Вземане на извадка за одит

Провеждането на одит е свързано с ограничения във времето. Това предполага, че одиторът едва ли ще има възможност по време на одита да провери цялата налична информация за разглеждания период. На практика вътрешните одити се провеждат един път годишно, с малки изключения. По време на одита се преглежда информацията за периода от предходния одит до настоящия, т.е. информация за една година в най-общия случай. За една нормално функционираща организация това са десетки, стотици, а в някои случаи и хиляди записи. Да се проверят всички е меко казано невъзможно.

Какво е извадка?

Извадката представлява по-малко от 100% от единиците на общата съвкупност. Анализът и оценяването на определени характеристики на извадката, позволяват да се направи заключение за общата съвкупност, т.е. ако дадена организация има на годишна база 100 поръчки, от които по време на одит се разгледат 10 и те отговарят на изискванията, одиторът може да заключи, че всичките 100 поръчки също отговарят. Тези 10 поръчки представляват извадката. Въпросът е: до колко тази извадка дава реална представа за цялото?

Съществува риск извадката да не е представителна и да се направят грешни заключения за цялата съвкупност, т.е. ще се получи разминаване в резултата от извадката и резултатът, ако бъде проверена цялата съвкупност на 100%. Друг проблем е качеството на наличните данни. Недостатъчни или неточни данни няма да осигурят годен за използване резултат.

Процес на вземане на извадка за одит

При вземане на извадка се преминава през следните етапи:

• определяне на целите на извадката;
• определяне на обхвата и състава на съвкупността, от която ще се взема извадка;
• избор на подходящ метод на вземане на извадка;
• определяне на обема на извадката;
• вземане на извадката;
• събиране, оценяване, документиране и докладване на резултатите.

Изборът на подходяща извадка зависи от метода на вземане на извадка и от вида на необходимите данни.

За целите на одитите обикновено се използва вземане на извадка, основана на преценка или вземане на извадка на основата на статистика.

Вземане на извадка, основана на преценка

Определящото при вземането на извадка, основана на преценка е че се разчита на компетентността и опита на екипа за одит, т.е. одиторът преценява на базата на своите знания и опит каква да бъде извадката и как да анализира и оценява резултатите от прегледа.

Недостатък на този метод е, че са възможни пропуски или неточности предвид сложността на съвкупността, на изискванията, на процесите и елементите на системата за управление. Друг недостатък е, че не е възможно да се направи оценка за влияние на неопределеността в констатациите и заключенията от одита.

Въпреки изброените недостатъци, този метод е най-често използвания за вземане на извадка за одит.

Вземане на извадка, основана на статистика

При прилагане на този метод се използва процес на подбор на извадката на основата на теория на вероятностите по качествен или количествен признак.

Качествен признак – два възможни резултата: правилно/неправилно, успешно/неуспешно. Например при преглед на бланки и оценяване на тяхното съответствие с изискванията.

Количествен признак – резултатите от вземането на извадката се получават в един непрекъснат диапазон. Например при разследване на инциденти, брой нарушения.

Когато се използва метода на вземане на извадка, основана на статистика се използва важен елемент наречен приемлива доверителна вероятност. Това е нивото на риска, което одиторът е съгласен да приеме. Например, риск от 5% за взета извадка съответства на доверителна вероятност 95%, което означава, че одиторът е готов да приеме риска, че 5 от 100/или 1 от 20/ от проверените извадки няма да отразяват действителните стойности.

Получените резултати от оценяване на извадката се документират по подходящ начин и съдържат информация за:

• описанието на съвкупността;
• критериите на вземане на извадка;
• използвани статестически параметри и методи;
• броят на оценяваните извадки;
• резултати.

Вземането на извадка за одит, основана на статистика е рядко използван метод, поради необходимостта от допълнителни знания, свързани със статистика и теория на вероятности, повече време за планиране на дейностите по вземане на извадката и оценяване на резултатите.