Предимства и недостатъци на дистанционния одит

В днешно време провеждането на дистанционни одити е все по наложително. От една страна, напредъкът в технологиите, който позволява на одитора да получава данни, да провежда интервюта и да прави наблюдения на организации, независимо къде се намират, и от друга мерките, които се предприемат във връзка с ограничаване разпространението на COVID -19.

Всеки одитор ще трябва да се адаптира към новата ситуация, ако иска да продължи развитието си в тази посока. В последните версии на БДС EN ISO 19011:2018 се обръща все повече внимание на този вид одити и се предоставя информация, която да помогне на одиторите да се справят с новото предизвикателство.

Провеждането на дистанционни одити е предзвикателство както за одиторите, така и за одитираните организации и за органите за сертификация и акредитация.

Какво е дистанционен одит?

Дистационният одит като процес е същият като одита на място, но при дистанционния одит се използват информационни технологии и съобщителни средства за получаване на обективни доказателства, като например:

• споделяне на файлове/документи чрез електронна поща, Google Drive, Box;
• провеждане на интервю или наблюдение на изпълнението на процеси и дейности чрез видеоконферентна връзка – Skype, Zoom, Viber и др.

Някои области представляват сериозно предизвикателство за одитиране чрез дистанционен одит, като производствени процеси, съхранение на продукти. В тези случаи е подходящо провеждането на комбиниран одит, който включва дистанционен одит за дейностите, за които е възможно и одит на място за тези, за които не е.

Предимства на дистанционния одит

Основните причини в подкрепа на дистанционния одит са:

• спестяване на време и пари – не е необходимо да се губи време за пътуване до местоположението и пари за командировъчни, нощувки и други разходи, при условие, че повечето данни и документи са достъпни отвсякъде;
• избягва се посещението на места с ограничен достъп, като труднодостъпни, изолирани зони, зони със строг разрешителен режим на влизане или затворени за външни лица;
• организацията по провеждане на одита се облекчава предвид осигуряване на придружители на одитора, провеждане на инструктажи, резервиране на конферентни зали, прекъсване на редовния работен процес на някои служители, почистване и дезинфекция;
• по-ефективна работа на одитора – за одитора ще бъде по-комфортно и удобно да преглежда данни и документи на спокойно място с възможност за използване на интернет, монитор, принтер и др.

Недостатъци на дистанционния одит

Дистанционният одит се прилага сравнително от скоро и все още доверието в него като начин за събиране на надеждни доказателства е твърде малко. Органите за сертификация и акредитация пристъпват много предпазливо и плахо към този вид одит, а в някои случаи дори не го приемат. Причините за това са:

• трудности при планиране на одита и определяне на необходимито време за одитиране на дейностите от разстояние, така че да се съберат необходимите доказателства за адекватна оценка на съответствието с критериите за одит;
• притеснения относно способността на одитора да оцени съответствието без да посещава местоположението на място;
• несигурност относно техническите познания на одиторите за използване на новите технологии и съобщителни средства.

От друга страна, проблемите с които се сблъсква одитора при провеждане на дистанционен одит са свързани с:

• трудности при осъществяване на ефективна комуникация с одитираната страна. Когато одиторът не е на място в организацията, процесът на одит се измества във виртуална среда, като в одитираната страна се създава усещането, че предстои разговор с одитора по телефон, може в момента, но може и малко по-късно, защото например е възникнала някаква спешна задача. Същото важи и за представяне на данни и документи. Това води до увеличаване на времето за провеждане на одита, което е еднакво неблагорпиятно и за двете страни одитор и одитиран;
• технически проблеми с техника, интернет връзка, липса на определени информационни приложения или несъвместимост на системите;
• липса на знания за използваните информационни технологии.

Независимо от изброените трудности, дистанционният одит е одитът на бъдещето. Неговите предимства са безспорни, тъй като води до намаляване на разходите и повечето организации все повече ще го предпочитат, а ние като одитори ще трябва да се съобразим с това.