Одитиране на лидерство и ангажираност

Новите издания на стандартите за системи за управление имат повишени изисквания относно лидерството и ангажираността на ръководството. Съществена промяна в този раздел(Раздел 5) е ясно изразената отговорност на ръководството относно ефикасността на системата за управление и включването на редица други задължения, като осигуряване на ресурси, приобщаване на персонала, прилагане на процесния подход и мислене, основано на риска. Разделът включва задачи, които са ангажимент и задължение на ръководството и такива, които могат да се делегират.

Какво е лидерството?

Много често за лидер се възприема ръководителя на организацията, отдела, цеха. Но лидерството не се определя от длъжността, а от начина на въздействие. Длъжността се свързва с отговорности и правомощия, а лидерството с вдъхновяване, мотивиране, влияние. Мениджърите и началниците на цехове са ръководители, но дали наистина са лидери? Лидерите не управляват, а вдъхновят хората да разгърнат целия си потенциал за постигането на целите на организацията. Лидерите развиват хората и вярват в техните възможности. Лидерите не ръководят, а водят хората.

В днешно време се счита, че успехът на една организация е немислим без прилагане на лидерството. Поради тази причина голяма част от изискванията на раздел 5 са насочени към прилагане на лидерството в организациите, при това не само на най-високо управленско ниво, но и на по-ниските нива на управление.

Нови моменти

След появата на новите издания на стандартите за системи за управление (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018), най-често коментираният въпрос е относно отпадането на изискването за наличието на представител на ръководството. Причината за отпадането на това изискване е че в масовия случай, отговорността за системата и за нейната ефективност се възлага на един служител, който няма необходимите правомощия, ресурси и инструменти да я осигури. Днес, задачите по управление и поддържане на системата за управление могат да бъдат делегирани на един служител или на екип, но при ясното осъзнаване, че отговорността за ефикасността на системата си остава на ръководството.

Одитирането на лидерството и ангажираността на ръководството е един от най-сложните моменти в процеса на одит. Причината е, че одиторите трябва да получат обективни доказателства за нещо, което не е толкова видимо и лесно измеримо, както е процесът на производство на даден продукт.

Как се събират доказателства?

Доказателства за лидерството и ангажираността на ръководството се събират чрез:

• преглед на информация, свързана с мисията, визията, политиката, целите на организацията;
• разговори с ръководството, за да се установи правилното разбиране на въпросите, свързани със системата за управление, включително и доказателства за постигане на планираните резултати;
• разговори с персонала, за да се установи ангажираността на ръководството.

Прегледът на информацията не е нещо ново и не представлява трудност за повечето одитори. Но разговорът с ръководството изисква повече знания и подходящи умения, което се оказва трудна задача за одиторите, които в резултат на това го избягват. Разговорът с ръководството най-често се извършва от ръководителя на екипа за одит. Не случайно в обхвата на неговата компетентност, стандарт ISO 19011:2018 включва възможността за обсъждане на стратегически въпроси с ръководството. Наличието на тази компетентност позволява на одитора да получи информация по отношение на контекста на организацията, определяне на рискове и възможности и планиране на действия за тяхното овладяване, наблюдение, измерване, анализ и оценяване на системата.

В някои случаи(за съжаление в България са повече), ръководството няма желание за разговор, което е сигнал за одитора за потенциален проблем с ангажираността на ръководството. Потенциален, защото е възможно да е възникнала ситуация и ръководството да няма възможност да разговаря точно в този момент, а не липса на желание. В този случай, одиторът обсъжда възможността за разговор с ръководството в друг момент. При наличие на желание обикновено се намира начин.

Друга причина за липса на желание е, че ръководството непрекъснато е поставено пред рискови казуси и ситуации, които са свързани със стратегическото развитие на организацията и изискват проучване, планиране и бърза реакция. В такъв момент, одиторът може да привлече вниманието на ръководството чрез разговор по темата, предоставяне на допълнителна информация за ситуацията или възможности за разрешаване, примери или добри практики. Разбира се, за да се случи това, одиторът трябва да притежава компетентност за областта и сектора на организацията. Ръководителите оценяват високо полезната информация и ако успеете да им предоставите такава, можете да бъдете сигурни, че ще получите възможността да си зададете въпросите, свързани с одита.

И още нещо, не по-малко важно. За ръководителите времето е ценен ресурс. Покажете, че цените тяхното време, бъдете конкретни, кратки и ясни с въпросите си. Планирайте добре времето си, предварително кажете колко време ще отнеме разговора и бъдете точни. Практиката показва, че това се цени и дава добри резултати.

Разговорите с персонала също е от категорията трудна задача. Не може да се очаква надежден отговор на въпроса: Ангажирано ли е ръководството? В повечето случаи, персоналът не е наясно какво се крие зад термина ангажираност. Въпреки това от персонала може да се научи много за отношението на ръководството към системата. Това е така, защото хората се водят от примера. Ако ръководството е ангажирано, персоналът също ще бъде ангажиран и одиторът ще го усети по време на разговора или наблюдението на изпълнението на дейностите.

Сложността на одитиране на лидерството и ангажираността на ръководството идва от липсата на конкретно доказателство. Доказателствата се събират в процеса на одит, успоредно с одитирането на останалите процеси на системата.