Setup Menus in Admin Panel

ISO системи за управление

Формуляр или запис – къде е разликата?

Формулярите и записите са част от документацията на СУК. В практиката си на консултант често забелязвам да се бърка тяхното значение и употреба. Според описанието на ISO 9000 „Основни принципи и речник” записът представлява документ, съдържащ получени резултати или представящ доказателство за извършени дейности. Това означава, че записите са онези документи, които използвате, за да отчитате вашата дейност. Чрез тях вие можете да докажете на хартия или електронен носител, какво и как се е случило. Примери за записи са: списък с измерими цели, политиката по качество, протокол от преглед на ръководството, дневник за поръчки, план-график за производство, списък с одобрените доставчици, анкетни карти, дневници за входящи суровини, дневници за профилактика на техническите средства за наблюдение и измерване и др.

Обърнете внимание, че в документацията ви те фигурират като образци-формуляри, които се превръщат в записи в момента, в който биват попълнени. Започнахте ли да се обърквате вече? Ще се опитам да обясня с пример, но преди това малко пояснение за понятието формуляр. Формулярът представлява разработена и приета от ръководството форма или бланка за извършване на съответния запис. Представете си формулярите на данъчните декларации. За да подадете вашата декларация е необходимо да вземете одобрените от НАП бланки, било то на хартиен или електронен носител. Не можете на един лист да си напишете данните, както вие прецените и да ги предадете. Всъщност можете, но няма да ви ги приемат 🙂 Бланките в случая представляват формуляри. По същия начин както в СУК, те са одобрени от ръководството на НАП, но докато формулярите от СУК са валидни за съответната СУК, бланките за данъчните декларации са общовалидни за цялата страна. Разликата е единствено в мащаба. След като попълните бланката с вашите данни, тя вече се превръща в запис, който показва какви са били личните ви доходи през годината, колко данък сте платили и колко имате за доплащане, т.е. отчитате вашата дейност.

Според изискванията на стандарт ISO 9001:2008 вашата СУК се състои от наръчник по качеството, процедури, инструкции/при необходимост/ и формуляри, които представляват бланките за вашите записи. Когато сте проектирали вашата СУК сте обсъждали и приели параметрите на тези бланки, като сте им поставили съответната идентификация. Приложени на практика те не винаги се оказват най-доброто решение, което налага извършването на промени по тях. Промяната на документи от СУК не се извършва самоцелно, а се спазва реда и начина описани в процедурата за управление на документите и записите, която задължително присъства във всяка една система за управление на качеството. При промяна на параметрите на бланката/формуляра е необходимо да промените идентификацията на формуляра, като по този начин регистрирате изменението по документа. Как да направите това можете да видите отново в процедурата за управление на документите и записите.

Често срещани грешки свързани с употребата на формулярите:

  • при използване на формуляра не се премахва антетката за разработил, проверил, утвърдил;
  • не се спазва реда за промяна на съдържанието на формуляра указан в процедурата за управление на документите и записите;
  • не се променя идентификацията на формуляра;
  • не се отразява промяната на версията в списъка с документите;
  • пропуски в разпространението на новия формуляр;
  • неправилно архивиране на стария формуляр;
  • липса на разяснения на персонала относно промените и начините на попълване на новия формуляр.
    Ако статията Ви е била полезна, споделете я в любимата Ви социална мрежа!

споделяне в социални мрежи

17 отговора за "Формуляр или запис – къде е разликата?"

  1. Ралица Сребрева30.08.2012 at 9:38Отговор

    Здравейте г-жо Михова,

    Моето мнение е, че политиката по качество е документ, а не запис, както прочетох в настоящата статия – „Формуляр или запис – къде е разликата?“.
    Моля, за Вашия коментар.

    Благодаря предварително!

    С уважение,

    Ралица Сребрева

    • Здравейте Ралица,

      Добре дошла на страниците на kachestvoto.com и благодаря за коментара.
      Съгласна съм с Вашето мнение, че политиката е документ, но това не означава, че не е запис. Документи по системата могат да бъдат както наръчника, процедурите, инструкциите, формулярите, така и записите. Документът е общото понятие, което включва в обхвата си различни елементи, като изброените.
      Ако погледнем в стандарт ISO 9000 Системи за управление на качеството. Основни принципи и речник ще видим, че под термина документ се разбира информация и нейните носители, като например запис, спецификация, документ за процедура, чертеж, отчет, стандарт.
      Вярно е, че политиката, целите и плановете са особен вид документи/записи, които изразяват бъдещи намерения, а не резултати от извършени дейности. Но въпреки това, те се явяват в резултат от планиране развитието на организацията и служат за бъдеща оценка на нейната ефективност.

