Setup Menus in Admin Panel

ISO системи за управление

Кои сме ние или как да определим контекста на организацията?

Точка 4 от ISO 9001:2015 Контекст на организацията е нов момент в стандарта, който му придава едно по-различно звучене, по-близо до реалния бизнес. Разбирането на средата - вътрешната и външната, изискванията на заинтересованите страни са елементи, с които бизнеса се съобразява, ако има стремежът и желанието да бъде успешен. Проблемът е, че до сега това най-често се случваше в главите на ръководителите, без видимо изражение, например под формата на документ или информация. Поради тази причина, за голяма част от хората т.4.1 Разбиране на организацията и нейния контекст ще представлява новост и съответно неизвестност по отношение на изискванията.

Какво е контекст на организацията?

Съгласно определението контекстът представлява "комбинация от вътрешни и външни обстоятелства, които могат да влияят върху подхода на организацията при разработването и постигането  на нейните цели" - ISO 9000:2015. В разговорния език можете да срещнете други фрази, които описват контекста като "бизнес среда" или "организационна среда". С други думи казано, контекстът обхваща всички тези фактори/обстоятелства, които влияят върху дейността на организацията.

Забележката от ISO 9001:2015 ни подсказва, че обстоятелствата могат да бъдат както положителни, така и отрицателни. Обикновено положителните са свързани с предимства и силни страни на организацията, а отрицателните с неизпълнение на изисквания и слаби страни.

Кои сме ние?

Разбирането на контекста ни поставя в ситуация да определим кои сме ние, какво правим и в каква среда съществуваме. Полезно упражнение, за съжаление не много често практикувано. В търсене на отговорите за организацията и средата се открояват предимства и слабости, рискове и възможности, които от своя страна дават основания за промени и подобрения. Степента на задълбочаване на анализа зависи от самата организация. Когато говорим за системи за управление на качеството, фокусът при анализа обикновено е насочен към онези обстоятелства, които са свързани с качеството на продукта или влияят върху удовлетвореността на клиента.

Точка 4.1 на ISO 9001:2015 поставя изискване за определяне на средата - вътрешна и външна. Вътрешният контекст  е средата, в която организацията се стреми да постигне целите си, т.е. средата в рамките на организацията. Разбирането на вътрешната среда е свързано с ценностите, вярванията и културата, знанията и опита в организацията, подход и принципи на управление, договорни отношения с клиенти, партньори, доставчици и другите заинтересовани страни, сложността на процесите и организационната структура.

Външният контекст се отнася до средата, в която организацията функционира, т.е. средата извън организацията. Разбирането на външната среда е свързано с обстоятелствата, произтичащи от юридическия статус на организацията, развитието на технологиите, нивото на конкуренцията, състоянието на пазара, социалните и икономическите условия.

Определяне на контекста

До сега, информация за контекста на организацията не е събирана целенасочено, освен в случаите на нарочно извършван такъв анализ. Обикновено данните са разпръснати и се съхраняват от различни хора или отдели. За да се извлече ползата от такъв тип информация е необходимо тя да бъде събрана и систематизирана. В случай, че до момента не е събирана такава информация, най-добрият вариант за нейното набавяне е чрез прилагане на метода мозъчна атака.

Логично е събраната информация да бъде документирана, въпреки че в ISO 9001:2015 не е посочено изрично изискване за "съхраняване на документирана информация".  Веднага обаче възниква въпросът - къде и как да бъде документирана? Възможни са три варианта:

  • създаване на нов документ с описание на вътрешния и външния контекст на организацията;
  • описание на информацията при определяне на рисковете и възможностите - т.6.1;
  • описание на информацията в Наръчника по качество.

И в трите случая формата на документиране е свободна.

Причината за документиране на информацията е свързана със следващото изискване на стандарта за наблюдаване и проверяване на информацията, свързана с вътрешния и външния контекст. Разбирате, че не е възможно да се наблюдава и проверява нещо, което е неизвестно или пък е в главата на някой.

Наблюдението обикновено се извършва по време на редовните прегледи от ръководството, където се разглеждат и анализират "измененията на външни и вътрешни обстоятелства, свързани със системата за управление на качеството" - т.9.3.2b. Изходните резултати от подобен анализ представляват добра възможност за подобрения на системата. Но това е само в случаите, когато анализите са истински, а не проформа, направени единствено с цел отговаряне на изискване на стандарта.

За напреднали

Съществуват два типа организации - такива, които се движат по течението и такива, които целенасочено работят върху постигане на целите си. Тези, вторите аз ги наричам търсещи, защото те търсят ползата за организацията във всеки един момент и от всяко възможно нещо. И то истинската, защото знаят, че другото е загуба на ресурс. А те нямат такъв за губене. Те имат цели.

За тях и за тези, които искат да научат повече за своята организация и за средата, в която тя функционира са инструментите:

  • SWOT анализ(силни и слаби страни, възможности и заплахи);
  • PEST анализ(политическа, икономическа, социална и технологична среда).

Публикувано от Мира Михова на 13.11.2015г.

    Ако статията Ви е била полезна, споделете я в любимата Ви социална мрежа!

споделяне на връзка

7 отговора за "Кои сме ние или как да определим контекста на организацията?"

  1. Честита Нова Година! Благодаря, че Ви има!
    Върпросът ми е относно определяне контекста на организацията. Задължително ли трябва да се използва SWOT анализ? Какво бихте казали за SWAR анализа, и приложим ли е в този случай?
    Поздрави и успехи!

    • Здравейте Дани,
      Успешна и щастлива Нова Година!
      Няма изискване за използване на определен вид анализ. Това е пример. Изискването на стандарта е да се определи контекстът – вътрешната и външната среда на организацията, без да се посочва как. Организацията сама определя кой е подходящият за нея начин.
      За съжаление не съм запозната със SWAR анализ и не мога да коментирам за неговата приложимост в конкретния случай.

  2. Поздравявам Ви за сайта и за подробната информация, която давате на всеки. Бъдете здрави и успех.

  3. Изключително полезно! Четейки Вашия сайт човек научава страшно много информация, без да губи време ! Поздравления!

  4. Да SWOT анализът е най-добрия подход в случая . Който не е учил това лесно ще намери информация в интернет .
    Ще ви се изяснят много неща в детайли . Ще можете да лавирате при прегледа на ръководството т.е. да разбирате това което пишете . Не чакайте Висшето ръководство до го свърши за съжаление.

Вашият отговор на Афродита Отказ

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.