Одитиране на контекста на организацията

Новите издания на стандартите за системите за управление изискват определянето на контекста на организацията в раздел 4, по отношение на:

• т.4.1 Разбиране на организацията и нейния контекст;
• т.4.2 Разбиране на потребностите и очакванията на заинтересованите страни.

Изискванията са нов момент и до голяма степен затрудняват одиторите при оценяване на съответствието по време на одит. Предвит това, в А.8 Одитиране на контекста, което е част от Приложение А (информационно) Допълнителни указания за одитори при планиране и извършване на одити към БДС EN ISO 19011:2018 –  са дадени насоки, които да помогнат на одиторите при събиране на доказателства за изпълнение на изискванията по раздел 4.

Какви са изискванията на раздел 4 Контекст на организацията?

В различните стандарти за системи за управление, като ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 се забелязват разлики в изискванията, но най-общо те включват:

1.По т.4.1:

• определяне на външните и вътрешните обстоятелства, които са от значение за организацията и оказват влияние на нейната способност да постига поставените цели;
• определяне на условията на околната среда за ISO 14001;
• наблюдение и проверка на информацията, свързана с обстоятелствата.

2.По т.4.2:

• определяне на заинтересованите страни, свързани със системата за управление;
• определяне на потребностите и очакванията(изисквания) на тези заинтересовани страни;
• определяне кои от тези потребности стават задължителни за спазване;
• наблюдение и проверка на информацията, свързана с потребностите и очакванията на заинтересованите страни.

Варианти за изпълнение на изискванията

За изпълнение на описаните по-горе изисквания, организациите могат да приложат различни методи, включително стратетегически анализи и планиране. Някои организации описват информацията за контекста в някакъв вид документ, което би било най-лесния вариант за един одитор. Но това не винаги е така. Ситуацията може да бъде по-сложна, предвид че липсва изискване за съхраняване и поддържане на документирана информация за контекста. Това означава, че на одитора може да се наложи да търси други източници на информация, като например разговор с ръководството на тема стратегическо планиране и развитие.

Какво проверява одитора?

За да оцени съответствието спрямо изискванията по т.4.1 и т.4.2 от раздел 4, одиторът трябва да разгледа обективни доказателства, които да показват, че организацията е разработила и прилага подходящи процеси за определяне и разбиране на контекста. Тези процеси в най-общ вид трябва да съдържат информация за това:

• кога организацията определя вътрешните и външните обстоятелства, потребности и очаквания на заинтересовани страни – по време на специално организирана за целта среща, оперативка, събрание;
• какъв метод се използва – мозъчна атака, SWOT анализ или друг вид анализ;
• кой определя контекста – лице, или група с подходяща компетентност;
• как се извършва наблюдение на обстоятелствата и кой ги наблюдава – периодични срещи за преглед на актуалността и за наличие на изменения;
• как се реагира при промяна в обстоятелствата на контекста;
• как резултатите от определяне на контекста се отразяват на обхвата на система за управление.

Става ясно, че ролята на одитора е да провери наличието на подходящи процеси и тяхното ефикасно прилагане при определяне и разбиране на контекста на организацията, а не да анализира информацията определена от нея. За целта е необходимо одиторите да притежават познания, свързани с конкретния сектор и да имат способността да обсъждат стратегически въпроси, което се оказва сериозно предизвикателство за немалко одитори.