  2. христина пенчева11.04.2013 at 15:32Отговор

    здравейте,
    имам следния въпрос:
    във фирмата в която работя има въведена IFS 9001-2008 , IFS 22000- 2005 и след проверка имаме забележка ,която представлява следното : поправени записи без да е спазена проедурата за поправка на записите.
    1.Става въпрос за работни чек листи които са реално в производството и се попълват от много хора и са с много корекции по тях , но са четливи.
    Какво коригиращо действие трябва да предприемем в случая, така че да се изпълни несъответствието.
    Благодаря, Христина

    • Здравейте Христина,

      За да мога да отговоря на въпроса Ви ще ми е необходимо да се запозная с процедурата за поправка на записите. В нея най-вероятно е записано как да се извършват поправките по документите, пък било то и чек листи. Възможно коригиращо действие би могло да бъде обучение на персонала на тема поправка на записите, с цел корекциите да се извършват съгласно изискванията на процедурата.

      • Не е ли по-логично да се хвърли един поглед върху процедурата за поправка на документите и да се преработи така, че да върши работа на хората? Не може ли просто да се впише, че е допустимо върху чек листите да се нанасят корекции с химикал, а после може да се внедри един документ, обобщаващ тези чек-листи, който документ вече да е красиво прошнурован и прономерован, за да гали одиторското око…
        За поредна година се сблъсквам със следния лош навик на външните одитори: отиват в цеха при бай Иван, който зорлем е завършил 8-ми клас, но за сметка на това е майстор, та дрънка. И го пита този ми ти одитор нещо от типа на „как оценявате ефективността на извършвата от Вас дейност в рамките на организационната структура и какви коригиращи и превантивни действия предприемате?“
        И се поти човека, чини му се, че нещо е сбъркал, ама не може и да разбере какво. Той се поти, аз се потя, хем знам, че си пише човека съвестно в една опърпана тетрадчица, хем се чудя как да изляза от положение така, че човекът да не се почевства унизен, а одиторът да бъде задоволен.
        Та за одиторите и документите ми беше думата – нали не греша, че е важно да напаснем системата към организацията си, а не организацията към системата? Защото аз тази година отново ще покажа на одитора мазната, опърпана тетрадка на бай Иван…

        • Здравейте Петя,
          Ще започна от там, че одитите на системите за управление се правят с цел да се открият възможности за подобрения на СУ. С подобни въпроси на одиторите не виждам как би могло да се постигне това. От друга страна не съм съвсем съгласна с твърдението, че трябва да „напаснем системата към организацията, а не организацията към системата“. В стандартите с включени изисквания към системите за управление са заложени добри практики на управление, които повечето организации не спазват. А когато не се спазват тези практики няма как да очакваме ефективност на системата. По скоро проблемът идва от погрешното разбиране и прилагане на изискванията на стандартите, което води до обременяване на системата и ограничаване на нейните ползи за бизнеса.

  3. С други думи препоръчвате лустросани и красиви документи, безкрайна бумащина и ангажиране на работното време на персонала с попълване на куп излишни формуляри, вместо търсене на ефективна формула за добре работеща организация?
    Отново като пример: първата годита, когато въведохме система за управление, по съвет на консултант, на бюрото на секретарката цъфна едно безумие, наречено „дневник за регистрация на входяща и изходяща кореспонденция“, в което, при наличето на ефективно разработена компютърна система, надежден мейл клиент и работеща система за архивиране, девойчето убиваше по половин работен ден, буквално за да преписва пощата…
    Не казвам да се бяга от стандартите, казвам единствено, че понякога, вероятно поради прекомерния си професионализъм (и прекаленото четене на стандарти) одитори и консултанти стигат до крайности и забравят, че става дума за жива организация, живи хора и бизнес, който се опитва да е жив в не много леки условия.

