Наръчникът по качество беше задължителен документ от ISO 9001:2008(т.4.2.2). Дълго време се водеха спорове какво трябва да съдържа един наръчник, въпреки ясно дефинираните изисквания. И дойде моментът, в който в ISO 9001:2015 няма изискване нито за наръчник, нито за процедури, нито за записи, а само за документирана информация. Логично е човек да си зададе въпросът: Как да се отговори на новите изисквания и какво да се прави със старите документи?
Тъмната страна на наръчника по качество
В практиката си съм срещала какви ли не форми на наръчник. За съжаление нямаме нагласата да използваме наръчника като документ, представящ организацията пред клиенти, партньори, доставчици, институции. Идеята е наръчникът да описва внедрената в организацията система за управление – обхват, процедури, процеси и тяхното взаимодействие. Но често се случва наръчникът да представлява обемист материал от 20-50 страници, в който е направено подробно описание по всяка една от точките на стандарта и събира прах на някой рафт. В повечето случаи информацията се дублира с тази в процедурите, което първо е излишно и второ е потенциална възможност за допускане на грешки и несъответствия.
От гледна точка на консултант ще споделя, че съществуват случаи, когато наръчникът разработен по точки от стандарта е бил полезен, особено при по-ниско ниво на зрялост на организацията. Не изключвам и онази страна на въпроса, когато такъв тип наръчник създава удобство на одитора при извършване на одит. Но времената се променят и в новата версия на ISO 9001:2015 вече няма изискване дори за съществуването на наръчник.
Да има ли наръчник или не?
Факт е, че в ISO 9001:2015 няма изисквания за наличието на наръчник и задължителни процедури. Но това означава ли да се откажем от всичко добре познато и работещо?
От Приложение А(информационно) на ISO 9001:2015, става ясно че:
- „В този международен стандарт няма изискване да бъде прилагана неговата структура и терминология за документираната информация на системата за управление на качеството на организацията“
- „Няма изискване термините, използвани от дадена организация, да бъдат заменяни с термините, използвани в този международен стандарт….“
- „Организациите могат да избират да използват термини, които са подходящи за техните дейности(например, като използват „записи“, „документация“ или „протоколи“, вместо „документирана информация“….)“.
На практика това означава, че на организациите са дава свободата да избират, как да бъде документирана системата за управление на качеството и дали да включва наръчник или не. Възможни са следните варианти:
- промяна на съществуващия наръчник с включване на новите моменти от ISO 9001:2015;
- разработване на нов наръчник по структурата на ISO 9001:2015;
- разработване на нов вид документ/наръчник или друго/, например процесно-ориентиран или описание на обхват, процеси, документи;
- отпадане на наръчника по качество като документ от системата.
Въпреки, че в ISO 9001:2015 няма изискване за наличие на определени документи – наръчник, процедури, това не означава, че създадените регламенти няма да бъдат определени, утвърдени и разгласени под някаква форма. Предимството на новата версия е, че организацията определя как да докаже съответствието с изискванията. Възможно е да има устен регламент за дадена дейност, като доказателство за прилагането му би било, ако персоналът е запознат и демонстрира неговото познаване при изпълнение на съответната дейност.
Наръчникът на бъдещето
Същата идея, но по-различна форма. Дали ще се казва наръчник или по друг начин е решение на организацията. Новият документ може да съдържа информация като:
- Ние сме организация XYZ;
- Ние произвеждаме тези продукти и/или предоставяме тези услуги;
- В нашата организация е внедрена система за управление на качеството, която обхваща тези процеси – обхват на системата;
- Не прилагаме тези клаузи от стандарт ISO 9001:2015, поради тези причини;
- Това са нашите процеси и тяхното взаимодействие – процесен модел;
- Това е средата, в която функционира организацията XYZ – външни и вътрешни обстоятелства;
- Заинтересованите страни, които са свързани със системата са тези.
Това е опростен модел на новия документ, който не претендира да обхване всички изисквания на ISO 9001:2015, но пък е със стремеж да избяга от формалното и да бъде полезен. Освен изброената информация може да бъде включена мисията, визията и политиката на организацията. Въпрос на виждане, потребност и желание. Истината е, че ще е необходимо повече творчество, за да се получи максималната полза от изискванията, вместо да се трупат безполезни документи.