Преди приемането на новата версия на стандарт ISO 9001:2008 представител на ръководството/упълномощен представител на ръководството/ можеше да бъде всеки служител на организацията имащ съответните познания и подготовка. Но в новата версия това вече не е възможно и представителят на ръководството трябва наистина да е представител на ръководството, т.е. член на ръководния състав на организацията.
Защо е необходимо това изискване?
Защото независимо за какъв тип система за управление става въпрос нейната основна роля е постигане на поставените цели. В такъв случай не е възможно да се прехвърли отговорността за постигане на целите на организацията на някой друг извън ръководния състав.
Задачата на представителят на ръководството е да управлява ефективно системата, което означава да изпълнява типични ръководни функции – планиране и организиране на дейностите по системата, делегиране на права и отговорности, мотивиране на персонала, контрол на изпълнението, наблюдения и анализ на резултатите. Тежка и отговорна задача, която не може да се прехвърли просто ей така на някой служител от организацията.
Често работата по поддръжката и управлението на системата за управление се възприема като досадна и обременяваща дейност по попълване на едни също толкова досадни и ненужни документи. Но пък сертификата е необходим и поради тази причина дейностите по управление на системата се прехвърлят на някой не толкова зает служител обикновено с цел уплътняване на работното време. Нищо не подозиращият служител изведнъж попада в света на стандартите, за които в повечето случаи дори и не е чувал и започва да се опитва да се справи с поставената задача. Не твърдя, че стандартите са сложна материя, но те не съдържат конкретни стъпки за изпълнение, които един служител очаква да види и да изпълни. В тях са посочени насоки и добри практики на управление, които трябва да се осмислят и да се приложат след като се отразят спецификите на съответната организация. А това би могло да се направи само от ръководството на организацията.
След определяне на целите и внедряване на системата е възможно прехвърлянето на определени дейности на отговорен служител, но с пълната яснота, че отговорността по управление на системата си остава на ръководителя. Тогава можем да твърдим за изпълнение на изискването за ангажимент на ръководството. Защото ръководството ще се стреми да намери пътя към постигане на поставените цели, а нали това е целта на всяка една система за управление.
Вземането на решения за разрешаването на конкретен проблем трябва да не са просто свързани с отстраняване на проблема, а да са в синхрон с поставените цели. Тогава изпълнението на по-малките цели и задачи ще доведат до изпълнението на големите/стратегическите цели на организацията.
За съжаление времената са тежки и ръководителите са поставени пред не леката задача да осигурят съществуването на своите организации. Намирането и задържането на клиенти при свит пазар е предизвикателство за всеки. Клиентите осъзнали своята сила стават все по претенциозни и чувствителни по отношение на предлаганите продукти и е все по-трудно да бъде осигурена тяхната лоялност. Затова ръководителите са насочили своя поглед към постигане на оптималното съотношение между качество и цена, така че да удовлетворят своите клиенти и да осигурят бъдещото си развитие. Необходим и логичен ход. Но ако се замислим по внимателно ще си дадем сметка, че това също е цел, която може да бъде заложена като цел на една система за управлението на качеството например. И ако се използват добрите практики за управление предоставени от стандарта ISO 9001:2008, системата ще помогне за изпълнението на целта. Все пак в изграждането и внедряването на системата са инвестирани средства, време и предполагам известно количество нерви. Така, че използвайте я максимално. Какво губите?