Ключов момент в новите версии на ISO 9001:2015 и ISO 14001:2015 е мисленето, основано на риска. Да се мисли за рисковете и възможностите е превантивна мярка, която създава увереност за адекватна реакция, спрямо възникващите в днешно време трудно предвидими събития и ситуации.
Материята е трудно разбираема, защото е свързана с хипотези и вероятности, без грам конкретика. И дали, защото е трудно се опитваме да го направим още по-сложно и по-трудно, като се оплитаме в сложни теории и методи за управление на риска, или смятаме, че сложното е по-добро, по-качествено или по-професионално, независимо дали ни върши работа или не, или пък просто ни липсват достатъчно знания и опит, не знам, но е факт, че съществува неяснота по отношение прилагането на т.6.1 на практика.
Въпреки, че от ISO се опитват да ни убедят, че не е необходимо да използваме специални методи и техники, ние упорито дълбаем в тази посока. Не съм против методите за оценяване на риска, напротив, но при условие, че затруднението идва още на етап определяне, за какво оценяване говорим.
С риск да си създам противници, ще се опитам да опростя нещата, като следвам конкретните изисквания на стандарт ISO 14001:2015:
1. т.6.1 Действия за овладяване на рисковете и възможностите:
- т.6.1.1 Общи положения – „при планирането на системата за управление по околна среда организацията трябва …….. да определи риска и възможностите, свързани с аспектите на околната среда (виж 6.1.2), задълженията за спазване (виж 6.1.3) и други въпроси и изисквания, определени в т.4.1 и т.4.2 ….“. От тук става ясно, че се изисква организацията да определи рисковете и възможностите, свързани с аспектите, задълженията за спазване и други въпроси, свързани с контекста на организацията и потребностите и очакванията на заинтересованите страни. Отново подчертавам, че става въпрос за определяне на рискове и възможности. Например, организацията съхранява масла, което води до риск от разлив на масла, или риск от смесване на отпадъци при разделно събиране, или замърсяване на води от изпускане на опасни вещества, поради липса на редовна профилактика на съоръжения и др. Често обръщаме внимание само на рисковете и пропускаме възможностите, като например намаляване на потреблението на енергия, чрез въвеждане на ново оборудване или технология за отопление на помещенията или монтиране на соларни панели, намаляване потреблението на вода, чрез внедряване на нова технология и оборудване, намаляване на отпадъците от опаковки, чрез въвеждане на опаковки за многократна употреба и т.н.
- т.6.1.1 Общи положения – „….организацията трябва да определи потенциалните извънредни ситуации…“. Изискването е насочено към определяне на потенциалните извънредни ситуации. Най-често посочваната извънредна ситуация е възникване на пожар, но не бива да се забравят и други, произтичащи от производствени аварии, бедствия, пътни инциденти и т.н. Целта е да се предвидят евентуалните последствия от извънредната ситуация и да се предприемат превантивни мерки, за да се избегне негативното въздействие върху околната среда. Например, ако възникне пожар в близост до масла или лесно запалими вещества, последиците могат да бъдат сериозни, както за околната среда, така и за самата организация.
- т.6.1.1 Общи положения – „организацията трябва да поддържа документирана информация за своите – рискове и възможности, на които да бъде обърнато внимание; – необходимите процеси в т.6.1.1 до т.6.1.4 до степен, осигуряваща увереност, че процесите се извършват, както са планирани.“ За да се създаде увереност, че процесите се извършват както са планирани е необходимо да се създаде регламент, който да се спазва. Например, определянето на рисковете и възможностите се извършва от група в състав ……., която се събира веднъж/два/три пъти годишно. Определените рискове и възможности се документират от …… в регистър на рисковете и възможностите. Това е примерен регламент. Всеки би могъл да го трансформира, съобразно своите възможности и предпочитания. Важно условие е да съдържа правила за това как се определят рисковете и възможностите, от кой, кога и къде се документират.
