Методи за одит

Одит на система за управление може да бъде извършен чрез прилагане на различни методи. Изборът на метод за одит зависи от:

• поставените цели на одита;
• обхватът и критериите за одит;
• продължителността на одита;
• местоположенията, включени в обхвата на одита;
• компетентността на одиторите;
• рисковете, свързани с провеждането на одита.

Методите за одит биват два вида:

• на място;
• от разстояние(дистанционен одит).

Предвид изброените по-горе фактори, все по-често се прибягва до комбиниран вариант, който включва използването на двата метода за одит.

Посещение на място

При прилагане на метода, местоположението на одитора е на място в одитираната организация. Основните дейности при провеждане на одит на място са:

• провеждане на разговори/интервюта;
• попълване на контролни списъци/въпросници за одит;
• преглед на документи с участието на одитираните;
• вземане на извадка.

Основен приоритет при извършване на дейностите на място е да се избягва нарушаване процеса на работа. В тази връзка по време на одита:

• не се докосват машини, оборудване или съоръжения без разрешение;
• не се правят копия на документи, без предварително разрешение;
• не се изисква лична информация, освен когато е необходимо за целите на одита.

Одит от разстояние(дистанционен одит)

При прилагане на метода, местоположението на одитора може да е на различно място от местоположението на одитираната организация. Основните дейности при провеждане на одит от разстояние се извършват с помощта на интерактивни средства за връзка и най-често включват:

• провеждане на разговори;
• наблюдение на извършваните дейности чрез използване на средства за наблюдение;
• попълване на контролни списъци/въпросници;
• преглед на документи.

Планиране на одита

Провеждането на одит, независимо от прилагания метод, неизбежно оказва влияние върху нормалния режим на работа в одитираната организация. С цел да се минимизира това влияние, при планиране на одита, одиторът трябва да вземе предвид:

• необходимостта от предварително разрешение и достъп до помещения, които ще бъдат посетени предвид обхвата на одита;
• информация относно сигурността, здравето и безопасността при работа, включително необходимостта от лични предпазни средства, работното време – при посещение на място;
• политиката на организацията по отношение на използването на мобилни устройства и камери, запис на информация под формата на снимки, видео, копия на документи и други въпроси, свързани със сигурността и опазването на професионалната тайна.

Важен момент! Преди провеждане на одита, одиторът трябва да се увери, че персоналът, който ще бъде посетен е информиран за целите, обхвата и графика на одита.

Много често, одитът се възприема като проверка от контролен орган – изненадващо, без предупреждение, с цел констатиране на нарушения и налагане на санкции. Целта на одита е съвсем различна. Одитът е доброномерено действие, с цел оценяване на съответствието. Целта не е да хванем колегата неподготвен и в издънка, а заедно да открием съответствие с изискванията и възможности за подобрения. За да се случи това е необходима нагласа и подготовка. Предварителното информиране дава възможност на одитирания от една страна да планира работата си, така че тя да не бъде повлияна от одита и от друга, да погледне на процеса от друг ъгъл, извън обичайните си ангажименти и в посока подобряване.