Повод за написването на настоящата статия е изискването за наличието на регламентирани правила за позоваване на акредитация от ИА БСА и използване на акредитационния символ на ИА БСА, в съответствие с BAS QR 5 Правила за ползване на акредитационния символ на ИА БСА, за позоваване на акредитация от ИА БСА и/или за позоваване на статута на ИА БСА като страна по многостранно споразумение.
Факт е, че не е достатъчно да се посочи в документацията на системата за управление, че позоваването на акредитацията и използването на акредитационния символ е в съответствие с BAS QR 5. Причината за това е необходимостта от разработване на „документирани процедури и правила за използване на своя знак/лого поотделно и едновременно с акредитационния символ/позоваване на акредитация.“ – т. 8 от BAS QR 5.
Друга важна особеност е, че разработените от акредитираните лица „правила и процедури трябва да са публично достъпни и да се предоставят на техните клиенти и на потенциални клиенти“. Това означава, че правилата трябва да бъдат лесно достъпни до клиентите, като например публикувани на интернет страницата на съответното акредитирано лице.
Причината за осигуряване на лесния достъп до правилата е от една страна клиентите да са запознати с начините за позоваване и тяхното значение, което да сведе до минимум възможността за заблуда по отношение на предоставения продукт от акредитираното лице. И от друга, необходимостта от запознаване с правата и отговорностите на самите клиенти по отношение на възпроизвеждането и включването в техни материали документи с акредитационния символ на ИА на БСА и логото на акредитираното лице.
Преди да продължа с разсъжденията ще направя някои уточнения относно използваните термини, съгласно BAS QR 5:
Акредитационен символ – символ, въведен от ИА БСА и предназначен за използване от акредитираните ООС с цел обозначаване на техния статут на акредитирани ООС.
Позоваване на акредитацията – текст, използван от акредитираните лица с цел обозначаване на техния статут на акредитирани от ИА БСА ООС.
ООС – орган, който извършва услуги за оценяване на съответствие.
И така,
Как да се разработят правилата за позоваване и използване на акредитационния символ на ИА БСА?
Като основа за разработването могат да се използват изискванията на BAS QR 5, като се определят специфичните правила за всеки ООС.
Безспорен факт е, че позоваването и използването на акредитационния символ се използва само в документи с резултати от дейности за акредитирания обхват. Но как точно? Това е ваше решение, което трябва да бъде регламентирано и документирано, за да може да е валидно за всеки издаван от ООС документ.
Къде ще поставите символа или текста?
Какъв шрифт ще използвате?
Ще комбинирате ли с логото на вашата организация?
Все въпроси, които изискват решение от ваша страна. Ако си задавате въпросът – къде да бъдат описани тези правила? моята идея е да бъдат оформени в отделен документ, наречен например „Правила за позоваване на акредитацията и използване на акредитационния символ на ИА БСА“ и където е необходимо в документацията да се прави позоваване към него. Например, в документите по т.7.4 Доклади и сертификати за контрол, където се прави описание на съдържанието на сертификатите/докладите от контрол, т.7.3 Записи от контрол – протоколи от контрол, т. 8.3 Управление на документи – оферти, рекламни материали и др.
При вземането на решения, свързани с използването на акредитационния символ е необходимо да се съобразите с изискванията за неговия размер, който според т. 5.2 на BAS QR 5 е:
- височина – 15 mm.
- ширина – 30 mm.
Допуска се пропорционално увеличение, но в определени граници, в съответствие с Приложение 1 на същия документ.
В правилата е необходимо да се посочи информация за действията на ООС, в случаите на:
- временно спряна акредитация;
- отнета акредитация;
- неакредитирани дейности.
Във връзка с възможността за подвеждане на клиентите много внимателно трябва да се обмисли използването на акредитационния символ в оферти, рекламни материали, електронни документи и на интернет страницата на ООС. Интересен факт е, че за да използвате акредитационния символ върху моторни превозни средства трябва да имате „изричното писмено съгласие на Изпълнителния директор на ИА БСА“ – т.7.2.1 от BAS QR 5.
На пръв поглед малки подробности, но пренебрегването на които могат до доведат сериозни санкции. Глобите за нарушителите варират в размер от 2000 до 10000 лв., съгласно разпоредбите на чл.41 на ЗНАООС(). Освен това, неизпълнението на правилата на BAS QR 5 се считат за значително несъответствие по BAS QR 2, в следствие на което се спира акредитацията за срок от 6 месеца или се отнема, в зависимост от допуснатите нарушения.
Всички действия и начини на използване на акредитационния символ и позоваване на акредитацията трябва да бъдат насочени към яснота по отношение на целта и обхвата на акредитацията и предотвратяване на всякаква възможност за подвеждане на клиентите относно качеството на предоставения от вас продукт. Аз не искам да подвеждам моите клиенти, а вие?