В днешно време успешното управление на веригата на доставките се превръща в ключов фактор за оцеляването на всяка една организация. От една страна е стремежът за постигане на по-ниска доставна цена, а от друга не допускането на прекалена близост с доставчиците, която да им позволи да влияят на нашия бизнес. Все по-често се сблъсквам с нежеланието на фирмите да се обвържат със своите доставчици чрез договори, именно поради изброените причини. Противно на японския модел, където доставчиците се „управляват” чрез партньорски взаимоотношения, ние тук все още се страхуваме да се доверим. Може би с право, но по този начин губим възможността да споделяме информация с нашите доставчици и да координираме по-ефективно общите задачи.
Със сигурност в практиката на всяка фирма съществуват доставчици, с които са изградени отношения на доверие и такива, с които не са.И в двата случая, важното условие, за да работим с тях е да доставят продукт или услуга отговаряща на зададените от нас изисквания. В крайна сметка целта ни е да получим определено количество продукти/услуги с определено качество, в определено време и на определена цена. Подходите за постигане на целта ще бъдат различни и ще се определят от моментните ни взаимоотношения с доставчиците. Ако сме изградили отношения на доверие и партньорство, взаимодействието ще бъде коректно и ползотворно. В такива случаи можем да помислим за инвестиции в общо развитие, което да допринесе за подобряване ефективността на действията и намаляване на разходите. Ако въпреки усилията не успяваме да постигнем желаната форма на взаимодействие, можем да сменим доставчика или поне да се опитаме да намерим алтернативни варианти.
Процесът на подбор и оценка на доставчиците е различен в зависимост от продукта, който се предлага. Подборът на доставчици касае случаите, в които се търсят нови доставчици. За тях е необходимо да се направи първоначална оценка, която да включва проверка на предлаганите от доставчика стоки или услуги и тяхното съответствие с изискванията на организацията. В някои случаи е възможно закупуването на пробно количество продукти с цел извършване на проверката или попълване на въпросници. Резултатите от проверката ще покажат дали наистина продуктите са такива, каквито твърди доставчика и дали можем да разчитаме на него. В други случай е възможно да се направи одит на доставчика с цел установяване на действителното състояние на процесите и възможностите му да изпълни отправените към него заявки. Освен техническата проверка за съответствие бихме могли да направим и финансова оценка, която да ни даде представа за стабилността и сигурността на доставчика. След успешно премината първоначална проверка доставчикът може да бъде включен в списъка с одобрени доставчици. Така при изпълнението на дадена поръчка можем уверено да заявяваме към доставчиците включени в списъка, защото ще сме сигурни, че те отговарят на нашите изисквания.
Списъкът с одобрените доставчиците представлява документ, най-често във формата на таблица в Excel, където са изброени доставчиците разделени по групи продукти. Обикновено се препоръчва проучването и добавянето на 3-4 доставчика за даден продукт, с цел гарантиране на доставките. Това се отнася най-вече за продуктите участващи в производството на нашите продукти или предоставяните от нас услуги.
Съществува вероятност, при това голяма, след известен период от време да се получи промяна в качеството на предлаганите от доставчика продукти или услуги. Причините могат да бъдат различни, но при всички случай това ще създаде проблеми в нашата работа. Затова е необходимо определянето на методи и критерии за периодична преоценка на доставчиците, която да ни гарантира, че доставчикът продължава да поддържа желаното от нас ниво. Критериите за периодична преоценка могат да бъдат свързани с качеството на доставяните продукти, спазването на сроковете за доставка, гъвкави схеми за плащане и др. и касаят периода на съвместната работа.
Преоценката на доставчиците може да бъде отразена върху същия списък с одобрените доставчици, като на всеки от тях се поставя съответната оценка по определените критерии.
Критериите и методите за подбор и оценка на доставчиците се описват подробно в процедурата за закупуване или в наръчника на вашата СУК. От там можете да видите как според СУК трябва да оценявате вашите доставчици, по какви критерии и на какъв период от време. Също така можете да проверите дали определените критерии отговарят на реално използващите се от организацията и ако не да ги актуализирате. Не забравяйте обаче, че доставчиците също като вас се опитват да оцелеят в сегашната ситуация и може би е дошъл моментът, в който трябва да погледнете един към друг като партньори, за които доставката не е просто сделка, а етап от развитието на едни взаимноизгодни и ползотворни взаимоотношения.