    • Здравейте отново Петя,

      Не виждам от кои мои думи от коментара ми си вадите подобни изводи. Създаването на kachestvoto.com беше свързано именно с идеята да се дават разяснения относно изискванията на стандартите, с цел да се избегнат „Лустросаните и красиви документи, безкрайната бумащина…“. Друг е въпросът, че за да се намери „ефективната формула“ е необходим задълбочен прочит на съответните стандарти и търсене на подходящи възможности за конкретната организация.
      Може би, ако бяхте запознати с изискванията на стандарт ISO 9001 щяхте да знаете, че той не поставя изискване за водене на дневник за входяща и изходяща кореспонденция. Освен това стандарта допуска използването както на хартиени, така и на електронни записи, което означава, че дадена организация може дори да няма нито един хартиен запис.
      Отново ще подчертая, че за мен проблемът за обременяване на документацията по системите за управление се състои в неправилното тълкуване на изискванията на стандарта от една страна и липсата на ангажираност от страна на ръководството на организациите от друга.

      • При цялото ми уважение не аз, със своето непознаване на стандартите, а наетия консултант се опита да въведе въпросния дневник за входяща/изходяща кореспонденция. След една година (и след като се отказахме от консултантските услуги) лично премахнах това безумие и си уплътних служителката с далеч по-смислени задачи.
        Сайтът Ви е прекрасен и с удоволствие се консултирам с него, но това не променя факта, че одиторите си търсят излишните лустросани документчета, както и че всяка година губя 10 дни, за да приведа системата във вид, който да се хареса на външните одитори. И точно по такъв повод попаднах на Вашия сайт – за да намеря отговор как да направя нещо, така, че да е по вкуса на одиторите (без това да ми изтормози хората). И съответно съм благодарна за тази помощ, не ме разбирайте погрешно! Все пак смятам, че е нужно одитори и консултанти най-после да се примирят с този факт: поне 30% от изискванията на стандарта са излишни, забавящи, пречещи и ограничаващи бизнеса. Най-малкото, за да променя една буква в даден формуляр, следва да се нанесат и отразят промените на още поне 4 места. После ми говорете за ангажираността на рководството! Чиста бумащина си е, но какво да се прави – едно необходимо зло!

        • Както във всяка сфера, така и в областта на консултантските и сертифициращите услуги има добри професионалисти и такива, които не успяват да вникнат в смисъла на стандартите и тяхното прилагане. Ситуацията се усложнява и от факта, че внедряването на стандартите е доброволен процес, а у нас се прилагат по принуда. По тази причина се възприемат като нещо, което се изисква, за да пречи, а не да помага. Факт, който искрено се надявам бъдещето да промени и работя в тази посока.
          А когато говоря за ангажираност на ръководството нямам в предвид колко време отделя ръководството за поддържане на системата, а неговото разбиране и отношение към системата за управление. Защото смисъла на внедряване на системите за управление е да помагат на ръководството и да водят до постигане на целите на организациите, което в никакъв случай не мисля, че е нещо пречещо на работата и развитието на организацията.
          В този ред на мисли, не считам че има излишни изисквания, а по-скоро неправилно тълкуване на изисквания и от там обременяващо прилагане на практика. Въпрос на гледна точка и разбиране.

        • Димитър Попов20.02.2014 at 11:45Отговор

          Здравей, Пенка,
          Прочетох въпросите ти до тук и останах с впечатление, че ти поддържаш системи, само за пред одиторите. Искрено се надявам да не е така.
          Идеята да се променят записи се обсъжда в съдебната зала, не на одити. Промяната на документи, обаче, може да изисква РЕГИСТРАЦИЯ на документите в определените формуляри.
          Не знам кой консултант как е регламентирал при вас управление на записите, но не го намирам за редно да се отразява на 4 места всяка промяна на букви. Единствено от Вас зависи как ще е разписана системата и то така, че да не ви пречи, а да ви помага. Крайния резултат е сертификата, но преди всичко системата трябва да Ви помага. Още нещо съществено – избягвайте да си идентифицирате регулярни документи със системната идентификация. Особено ако са бланки, с които сте работили и преди това.
          Освен това НИКЪДЕ В НИКОЙ СТАНДАРТ не пише, че системата трябва да е ХАРТИЕНА. Напротив, в много фирми вече се въвежда изцяло електронна система, и като дойдат одиторите и ги слагат пред един ГОЛЯМ ТЕЛЕВИЗОР и им дават мишка. Ей тъй – да си цъкат. Аз като одитор съм гледал не една такава система.
          Какво Ви помага дневника за вх/изх кореспонденция? Предполагам че в него се отразяват заявките? Ако е така сигурно някъде другаде се отразяват също, от там да се сведат знанието на хората които трябва да ги изпълнят се пишат на още едно място, после при изготвянето се пишат на четвърто място и преди експедицията на пето… Ама това си е чисто безумие. С такива консултанти Бил Гейтс гладен ще умре. Използвайте си една проста екселска табличка, която е шерната между всички, които ще я използват и могат да допълват. Нищо сложно. Даже и хартия не ви трябва.
          Сигурно постоянно си подновявате системата – ами направете си уникална кодировка, която да ви позволи да вмъквате документи когато и колкото поискате, като извършвате регистрацията само в една електронна таблица, която да е някакъв тип мастър-файл (примерно на ексел) с линкове към всички документи. Ако е трудно прочетете как това може да стане на http://office.microsoft.com/bg-bg/excel/.
          Произвеждате храни – ок. Сертифицирани сте по ISO 9001 и ISO 22000. Ако сте сертифицирани по IFS защо ви трябват сертификатите по първите два стандарта – може би имате много пари и се чудите къде да ги пръснете ли? Отговорността на ръководството е от много голямо значение – всичко започва от решението и завършва с извода на шефа. Няма друг начин. Погледнато през призмата на стандартите – зад всяко изречение в Политиката се крият реални действия. Зад всяка цел, която сте дефинирали има реални очаквания (и възможност за проследяване на изпълнението), зад критериите за избор на представител на ръководството има реални качества на ПР. Затова е добре този човек да е дясната ръка на шефа ЗА ВСИЧКО.
          Системата Ви не е самоцел. Тя е инструмент – научете се да го използвате и ще видите колко много ползи има от това.

