От предишния материал стана ясно, че първата стъпка в интегрирането на СУК и ERP системата е определянето на процесите в организацията и тяхното взаимодействие. Но преди да заговорим в дълбочина за процесите, нека да разгледаме:
Какво е процес?
Според стандарт ISO 9000 Системи за управление на качеството. Основни принципи и речник, процесът се разглежда като „съвкупност от взаимосвързани или взаимодействащи си дейности, които превръщат входните елементи в изходни елементи”.
При определянето на процесите в дадена организация, често възниква въпросът до каква степен да се задълбочим и колко дейности да обхванем в един процес. Като например възможно е производството да се разглежда като един процес, съставен като съвкупност от дейности, но ако се задълбочим можем да разглеждаме всеки от цеховете например, като отделни процеси. Всичко зависи от необходимостта и желанието за контрол над съответните дейности.
Независимо от обхвата на един процес, дейностите се извършват в определена последователност и изходните елементи на един процес се явяват входни елементи на други. Взаимовръзката между процесите в СУК е показана в процесния модел представен в стандарт ISO 9000.
От процесния модел се вижда както взаимодействието между отделните процеси, така и тяхното разпределение по раздели в стандарт ISO 9001 Системи за управление на качеството. Изисквания. Моделът е специфичен за всяка организация и обикновено е показан в наръчника по качество. На базата на процесния модел на организацията може да се помисли за интегриране на всеки един процес с възможностите на ERP системата.
Като имаме в предвид, че ERP системата се явява помощен инструмент трябва да търсим интеграция най-вече в основните и спомагателни процеси на СУК. Отново ще обърна внимание, че ERP системата помага на ръководството във вземането на управленски решения, но не може да управлява вместо него. Затова не бива да се очаква, че с въвеждането на ERP система ще бъдат решени проблемите в организацията.
За съпоставка на процесите ще използвам представената на семинара „Ефективност чрез интеграция на системата за управление на качеството и софтуера за управление на бизнеса“ ERP система – Infor. Възможно е да има разлики в някои от наименованията, които ще използвам с другите ERP системи, но обикновено логиката, която се следва е една и съща. Като основа за интеграция ще използвам СУК, защото чрез нея се извършва цялостното управление на организацията, а ERP системата е инструментът, който подпомага ръководството във вземането на ефективни решения.
Къде са допирните точки?
4. Система за управление на качеството.
4.1. Общи изисквания – общи изисквания към системата. Тук в помощ може да бъде модула Дизайнер на предприятие, където са вградени средства за изграждане на бизнес модела, отразяващ процесите в организацията и тяхната взаимовръзка. Процесите в организацията и тези заложени в системите трябва да бъдат едни и същи, така че възползвайте се от възможността на модула, за да разиграете различни казуси и варианти.
4.2. Изисквания към документацията.
4.2.1. Общи положения. Стандартът ISO 9001 поставя изискване за наличието на политика и цели, наръчник по качество, документирани процедури свързани с управление на документите и записите, коригиращи и превантивни действия, управление на несъответстващ продукт и вътрешни одити. Освен това е необходимо наличието на записи за ефективно управление на процесите в организацията. Важен момент тук е възможността, която предоставя стандарта – документацията може да бъде представена във всякаква форма и на всякакъв носител, т.е. в случая можем да се възползваме от електронния вариант на документите и записите в комбинация с информационната ERP система.
4.2.2. Наръчник по качество. За описание на взаимодействието между процесите на СУК е възможно използването на препратки към модула на ERP системата за дизайн на процесите. Тук е необходимо да се обърне внимание, че обхвата на СУК е по-голям и касае цялостното управление на организацията, докато ERP системата прави описание на отделните процеси.
4.2.3. Управление на документи. Повечето ERP системи предлагат възможността за управление на документи и техните изменения. В този случай е необходимо да се установят възможностите за създаване, изменение, разпространение, съхранение и достъп до документите в ERP системата и да се използват при създаване на регламента в задължителната процедура Управление на документи.
4.2.4. Управление на записите. При използване на ERP система в работата на организацията е логично използването на електронни записи. Изискването на стандарта е те да бъдат идентифицирани, като записи от СУК и съответно управлявани. ERP системите предоставят тази възможност, но зависи от вас как и до колко ще се възползвате от нея.
Следва продължение…