Гъвкав обхват на акредитация

През месец април, ИА БСА публикува нова процедура за Акредитация на гъвкав обхват – BAS QR 32. Целта на процедурата е да регламентира процеса за оценка на органи за оценяване на съответствието/ООС/, които желаят да внедрят и поддържат система за управление с гъвкав обхват на акредитация.

Какво е гъвкав обхват?

До сега акредитацията се извършваше само за фиксиран обхват, т.е. в заповедта за акредитация се съдържа подробна информация за дейностите, които са оценени и акредитирани – методи, процедури, стндарти, нормативни документи с детайли относно година, версия, дата. Описанието на толкова подробна информация създаваше проблеми за ООС в случаите на промени във версия/издание/метод/норми било то на нормативен акт, стандарт или процедура. В такива случаи ООС информира ИА БСА, представя анализ на промените и очаква становище и преиздаване на заповедта за акредитация. Процес, който в зависимост от конкретния случай отнема време, в което ООС не могат да удовлетворят изискванията на своите клиенти. Тези трудности доведоха до появата на този така наречен гъвкав обхват за акредитация.

Гъвкавият обхват на акредитация позволява ООС да правят изменения по вече акредитираните методологии и други параметри, без да се преминава през процедурата за преиздаване на заповедта за акредитация и свързаните с това усложнения.

Важно е да се направи уточнението, че измененията не включват въвеждането на нови методи, продукти, процеси, услуги, параметри. За такъв вид изменения се процедира по реда на разширяване на обхвата за акредитация.

Гъвкавият обхват може да се отнася както за целия обхват на акредитация, така и за отделни части от него. Изборът на подходящ вариант е отговорност на ООС.

За органите за сертификация на системи за управление, органи за сертификация на лица, органи за валидация и верификация не се предоставя възможност за избор на гъвкав обхват.

Степен на гъвкавост

1. Приложение на нови(актуализирани) версии(издания) на документи, дефиниращи методите и критериите за оценка на съответствието. Прилага се от органи за контрол, органи за сертификация на процукти, лаборатории за изпитване, лаборатории за калибриране, медицински лаборатории.
2. Гъвкав обхват на базата на общи методи за изпитване със степен на гъвкавост за: продукти, групи/подгрупи продукти, вид на изпитване и/или комбинация от тях. Прилага се за лаборатории за изпитване, медицински лаборатории и организатори на изпитвания за пригодност.

Какви са изискванията към ООС?

Решението за въвеждането на гъвкав обхват зависи не само от техническите способности на ООС, но и от способността му да управлява процеса на прилагане на гъвкав обхват. В тази връзка едно от изискванията към ООС е да имат документиран процес(процедура) за анализ, разработване и изпълнение на дейностите при гъвкав обхват на акредитация. Описанието на процеса трябва да включва подробна информация за:

• начина на определяне на входните изисквания;
• реда за разработването на услугите по оценяване на съответствието;
• реда за валидиране и верифициране на изпълнението на изискванията;
• отговорностите за управление на гъвкавия обхват;
• процеса на преглед и потвърждаване на заявените дейности, че попадат в границите на гъвкавия обхват на ООС.

Второ изисквание е ООС да поддържа Списък с датирани версии на стандартите, техническите спецификации и нормативните документи, спрямо които извършва дейностите по оценяване на съответствието. Изискване е списъкът да се поддържа актуален и да бъде публично достъпен.

Трето изискване е ООС да опише действията си при запитване за услуга, която не е извършвана преди. Например, клиент прави запитване за оценяване на съответствието по стандарт, чието издание е променено преди една седмица и ООС не е работил по тази нова версия. Действията на ООС трябва да включват:

• информиране на клиента, за невъзможността си да извърши тази дейност, докато не приключи разработването и одобряването на дейността;
• информиране на клиента за промяна на срокове, цени;
• осигуряване на необходимите ресурси, средства, персонал за изпълнение на дейността;
• валидиране и верифициране на метода(новото издание на стандарт);
• актуализиране на списъка с датирани версии.

Изискване е да се използват само помещенията, които са декларирани и оценени от ИА БСА.

Ако при валидиране на дейностите се стигне до заключението, че ООС не е в състояние да извърши дадената дейност, то ООС трябва да гарантира, че ще извърши анализ на причината и ще предприеме адекватни коригиращи действия – да информира клиента, да преразгледа процедурите и методите, да предифинира границите на гъвкавия обхват.

Как се кандидатства за гъвкав обхват?

• при първоначална акредитация и при разширяване на обхвата за степен на  гъвкавост по т.1;
• за степен на гъвкавост по т.2 могат да кандидатстват ООС след първи цикъл на акредитация, когато се потвърди стабилността на системата за управление.

ООС с фиксиран обхват могат да кандидатстват за гъвкав обхват като подадат заявление за разширяване на обхвата за акредитация(или на етап преакредитация) и представят следните документи:

• обхват на акредитация с посочена степен на гъвкавост – за целия или за части;
• процедура за прилагане на гъвкав обхват;
• списък на отговорния персонал за гъвкав обхват.

Оценяване и акредитация на гъвкав обхват

ИА БСА разглежда заявения обхват и извършва оценка на рисковете, свързани с дейностите на ООС. При оценката на място се добавя допълнително време за оценяване на процеса на управление на гъвкавия обхват – описание на процеса и изпълнение на практика. Ако по време на оценката на място се установи, че ООС не е изпълнил изискванията за гъвкав обхват ще бъде констатирано несъответствие, свързано с прилагане на гъвкав обхват.

Получаване на акредитация на гъвкав обхват

Органи за контрол

При положително становище от ИА БСА след оценка на място се издава заповед за акредитация, в която стандартите/документите не се датират. Преди таблицата се изписва, че типът на обхвата е гъвкав, а под таблицата се посочва в забележка, че въвеждането на нови издания/версии на стандарти е разрешено.

В случай на заявен обхват като комбинация от гъвкав и фиксиран, преди таблицата се изписва – „фиксиран и гъвкав обхват“, като стандартите/документите с гъвкав обхват са обозначени със звезда *.

И в двата случая, ООС е длъжен да предоставя актуален списък на стандартите/документите.

Примери за изписване на обхвата за различните типове обхват и различните ООС, можете да видите в Приложение 1 на BAS QR 32.

Забележка: тексът с наклонен шрифт е бележка на автора и не фигурира като изискване или пояснение в процедура BAS QR 32.