  4. Милка Иванова29.05.2013 at 11:32Отговор

    Външните документи – писма , договори, други, записи ли са, които разбира се спомагат за ефективно действие на организацията? Моля Ви, изпратете ми една примерна процедура за управление на записите да мога да я сравня с моята, за да не изпусна нещо, нямам консултант, за съжаление.

    • Здравейте Милка,

      Предполагам става въпрос за ISO 9001: 2008. Когато говорим за външни документи е необходимо да опишете по какъв начин ги управлявате. Под външни документи обикновено се разбират различните закони, наредби, правилници, нормативни актове, национални и европейски стандарти свързани с дейността и предлаганите от организацията продукти. Обикновено за тях се съставя списък и се определя отговорник, който да следи за тяхната актуалност. При необходимост се въвеждат правила за информиране на заинтересованите лица от организацията.
      Външни документи са също така договори и приложените към тях проекти, скици, планове, спецификации, чертежи и др./ако е приложимо/. Тяхното управление също трябва да бъде описано.
      Писмата, офертите, предложенията се отнасят до управлението на фирмената кореспонденция, която обикновено се управлява, чрез въвеждането на регистър за входяща/изходяща кореспонденция.
      Изпратила съм Ви примерна процедура за управление на записите на пощата.

  5. Производствено предприятие сме на специализирани машини в дървообработването. Когато водих записи в дневника за несъответствията и коригиращите действия смисълът им беше свързан основно с констуктивната документация, производство на детайлите и коригиращи действия при несъотвенствие на изделието. При проверка от одитора той кача че не това е смисъла на тези дневници, но нищо конкретно. Бихте ли могли да ни дадете конкретени примери за дневник на несъответсвието и коригиращи и превантивни действия.

    • Здравейте,
      Благодаря Ви за коментара.
      Въпросът Ви изисква допълнителна информация, без която ще ми бъде трудно да дам конкретни насоки. Предполагам става въпрос за система за управление на качеството по стандарт ISO 9001:2008. Изискванията на стандарта са насочени към определяне на възможните несъответствия и в последствие тяхното управление. Стандартът не поставя изискване за водене на дневници, но изисква създаването на регламент, който да се следва при всяко възникнало несъответствие. Документирането на предприетите действия трябва да се извършва съгласно т.8.3 Управление на несъответстващ продукт и 8.5.2 Коригиращи действия. На email-а Ви съм Ви изпратила примерен формуляр за документиране на констатирани несъответствия, който включва документиране на коригиращи и/или превантивни действия.

  6. Здравейте, каква е разликата между СОП и инструкция? Може ли методологията за оценка на риска да бъде инструкция, а защо не процедура? Благодаря

    • Здравейте,
      СОП е вид процедура. Процедурата е документ, описващ правила, задължения и отговорности за определен вид дейност. Инструкцията е документ с детайлно описание на конкретните дейности. Видът на документа се определя от самата организация. Методологията за оценка на риска е възможно да бъде и инструкция и процедура, а също така процедура с допълнителна инструкция към нея. Въпрос на преценка на организацията и решението й за задълбочаване по темата.

Оставете съобщение

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.