Преглед от ръководството – можем ли и сами?

Прегледът от ръководството представлява вид работно съвещание, на което не се обсъждат текущи проблеми, а се планира бъдещото развитие на организацията. Ръководствата на всички организации извършват такъв вид стратегическо планиране, но с тази разлика, че не записват взетите решения. Стандартът ISO 9001:2008 поставя изискване за запис на проведения преглед, не за да се създава допълнителна бумащина, а с цел извършване на последващ анализ на постигнатите резултати.

Обикновено стратегическата посока на фирмата е в мислите на собственика/управляващия и той предприема действия за постигането й, които не винаги са понятни или логически свързани за останалите членове на ръководния състав, защото те не са наясно със стратегическите цели на организацията. Именно по тази причина е необходимо провеждането на прегледи от ръководството, където да се обсъждат актуалността на стратегическите цели и какви действия са необходими да предприеме организацията, за да ги постигне. Не всяко действие е успешно и често се налагат корекции и когато организацията разполага с история на случващото е възможно да се направи анализ на това кое действие кога, как и при какви условия работи или не.

Провеждането на прегледи от ръководството се извършва минимум веднъж годишно или повече, ако е заложено в СУК. Ако ви предстои провеждане на преглед, първото нещо което трябва да направите е да прочетете внимателно регламента свързан с провеждането на преглед от ръководството във вашата СУК. Той може да бъде описан в процедура или в Наръчника по качество. В него е описан реда и начина на провеждане на прегледа, който упълномощения представител на ръководството трябва да спази при провеждането му. Изпълнението на стъпките в регламента не са достатъчно условие за провеждането на едно пълноценно съвещание. Ще ви бъде необходима предварителна подготовка по събиране на данни, които да послужат за самия преглед, като например данни за:

  • Несъответствия и/или забележки от вътрешни одити – предприети действия по отстраняването им и крайни резултати;
  • Решения от предходни прегледи на ръководството;
  • Възникнали рекламации от страна на клиенти;
  • Анкетни карти;
  • Маркетингови анализи, проучвания;
  • Разработване на нови продукти;
  • Финансовите резултати;
  • Промени в начина на работа;
  • Постигнато ниво на измеримите цели за изминалия период;

Това представляват входните данни за прегледа от ръководството. На база на тях, след обстойното им анализиране се вземат решения свързани с развитието на организацията и валидни за следващия отчетен период, т.е. решенията се явяват изходни данни от прегледа от ръководството. Анализът се извършва на базата на данни за изминал период и няма да е точен, ако не разполагате с действителни данни. Колкото по-точни и верни са данните, които използвате, толкова по-реален ще бъде анализа и няма да ви подведе при вземането на решения за постигане на целите на организацията. Поради това е необходимо воденето на записи и от самия преглед на ръководството. И колкото по-подробни сте в записите си, толкова по-лесно ще ви бъде в бъдеще да прецените кое решение е ефикасно и кое не. Обикновено към процедурата има разработен формулярпротокол от преглед на ръководството, където упълномощения представител на ръководството записва входните и изходни данни от прегледа.

Опитът ми показва, че често УПР се притесняват да водят записи, поради причини свързани с начина на изказване или не достатъчна яснота относно материята. Моят съвет в такива случаи е, че опитът учи, т.е. трябва да се опита и с течение на времето нещата си отидат по местата. Вярно е, че записът е хубаво да бъде добре издържан стилово, но по-важното е да ви носи информация и да ви помага да вземате правилните решения. Така че, следвайте правилата заложени във вашата система, но ги изпълнявайте по начин, който е понятен за вас и ви е полезен в работата.

© Качеството ЕООД. Всички права запазени

Изработка на уеб сайт от Vipe Studio