Получаването на сертификат за управление на качеството от серията ISO 9001 не е достатъчно условие за постигане на качествен резултат. Разработването и внедряването на системата за управление на качеството е само началото на един труден път към постигане на крайната цел – ефикасно управление на организацията.
Поддържането на СУК е предизвикателство, което изправя организациите пред изпитания свързани не само с промени в начина на работа, но и в спазването на вече създадените правила. Казвам изпитания, защото процесът на промяна е сложен, както за управляващите така и за служителите. И когато при разработване на СУК се налагат промени в начина на работа, след това поддържането на системата е много по-трудно. Създаването на нови правила на работа поражда необходимост от изграждане на навици у хората за тяхното изпълнение, което се явява първата стъпка в процеса на постигане на ефективна поддръжка. Ръководството на организацията трябва да създаде подходящите правила за работа и да проследи тяхната ефикасност, като следи за изпълнението на правилата заложени в процедурите и инструкциите на системата за управление на качеството.
Веднъж разработена документацията не означава, че ще остане така без възможност за промяна. Средата, в която работи организацията непрекъснато се променя и за да отговори адекватно на промените, организацията също се променя. СУК се развива и променя успоредно с промените в организацията, а понякога и самата тя го налага. За да се възползва от възможностите на СУК, организацията трябва да следи за своевременно отразяване на промените в документацията, което представлява втора стъпка. Например, произвеждате вафли и си закупувате готов крем. Но в даден момент решавате да си закупите оборудване и да започнете сами да си произвеждате крема. За да бъде обхванат процесът на производство на крем от системата трябва да разработите правила и технология за производството на крем и да ги включите в документация. Освен това при включването на нов процес в системата се засягат и другите процеси, което дава отражение върху връзките между самите процеси. Могат да се наложат промени в организационната структура, добавяне на нови процедури, инструкции или формуляри.
Трета стъпка е провеждането на вътрешни одити, чрез които се извършва проверка за спазване изискванията на стандарта и системата за управление на качеството. Провеждането на вътрешните одити на всички процеси се планира предварително и се провежда минимум един път годишно. При извършване на промени в начина на работа е необходимо провеждането на извънредни вътрешни одити на променения процес с цел установяване на правилното отразяване на промените. Вътрешните одити се провеждат от квалифицирани одитори, които могат да бъдат както служители на организацията, така и външни лица. Одиторите трябва да бъдат обективни и безпристрастни в процеса на одит, като не бива да забравяте условието, че одиторите не могат да одитират своята собствена работа.
Като четвърта стъпка е необходимо провеждането на прегледи от ръководството през планирани интервали от време, обикновено веднъж годишно. По време на прегледа, ръководството оценява ефикасността на системата и проверява дали е актуална към моментното състояние на организацията. Освен това, ръководството оценява до каква степен са постигнати целите на организацията, анализират се причините за промяна или невъзможност за постигане и се приемат нови цели за отчетния период. По време на прегледа се разглеждат въпроси свързани с подобряване ефикасността на процесите в организацията, възможности за подобрения на системата за управление на качеството или необходимост от извършване на промени. Независимо дали ще бъде по време на прегледа от ръководството или в друг момент, ръководството на организацията трябва непрекъснато да мисли в посока подобрение ефикасността на СУК. Стремежът към непрекъснато подобрение представлява петата стъпка, която придвижва организацията стъпка по стъпка към ефикасно управление, както на качеството, така и на организацията като цяло.