- т.6.1.2 Аспекти на околната среда – „значимите аспекти на околната среда могат да доведат до риск и възможности…“ . Забележката насочва вниманието към това, че аспектите на околната среда също могат да бъдат източник на риск, както бе посочено в примера за маслата или на възможности, например за намаляване на потреблението на енергия.
- т. 6.1.3 Задължения за спазване – „задълженията за спазване могат да доведат до риск или възможности за организацията“. Риск от неспазване на изисквания на нормативни актове, налагане на санкции, глоби, отнемане на лиценз, разрешително и др. Възможности за придобиване на лиценз, разрешително, регистрация и др.
- т. 6.1.4 Планирани действия – „Организацията трябва да планира…да предприеме действия, насочени към ….. рискове и възможности, определени в 6.1.1…“. До тук изискванията бяха насочени към определяне на рискове и възможности. Сега идва ред на планиране на действия за справяне с тях. Възможно решение би било срещу всеки определен риск или възможност в регистъра да се посочат действия за справяне с тях, отговорник, срок. Обърнете внимание, че никъде до тук в стандарта не се поставя изискване за оценяване на рискове и възможности. Посочено е, че „при планиране на тези дейности организацията трябва да има предвид технологичните си възможности, своите финансови, експлоатационни и бизнес изисквания“. Как ще го направи е въпрос на решение на организацията. Възможно е да използва метод за оценяване на риска, ако това й носи ползи, възможно е да ги степенува съобразно интуитивната си преценка, и да възможно е само да определи действия за справяне със съответния риск или възможност. Привърженик съм на това, организацията да стигне до осъзнаване на необходимостта от съответния метод, и тогава когато го приложи на практика да извлече максималната полза от него. В противен случай съществува риска да се създаде невероятно издържан теоретичен модел, неизползваем на практика.
2. т. 6.2.1 Цели по околна среда – „Организацията трябва да създаде цели по околната среда …… като отчита свързания риск и възможностите“. Рисковете и възможностите са източник на цели по околна среда и по тази причина няма как да бъдат пренебрегнати. Реално е възможно, но тогава няма да съществува синхрон между стратегия на организацията и функциониране на системата по околна среда.
3. т.8.1 Оперативно планиране и управление – „Организацията трябва да създава, управлява и поддържа процесите…..и за изпълнение на дейностите, посочени в 6.1 и 6.2….“. До тук да припомня: определени са рисковете и възможностите, определени са действията за справяне с тях, кой и какво трябва да се направи. Следващата стъпка/прилага се цикълът на Деминг Plan-Do-Check-Act/ е да се провери. Възможно решение би било в регистъра за рискове и възможности да се посочи вида/метода на проверка/наблюдение/измерване, отговорното лице, период на проверка, форма на документиране на резултатите от проверката. Не забравяйте да включите действия за проверка на готовността на организацията при възникване на извънредни ситуации.
4. т.9.3 Преглед от ръководството – рисковете и възможностите са определени, действията за справяне с тях се изпълняват и контролират, събират се данни. Време е за анализ и подобряване. Ново изискване на ISO 14001:2015 е разглеждането на промени в рисковете и възможностите. Входните елементи за провеждане на прегледа трябва да бъдат променени, като се включат новите моменти, каквито са рисковете и възможностите. По време на прегледа се анализира събраната информация и при необходимост се планират промени във връзка с определените рискове и възможности, планираните действия, методите и критериите за контрол и т.н. Идеален момент за преглед на регистъра на рисковете и възможностите и извършване на промени, с цел подобряване.
Целта на въвеждане на рисковете и възможностите в новото издание на ISO 14001 е да се засили ролята на превантивните действия. До сега те съществуваха някак формално в системите и много хора решиха, че поради тази причина те отпадат от новите издания на ISO 9001, ISO 14001 и др. Но истината е, че въвеждането на мисленето, основано на риска ни кара да обърнем по-сериозно внимание на потенциалните рискове и възможности и да подобрим реакцията на организацията в неопределеността на средата, в която съществуваме.