Кои са 7 ключа за ефективна поддръжка на системите за управление?
От днес стартира безплатното видео обучение на kachestvoto.com "7 ключа за ефективна поддръжка на системи за управление". Ще припомня, че целта на обучението е да Ви помогне да разберете същността и значението на ISO системите за управление и да Ви даде насоки за тяхната ефективна поддръжка. В първия модул от обучението ще Ви представя 7-те ключови елемента за поддръжката на системите за управление, след което ще разгледам всеки един от тях в отделен модул. Основните въпроси разглеждани в първия модул са:
- какво представляват системите за управление?
- как се използват добрите практики за управление?
- какво представлява цикълът на Деминг/PDCA/? Прочети повече
7 ключа за ефективна поддръжка на системи за управление
Работя от дълго време по разработването, внедряването и поддържането на ISO системи за управление. Проблемите не са малко и причините за това са описани в стотици страници. Не мисля да ги увеличавам, като разсъждавам защо, как или кога, още повече че едва ли ще успея да кажа нещо ново или различно.
Кой е актуалният документ?
Системите за управление, независимо от вида си - системи за управление на качеството по ISO 9001, околната среда - ISO 14001, здраве и безопасност при работа - OHSAS 18001 , сигурност на информацията - ISO 27001, в органи за контрол - ISO 17020 или други са съставени от множество документи, чийто брой често надхвърля цифрата 100. Внушителният брой предполага създаването на трудности при осигуряването на актуалност на документите, особено при по-големи организации.
Документацията на системата за управление включва различни видове документи - наръчник, процедури, инструкции, формуляри. Всеки документ се отнася за различен аспект от системата и притежава собствени отличителни белези, които показват неговата идентификация и статус.
Но кой документ е актуален към настоящия момент?
Държейки в ръцете си документ от системата за управление можем да разберем как се казва, за какво се отнася, коя е поредната версия, дата на влизане в сила на документа.
Но дали е актуален? Дали не е извършена промяна след датата на влизане в сила на документта?
Кога и как се променя версията на документ?
Версия, издание, редакция, изменение са все понятия свързани със статуса на документа. Както знаете изискване на стандартите, касаещи системите за управление е да се осигури идентификация на измененията и използване на актуална версия на документите.
Какво обаче означава това на практика?
В началото при разработването на системата за управление е лесно. Поставяме на всички документи номер "0" или "1" от дата на влизане на системата в сила и всичко е наред. Проблемите настъпват в момента, в който се вземе решение за промяна на някой документ от системата.
Управление на записи
Темата за управление на записите е еднакво актуална както за системи за управление съгласно БДС EN ISO 9001:2008, така и за системите по другите стандарти - БДС EN ISO 14001, BS OHSAS 18001, БДС EN ISO/IEC 17020 и др.
Подхващам темата, защото забелязвам затруднението, което изпитват хората при разграничаването на записите от документите. Трудността идва от факта, че записите са особен вид "документ, съдържащ получени резултати или предоставящ доказателство за извършени дейности" - т. 3.7.6 от БДС EN ISO 9000:2007. Казано по друг начин записът представлява документ, който дава конкретна информация за изпълнението на дадена дейност. Например бланката, която показва каква информация трябва да попълним в Плана за провеждане на вътрешен одит представлява документ, често наричан формуляр. Когато обаче попълним формуляра с конкретната информация за предстоящия вътрешен одит, като:
Взаимовръзка между изискванията на ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007 и документите на ИСУ
Темата отново е за Интегрирана система за управление по качество и здраве и безопасност при работа, в съответствие със стандарти ISO 9001:2008 и BS OHSAS 18001:2007.
Интегрирането на системите за управление по различни стандарти предполага обединяването на регламенти в еднотипни направления, като вътрешни одити, преглед от ръководството, коригиращи и превантивни действия и др. Много често информацията така се преплита, че е възможно да се стигне до затруднения или пропуски в управлението и поддръжката на такъв тип система.
В такива ситуации на помощ идва една много полезна таблица, която описва взаимовръзката между отделните изисквания на стандартите и мястото в документацията, където можете да откриете тяхното съответствие.
Готовност за реагиране в извънредни ситуации
Провокирана от трагичните събития в Бостън и работата ми по проекти за разработване и внедряване на системи за управление здравето и безопасността при работа реших да обърна повече внимание на темата за готовността и реакцията на организациите в извънредни ситуации.
За запознатите със стандартите ISO 14001 Системи за управление по отношение на околната среда и BS OHSAS 18001 Системи за управление на здравето и безопасността при работа не е новост изискването на стандартите за създаването, внедряването и поддържането на регламент за готовност за извънредни ситуации и способност за реагиране.
Целта на регламента е да се определят възможните извънредни ситуации, вероятността за тяхното възникване и реакцията на организацията в такива случаи.
Какво е извънредна ситуация?