Как се осъществява комуникацията, свързана със СУОС?

ISO 14001:2015 поставя изисквания за това как организацията ще осъществява комуникация по въпроси, свързани с нейната СУОС. При това изискванията се отнасят както за вътрешния обмен на информация, така и за външния. Въпросът е деликатен, защото организациите са чувствителни по отношение на предоставяне на информация за тяхната дейност, още повече за значимите аспекти на околната среда. Как да се намери правилния баланс, като същевременно се постигне съответствие с изискванията на ISO 14001:2015?

Обмен на информация: Изисквания

Общите изисквания към процеса на обмен на информация са посочени в т.7.4.1 на ISO 14001:2015 и са насочени към създаването на правила за това, какво ще се съобщава, кога, на кого и как. Степента на формалност на правилата зависи от големината на организацията. В по-големи организации действията по обмен на информация са формални и документирани, докато в по-малки са неформални. Независимо от вида на организацията, правилата трябва да отчитат задълженията за спазване и да гарантират достоверност на предоставената информация.

Освен това, правилата трябва да включват дейности за отговор на получени съобщения и запитвания във връзка със системата за управление по околна среда. Като се има предвид, че вътрешните и външните комуникации могат да имат различна тежест, важно ли е кой предоставя информацията от името на Вашата организация?

Вътрешен обмен на информация

Комуникацията включва обмен на информация относно системата за управление по околна среда между различните нива и функции в организацията. В общия случай отговорността за този вид комуникация се възлага на отговорника за СУОС. Това е лице, на което са делигирани отговорности за управлението и поддържането на СУОС, тъй като в ISO 14001:2015 не съществува изискване за представител на ръководството. Отговорникът взема решения за това каква информация да предоставя на персонала на организацията предвид изискванията на стандарта. Изключително важно е персоналът да разбира необходимостта от съответствие с изискванията. От друга страна, това лице докладва на ръководството за функционирането на системата и за евентуални проблеми и несъответствия в процеса на работа. Тази информация е важна за ръководството и играе ключова роля при вземането на решения.

Външен обмен на информация

Външната комуникация е област, в която ръководството трябва да демонстрира повишено лидерство. Ако организацията иска да добави тежест на предоставената информация, то би било подходящо комуникацията да се извършва от член на ръководството. Този подход е добър за организации, които имат значими аспекти, засягащи по-широката общественост. В тези случаи, обикновено ръководството участва в дискусии и срещи по темата и разполага с необходимата информация.

Независимо от размера на организацията и от нейните значими аспекти, предоставянето на информация за СУОС на външни заинтересовани страни се извършва съгласно определените в организацията правила. Има случаи, в които информацията се изисква от държавни контролни органи, които също си имат свои установени правила и организацията е длъжна да се съобрази с тях.

Каква е целта?

В крайна сметка, целта на обмена на информация е всички заинтересовани страни да са правилно информирани за СУОС. Важно е комуникацията да е ясна, кратка и точна. Когато обменът на информация се контролира и съответно документира, тогава ръководството ще може да взема обосновани решения, а заинтересованите страни ще бъдат информирани. От една страна, това ще доведе до ангажираност и мотивация на персонала, от друга ще повиши доверието на заинтересованите страни към организацията и нейното отношение към опазване на околната среда. Тази ситуация може да бъде от полза за всички страни и най-вече за околната среда.

За да не пропускате интересна и полезна информация за системите за управление по околна среда, можете да се абонирате за нашия бюлетин още сега..