Доставчиците играят изключително важна роля в процеса на създаване на продукта. Те се явяват първия елемент от веригата и от качеството на предоставения от тях продукт, зависи качеството на създадения от организацията продукт. Във тази връзка е необходимо създаването на подходящ процес на управление на взаимоотношенията с доставчиците, който да гарантира,че закупения продукт отговаря на поставените изисквания.
Отминаха времената, когато организациите трупаха запаси от материали на склад. Сегашната ситуация принуждава ръководствата да планират ежедневно/ежеседмично/ежемесечно необходимостта от ресурси и да избягват „затварянето“ на средства под формата материални запаси. Този подход обаче изисква създаването на взаимноизгодни отношения с доставчиците, при който организацията ще може да разчита, че във всеки един момент ще е възможна доставката на необходимите продукти, при това с изискваното от нея качество.
Създаването на взаимноизгодни отношения с доставчиците е един от 8-те принципи за управление на качеството и организациите внедрили и поддържащи системи за управление на качеството, в съответствие с БДС ISO EN 9001:2008 са поставили основата на изграждане на взаимноизгодни отношения с доставчиците, чрез изпълнение на изисквания на т.7.4 Закупуване. Това е добре, първата стъпка е поставена, но съвсем не означава, че е постигната целта.
Да припомня, че изискванията на стандарта са насочени към определянето на критерии за подбор, оценяване и повторно оценяване на доставчиците, описание на изискванията към продукта и определяне на методите за проверка за съответствие, които изисквания са насочени повече в посока на осигуряване на качеството на закупения продукт, отколкото в създаването на отношения на базата на взаимна полза.
Когато говорим за взаимоотношения, пък било то и между организации се намесват фактори, които е трудно да бъдат представени под формата на изисквания. Тук става въпрос за разбирания и ценности, споделени и подкрепени от организацията и нейните доставчици. Тук става въпрос за изграждане на доверие, което не е подвластно на изисквания, а на ценностна система.
Организациите и нейните доставчици са взаимнозависими. Ако организацията е постига успехи и нейните доставчици ще постигат. Ако организацията търпи загуби и доставчиците ще регистрират загуби. Тази зависимост подсказва, че целта е една – взаимен стремеж към успех.
Как да се постигнат взаимноизгодни отношения?
Насоки за изграждане на взаимноизгодни отношения с доставчиците дава стандарт БДС EN ISO 9004:2009 „Управление за дълготраен успех на всяка организация. Подход за управление, чрез качеството“. Интересно е, че стандартът разглежда доставчиците в раздел 6 Управление на ресурсите, в една точка с партньорите, т.е. разглежда доставчиците като вид партньорства, които организацията трябва да се стреми да развива и да подобрява.
Но преди да помисли за развитието на партньорствата, организацията трябва да подбере най-подходящите партньори, които отговарят на нейните критериите. Тъй като говорим за стандарт БДС EN ISO 9004:2009, който се явява надстройка на БДС EN ISO 9001:2008 ще трябва да признаем, че стандартните критерии като качество, цена и срок на доставката не са достатъчни. Когато стремежът е насочен към подбор на партньори трябва да се обърне внимание на фактори, като:
- способност на партньорите да създават стойност за организацията;
- потенциала на партньора за непрекъснато подобрение;
- рисковете от взаимовръзките с даден партньор.
След избора на партньори идва моментът, в който организацията трябва да помисли за изграждането на отношения, осигуряващи взаимна полза и развитие, като се стреми да:
- предоставя ресурси – информация, знания, експертен опит и др.;
- осигурява ясна и открита форма на комуникация;
- споделя информация относно бъдещи си планове;
- обсъжда съвместни дейности за развитие и подобряване на изпълнението;
- събира обратна информация относно постиженията на партньорите.
Полезен инструмент при подбор на доставчици и оценка на възможностите им за удовлетворяване изискванията на организацията е одитът от втора страна. Одитът позволява на организацията да се запознае от близо с начина на работа на съответния доставчик и с неговите възможности в посока потенциал за развитие и изпълнение на поставените задачи.
Процесът на създаване на взаимноизгодни отношения с доставчиците е дълъг, защото не приключва с техния избор и оценка, а е свързан с непрекъснат стремеж за подобряване на качеството, цената и доставката на продуктите и подобряване работата и постиженията на доставчиците.
Ползите от изграждането и поддържането на взаимноизгодни отношения с доставчиците са свързани с:
- възможност за създаване на по-голяма стойност;
- гъвкавост и бързина на реагиране в следствие на промените на средата;
- оптимизация на разходи и ресурси.
За повече информация и насоки – БДС EN ISO 9004:2009 „“Управление за дълготраен успех на всяка организация. Подход за управление, чрез качеството“.