Setup Menus in Admin Panel

ISO системи за управление

Как да се подготвим за вътрешен одит?

Подготовка за одитПодготовката за вътрешен одит стои в основата на неговото успешно провеждане. Вътрешният одит е средство, което помага на ръководството да определи ефикасността на внедрената система и да открие възможности за нейното подобрение.

Отговорността е голяма и за това трябва да се положат максимални усилия за осигуряването на обективност и професионална добросъвестност за провеждане и докладване на резултатите от одита.

За подготовката и извършването на конкретния одит в организацията отговорност носи ръководителя на екипа(водещ одитор). Той трябва предварително да събере необходимата за подготовката на одита информация, като:

  • извърши преглед на документи и записи за целите на планирането - програма за одит, процедура за провеждане на вътрешен одит, наръчник, доклади от предишни одити и др.;
  • провери изискванията на приложимите нормативни актове и договорни споразумения;
  • определи дати за провеждане на одита;
  • определи наличието на специални изисквания свързани с достъп до конкретни местоположения, ниво на сигурност, здраве и безопасност;
  • определи необходимостта от технически експерти, водачи или наблюдатели.

На базата на получената информация и данните от програмата за одит ръководителят на екипа изготвя план за одит. Подробността на планът за одит се определя от обхвата и сложността на одита. Планът трябва да бъде гъвкав и да позволява промени по време на одит. Задължителни елементи на планът за одит са:

  • цел на одита - какво търсим?- съответствия с изисквания на стандарти, документи на системата;
  • обхват на одита - къде ще го търсим? - цялата система за управление, отделени процеси или направления;
  • критерии за одит - спрямо какво ще проверяваме? - стандарти, изисквания;
  • местоположение, дата на провеждане на одита, разпределение на работните часове и продължителността на дейностите - кога и колко време ще отнеме?;
  • методи за одит - по какъв начин ще проверяваме?;
  • роли и отговорности на членовете на екипа - кой и какво ще проверява?;
  • разпределение на ресурсите - какво е необходимо?

Освен задължителните елементи планът за одит може да включва допълнителна информация в зависимост от необходимостта - работен език, дата на предоставяне на доклада, въпроси свързани с опазване на професионалната тайна и сигурността на информацията и др.

Планът за одит се преглежда и утвърждава от ръководството. На практика обикновено се съставя заповед за провеждане на вътрешен одит съгласно утвърдения план за провеждане на одит, с която се запознават всички заинтересовани лица.

При съставяне на плана за одит ръководителят на екипа трябва да бъде запознат с подходящите методи за вземане на извадки, компетентността на одиторите и рисковете за организацията, създадени чрез одита. Така той може да разпредели задачите между участниците в екипа, като осигури постигането на целите на одита.

Ръководителят на екипа за одит определя отговорността на всеки член на екипа по конкретния процес, дейност, функция или направление. Важен момент в разпределението на задачите по плана е осигуряването на независимост - "при вътрешни одити, одиторите трябва да бъдат независими от преките ръководители на одитираната функция". Независимостта е задължително условие за постигането на безпристрастност и обективност на одита.

След разпределянето на задачите между членовете на екипа за одит е необходимо всеки от тях да се подготви за одитираната от него дейност. Подготовката включва преглед на документи по съответното направление и съставянето на работни документи, като чек-листове или въпросници. Работните документи не трябва да ограничават дейността на одитора и трябва да позволяват промени по време на одита.

И така вече сме готови да преминем към същинската част - извършването на одита.

А кога е вашият одит и подготвени ли сте за него?

    Ако статията Ви е била полезна, споделете я в любимата Ви социална мрежа!

spodelime

0 отговора за "Как да се подготвим за вътрешен одит?"

Оставете съобщение

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.