Системите за управление, независимо от вида си – системи за управление на качеството по ISO 9001, околната среда – ISO 14001, здраве и безопасност при работа – OHSAS 18001 , сигурност на информацията – ISO 27001, в органи за контрол – ISO 17020 или други са съставени от множество документи, чийто брой често надхвърля цифрата 100. Внушителният брой предполага създаването на трудности при осигуряването на актуалност на документите, особено при по-големи организации.
Документацията на системата за управление включва различни видове документи – наръчник, процедури, инструкции, формуляри. Всеки документ се отнася за различен аспект от системата и притежава собствени отличителни белези, които показват неговата идентификация и статус.
Но кой документ е актуален към настоящия момент?
Държейки в ръцете си документ от системата за управление можем да разберем как се казва, за какво се отнася, коя е поредната версия, дата на влизане в сила на документа.
Но дали е актуален? Дали не е извършена промяна след датата на влизане в сила на документта?
Отговорите на тези въпроси можем да открием в списъка на документите от системата за управление. Смисълът на този документ е да дава информация за текущото съдържание на документите от системата и тяхната актуалност. Разбира се, за целта той трябва да съдържа необходимата информация, включваща:
- идентификация – код или съкращение за обозначаване на документите;
- наименование на документа;
- версия, редакция, изменение или друго обозначение на статуса на документа;
- дата на влизане в сила.
В началото при разработването на системата за управление е лесно, защото на всеки документ се поставя примерно версия 1 от датата на нейното внедряване. И всичко би било чудесно, ако не се налагаше извършването на промени. А промените са неизбежни. Те са част от ежедневието ни и за да отговорим на предизвикателствата на времето трябва да реагираме адекватно, т.е. да се променяме, както ние самите, така и системите, документите, организацията.
Промени по системата за управление се налагат по различни причини – разширяване на обхват, закупуване на ново оборудване, промяна в нормативни изисквания, внедряване на нови системи и др. Независимо обаче от вида на промяната, отразяването й е свързано с изменение на документите от системата за управление. Моментът, в който възниква проблема с актуалността на документите.
И ако до момента на извършване на първата промяна не сте обръщали внимание на списъка с документите, то от тук нататък няма да можете да управлявате система без него. Защото в него се отразява всяка промяна в документите и той съдържа информация за актуалния статус на всеки един от тях.
На базата на информацията в списъка упълномощените служители от организацията ще имат възможността да проверяват статуса на използваните от тях документи и при възникнали несъответствия да сигнализират.
Освен това списъка помага при разпространението на документите от системата за управление. С цел предпазване от използване на невалидни документи, те се изтеглят от употреба и на тяхно място се предават новите и актуални към момента документи. Но за целта трябва да знаем кои документи с кои да заменим. А това най-ясно се вижда от списъка с документите от системата за управление. Така лесно можем да проследим коя версия на документите е разпространена и коя е актуалната към момента и да гарантираме, че „на местата за използване е налична подходящата версия на приложимия документ“.
Информацията за разпространението на документите също се документира. Обикновено се съставя друг списък, но за това някой друг път.
Примерен списък на документите от системата за управление можете да изтеглите от тук.