Setup Menus in Admin Panel

ISO системи за управление

Подготовка на документирана информация за одит

Подготовката за одит стои в основата на успешния одит. В зависимост от възложената задача, одиторът е необходимо да прегледа наличната документирана информация и да подготви документите за одит. Прегледът най-често включва запознаване с наръчник, процедури, инструкции, правилници или друг вид документирана информация, свързана с одитирания процес/и.

Подготовката включва разработването на документирана информация, която да помогне на одитора в процеса на одит и може да бъде под формата на:

  • физически или дигитални въпросници;
  • подробни данни за вземане на извадка за одита;
  • аудио-визуална информация.

Използването на подобен вид информация не трябва да ограничава одитора. Нейната роля е да подскаже за следващата стъпка или да напомни за определени изисквания. Много често при интервю, разговорът с одитирания тръгва в друга посока, която също е предмет на одита, но на следващ етап. В този случай, одиторът трябва да има свободата да прецени, дали да продължи по въпросника или да премине към следващата стъпка и в последствие да се върне към прекъснатата.

В тази връзка от определящо значение е съдържанието на подобен вид помощна информация.

Създаване на помощна информация

Най-често тази информация се създава от одитора, който ще одитира съответната дейност. Съществуват случаи, когато помощната информация се създава от опитен одитор, за да послужи на начинаещи одитори. В тази връзка, при създаването на помощна информация, трябва да се вземат предвид:

  • каква информация е необходима за подготовката на помощната информация;
  • от кой ще се използва помощната информация(който я създава или от друг одитор - с особено внимание към начинаещите);
  • какъв запис от одита ще бъде създаден с използването на тази информация и на какъв носител - информацията за доказателствата може да се записва на хартия или в електронен формат(включително аудио-визуален). Решението трябва да се вземе предварително, предвид необходимостта от осигуряване на средства за запис, предварително разрешение.

Създаването на помощна информация за комбинирани одити е по-сложна задача, предвид възможността за дублиране на дейности за одит. За избягване на този проблем, в зависимост от обхвата и критериите за одит при създаването се:

  • групират подобни изисквания по различни критерии(например т.4.1 Разбиране на организацията и нейния контекст по ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 и ISO 45001:2018);
  • координира съдържанието на съответните помощни инструменти(списъци за проверка, въпросници).

Важно условие при създаването на помощните средства е те да включват информация за всички елементи на одитираната система спрямо обхвата на одита, за да се създаде увереност, че няма да бъде пропуснато нещо и целите на одита ще бъдат изпълнени.

Съхранение на помощната информация

Помощната информация за одита и информацията, получена в резултат на одита се съхранява. Периодът на съхранение е минимум до приключване на одита или за по-дълъг период, посочен в програмата за одит. Събраната информация по време на одита или докладът от одит често съдържа чувствителни данни за дейността на фирмата, които екипът за одит трябва да предпазва и да не разкрива без изричното съгласие на клиента на одита/одитираната организация.

Предвид опасността от неправомерно разпространение, участващите страни в одита е възможно да се споразумеят след одита информацията да бъде унищожена.

    Ако статията Ви е била полезна, споделете я в любимата Ви социална мрежа!

бутони към социални мрежи

0 отговора за "Подготовка на документирана информация за одит"

Оставете съобщение

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.