Как да напишем доклад от одит?

По време на одит, одиторът води записки за събраните доказателства и ги оценява спрямо критериите на одита. Резултатът от оценяването показва съответствие или несъответствие. Но каква част от тази информация трябва да бъде записана в доклада от одит?

Съдържание на доклад от одит

Каква информация да се съдържа в доклада от одит е описано в т.6.5.1 от БДС EN ISO 19011:2018. Когато става въпрос за вътрешен одит основните елементи на доклада би следвало да включват информация за:

• цели, обхват, критерии на одит;
• екип за одит;
• дати и местоположение на одита;
• констатации и свързаните с тях доказателства;
• заключения от одита.

Доклад от одит

Пример:

Цел на одита: Оценяване на съответствието с изискванията на стандарт БДС EN ISO 9001:2015 и на системата за управление на качеството.

Обхват: Дейността на организация Х, която се извършва на местоположение Y.

Критерии на одита: БДС EN ISO 9001:2015, СУК.

Екип за одит: MM – Ръководител на екип за одит; ПП – одитор.

Дати и местоположение на одита: 3-5.05.2020г., Административна и производствена база на организация Х – гр. ХХХ, ул. ZZZ № SS.

Констатации от одит:  Това е мястото където трябва да се посочат констатациите – съответства/несъответства спрямо критериите на одита и доказателствата в подкрепа на съответната констатация. Практиката показва, че съществува разбиране да се документират само несъответствията или да се представят доказателства само за констатирани несъответствия. За да се създаде увереност в дадена констатация са необходими доказателства. Така, че независимо от констатацията – съответствие/несъответствие е необходимо да бъдат посочени какви са доказателствата за това.

Когато критерия на одита е стандарт, както в случая БДС EN ISO 9001:2015 е логично констатациите да се представят по съответните точки на стандарта.

Пример: т.9.3.3 от БДС EN ISO 9001:2015 изисква изходните елементи от прегледа да включват информация за „възможностите за подобряване; всяка необходимост от изменения на СУК; потребност от ресурси“ и да се „съхранява документирана информация като доказателство за изходните елементи от прегледа от ръководството“.  

Констатации от одит (вариант 1) – В организация Х се провеждат периодични прегледи от ръководството съгласно правилата определени в процедура Преглед от ръководството, версия 1 от 1.10.2018г. Резултатите от прегледа се документират в протокол от преглед от ръководството. Прегледана информация:

• Заповед №27/6.01.2020г. за провеждне на преглед от ръководството на 13.01.2020г. с включен дневен ред;
• Протокол №5/13.01.2020г. от преглед от ръководството с взети решения, свързани с 2 възможности за подобряване, необходимост от изменения в СУК във връзка с промяна на организационната структура и потребност от ресурси по направления.

Прегледаната информация показва съответствие с изискванията на т. 9.3.3 от БДС EN ISO 9001:2015.

Констатации от одит (вариант 2) – В организация Х се провеждат периодични прегледи от ръководството съгласно правилата определени в процедура Преглед от ръководството, версия 1 от 1.10.2018г. Резултатите от прегледа се документират в протокол от преглед от ръководството. Прегледана информация:

• Заповед №27/6.01.2020г. за провеждне на преглед от ръководството на 13.01.2020г. с включен дневен ред;
• Протокол №5/13.01.2020г. от преглед от ръководството. 

Несъответствие: В представения Протокол №5/13.01.2020г. от преглед от ръководството липсва информация за изходните елементи от прегледа.

Заключения от одит: В заключенията се дава становище за степента на съответствие с критериите за одит. Стандарт БДС EN ISO 19011:2018 дава указания, че в заключенията от одит могат да се засегнат въпроси като:

• ефикасното функциониране и поддържане на системата за управление;
• постигане на целите на одита;
• препоръки за подобряване;
• препоръки за бъдещи дейности за одит.

Пример: Функционирането на СУК беше проведено извадково чрез одит на място в организация Х. По време на одита се извърши оценяване на съответствието на внедрената СУК с изискванията на БДС EN ISO 9001:2015, като бяха взети предвид особеностите на дейностите и процесите. Доказателствата бяха събрани чрез провеждане на разговори, преглед на документирана информация и наблюдение на изпълнението.

По време на одита са констатирани 9 несъответствия, представини в таблица 1 и класифицирани съгласно процедура Вътрешни одити, версия 1/1.10.2018г.  За констатираните  несъответствия е необходимо представянето на допълнителна информация  за предприетите корекции и коригиращи действия в срок до 20.02.2020г.