Формулярите и записите са част от документацията на СУК. В практиката си на консултант често забелязвам да се бърка тяхното значение и употреба. Според описанието на ISO 9000 „Основни принципи и речник” записът представлява документ, съдържащ получени резултати или представящ доказателство за извършени дейности. Това означава, че записите са онези документи, които използвате, за да отчитате вашата дейност. Чрез тях вие можете да докажете на хартия или електронен носител, какво и как се е случило. Примери за записи са: списък с измерими цели, политиката по качество, протокол от преглед на ръководството, дневник за поръчки, план-график за производство, списък с одобрените доставчици, анкетни карти, дневници за входящи суровини, дневници за профилактика на техническите средства за наблюдение и измерване и др.
Обърнете внимание, че в документацията ви те фигурират като образци-формуляри, които се превръщат в записи в момента, в който биват попълнени. Започнахте ли да се обърквате вече?
Ще се опитам да обясня с пример, но преди това малко пояснение за понятието формуляр. Формулярът представлява разработена и приета от ръководството форма или бланка за извършване на съответния запис. Представете си формулярите на данъчните декларации. За да подадете вашата декларация е необходимо да вземете одобрените от НАП бланки, било то на хартиен или електронен носител. Не можете на един лист да си напишете данните, както вие прецените и да ги предадете. Всъщност можете, но няма да ви ги приемат 🙂 Бланките в случая представляват формуляри. По същия начин както в СУК, те са одобрени от ръководството на НАП, но докато формулярите от СУК са валидни за съответната СУК, бланките за данъчните декларации са общовалидни за цялата страна. Разликата е единствено в мащаба. След като попълните бланката с вашите данни, тя вече се превръща в запис, който показва какви са били личните ви доходи през годината, колко данък сте платили и колко имате за доплащане, т.е. отчитате вашата дейност.
Според изискванията на стандарт ISO 9001:2008 вашата СУК се състои от наръчник по качеството, процедури, инструкции/при необходимост/ и формуляри, които представляват бланките за вашите записи. Когато сте проектирали вашата СУК сте обсъждали и приели параметрите на тези бланки, като сте им поставили съответната идентификация. Приложени на практика те не винаги се оказват най-доброто решение, което налага извършването на промени по тях. Промяната на документи от СУК не се извършва самоцелно, а се спазва реда и начина описани в процедурата за управление на документите и записите, която задължително присъства във всяка една система за управление на качеството. При промяна на параметрите на бланката/формуляра е необходимо да промените идентификацията на формуляра, като по този начин регистрирате изменението по документа. Как да направите това можете да видите отново в процедурата за управление на документите и записите.
Често срещани грешки свързани с употребата на формулярите:
- при използване на формуляра не се премахва антетката за разработил, проверил, утвърдил;
- не се спазва реда за промяна на съдържанието на формуляра указан в процедурата за управление на документите и записите;
- не се променя идентификацията на формуляра;
- не се отразява промяната на версията в списъка с документите;
- пропуски в разпространението на новия формуляр;
- неправилно архивиране на стария формуляр;
- липса на разяснения на персонала относно промените и начините на попълване на новия формуляр.