или здравето и безопасността при работа се разработва процедура, която описва регламента по извършване на оценката за съответствие. Когато системите по околна среда и здраве и безопасност при работа са интегрирани е възможно процедурата да бъде една обща за двете системи.
Оценката на съответствието е тежък процес, който изисква сериозни познания на нормативната уредба - обща и специфична касаеща дейността на самата организация. Точността на направената оценка зависи от знанията и опита на извършващите я. Колкото е по-подробна и задълбочена, толкова ще е по-полезна за организацията и ще ограничи до минимум възможностите за санкции от страна на контролните органи.
Как да изберем подходящ сертификационен орган?
Изборът на сертификационен орган е също толкова труден и важен, колкото изборът на консултант по системи за управление. Често ми се случва клиентите да са стигнали до идеята за получаване на сертификат по дадена система, но да не са наясно с цялостния процес от разработването и внедряването до нейното сертифициране и последващо поддържане. А процесът от зараждане на идеята до получаване на дългоочаквания сертификат е дълъг, тежък и е свързан със сериозна инвестиция от страна на организацията изразяваща се във финансови средства, време, човешки ресурси, инфраструктура. Сериозно решение, което трябва да бъде обмислено, както в дълбочина, така и в перспектива.
Вървейки по стъпките на процеса пред ръководството изкристализират следните въпроси: