Подготовка на документирана информация за одит

Подготовката за одит стои в основата на успешния одит. В зависимост от възложената задача, одиторът е необходимо да прегледа наличната документирана информация и да подготви документите за одит. Прегледът най-често включва запознаване с наръчник, процедури, инструкции, правилници или друг вид документирана информация, свързана с одитирания процес/и.

Подготовката включва разработването на документирана информация, която да помогне на одитора в процеса на одит и може да бъде под формата на:

• физически или дигитални въпросници;
• подробни данни за вземане на извадка за одита;
• аудио-визуална информация.

Използването на подобен вид информация не трябва да ограничава одитора. Нейната роля е да подскаже за следващата стъпка или да напомни за определени изисквания. Много често при интервю, разговорът с одитирания тръгва в друга посока, която също е предмет на одита, но на следващ етап. В този случай, одиторът трябва да има свободата да прецени, дали да продължи по въпросника или да премине към следващата стъпка и в последствие да се върне към прекъснатата.

В тази връзка от определящо значение е съдържанието на подобен вид помощна информация.

Създаване на помощна информация

Най-често тази информация се създава от одитора, който ще одитира съответната дейност. Съществуват случаи, когато помощната информация се създава от опитен одитор, за да послужи на начинаещи одитори. В тази връзка, при създаването на помощна информация, трябва да се вземат предвид:

• каква информация е необходима за подготовката на помощната информация;
• от кой ще се използва помощната информация(който я създава или от друг одитор – с особено внимание към начинаещите);
• какъв запис от одита ще бъде създаден с използването на тази информация и на какъв носител – информацията за доказателствата може да се записва на хартия или в електронен формат(включително аудио-визуален). Решението трябва да се вземе предварително, предвид необходимостта от осигуряване на средства за запис, предварително разрешение.

Създаването на помощна информация за комбинирани одити е по-сложна задача, предвид възможността за дублиране на дейности за одит. За избягване на този проблем, в зависимост от обхвата и критериите за одит при създаването се:

• групират подобни изисквания по различни критерии(например т.4.1 Разбиране на организацията и нейния контекст по ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 и ISO 45001:2018);
• координира съдържанието на съответните помощни инструменти(списъци за проверка, въпросници).

Важно условие при създаването на помощните средства е те да включват информация за всички елементи на одитираната система спрямо обхвата на одита, за да се създаде увереност, че няма да бъде пропуснато нещо и целите на одита ще бъдат изпълнени.

Съхранение на помощната информация

Помощната информация за одита и информацията, получена в резултат на одита се съхранява. Периодът на съхранение е минимум до приключване на одита или за по-дълъг период, посочен в програмата за одит. Събраната информация по време на одита или докладът от одит често съдържа чувствителни данни за дейността на фирмата, които екипът за одит трябва да предпазва и да не разкрива без изричното съгласие на клиента на одита/одитираната организация.

Предвид опасността от неправомерно разпространение, участващите страни в одита е възможно да се споразумеят след одита информацията да бъде унищожена.