Интернет присъствието оказва сериозно влияние върху маркетинговата дейност на една организация. Разбира се, тук няма да говорим за това как и какво да направи една фирма за да постигне успех в интернет, но благодарение на работата ми по kachestvoto.com получавам различни запитвания свързани с разработване и внедряване на системи за управление и за обучение по съответните системи. Във връзка със запитванията ми направи впечатление, че хората, които не са се сблъсквали по една или друга причина със системите за управление нямат представа за етапите, през които се преминава до получаването на сертификат на системата за управление. Затова днес ще разгледам основните етапи и ще направя пояснения по всеки един от тях. Няма да конкретизирам каква точно система за управление ще бъде внедрявана, защото за получаването на сертификат по някоя от системите за управление било то по качество, околна среда, здраве и безопасност при работа, социална отговорност, информационна сигурност се следва следната последователност:
1. Разработване на система за управление – оставям без коментар причините за възникналата необходимост от получаването на сертификат на избрания тип система. Те могат да бъдат най-различни, но в крайна сметка ръководството е взело такова решение. Първата стъпка е системата да бъде разработена.
Какво означава разработване на система за управление?
Системата за управление представлява система позволяваща създаване на политика и цели за постигането й. Като пример да вземем система за управление на качеството/СУК/. Ръководството на организацията трябва да разработи политика по качеството и съответните цели по качеството, които до доведат до нейното постигане. За постигане на целите се определят процеси, дейности и задачи с отговорници и съответните им правомощия и задължения. Всичко това се описва в документи под формата на наръчник по качеството, шест задължителни процедури, допълнителни процедури и инструкции, формуляри, записи в съответствие с изискванията на стандарт ISO 9001. Провежда се обучение на персонала с цел запознаване с изискванията на разработената система за управление на качеството и възлаганите отговорности.
2. Внедряване на системата. След подготовката на документацията се преминава към внедряване на вече разработената система. Процесът на внедряване представлява прилагане на документираните правила на практика, като същевременно се проверява за съответствието между заложеното в системата и реалния работен процес. Необходимо е време за работа на системата в реални условия/най-малко месец/, на база на която да може да се анализират грешките и да се открият възможностите за подобрения. За целта се извършва така наречения вътрешен одит, на който се констатират несъответствия и/или слабости на системата. По време на прегледа от ръководството се анализират резултатите от проведените одити, възможността системата да постигане заложените цели и се определят мерки за подобряването й.
Дейностите по разработване и внедряване на системата за управление обикновено се извършват от консултант. Среща се и вариант, при който организацията самостоятелно разработва системата, но в този случай е необходимо наличието на специалист в съответното направление. Например, ако сте решили да внедрявате система за управление на околната среда и разполагате със специалист в областта на екологията, който има познания и в областта на системите за управление, можете да му възложите задачата по разработване и внедряване на системата за управление на околната среда. Трудностите, в случая се появяват в следствие на липсата на достатъчно време за работа по системата, тъй като лицето е натоварено освен с разработване на системата и с текущите си задължения. Най-добрият вариант е в сформирането на екип от консултант/и и представители на организацията/в зависимост от размера и дейността на организацията/. Предимството при използването на консултант е в неговият опит и задълбочени познания по съответните стандарти, в следствие на многобройните решени казуси и изпълнени проекти в неговата практика. Недостатъците са в липсата на специфични познания относно възприетите в организацията работни практики, които се компенсират при екипна работа с включен представител на организацията внедряваща системата за управление. Цената на консултантската услуга е различна и се определя от квалификацията и опита на консултанта, пазара, разработената методология на работа, използваните средства и т.н. Много от консултантите включват в цената си и помощ след сертификационния одит при откриване на несъответствия или забележки. Всичко е въпрос на договаряне, но едно трябва да е ясно, че в цената на консултантската услуга не е включена цената за сертифициране на системата. Дейностите по разработване и внедряване на системата за управление и нейното сертифициране се извършват от различни организации.
3. Сертифициране на системата за управление. Организацията е внедрила своята система за управление и вече може да я сертифицира. Обикновено изборът на сертифициращ орган се извършва още в началото на етап 1. Кой да бъде сертификатора се определя от ръководството на базата на предпочитания, изисквания от партньори, клиенти и др. Важно условие е сертификаторът да бъде легитимен, т.е. акредитиран от съответна институция. От известно време някои от международно признатите сертификатори на нашия пазар получиха или са в процедура по получаване на Българска акредитация от ИА БСА/Изпълнителна агенция Българска служба за акредитация/, което е подходяща форма за сертифициране на системи за управление на местно ниво. Дори предполага и по-ниска цена на услугата, но познавайки нашия пазар, това не е много сигурно.
При сравняване на офертите от сертификаторите обърнете внимание на периода на валидност на сертификата и броя контролни одити за срока на валидност. Контролните одити могат да бъдат различен брой. Друга особеност е включването или не на разходите за командировъчни на одиторите. Работила съм с няколко сертифициращи органа и всеки по свой начин представя предложение си. Затова преди да направите своя избор много внимателно прочетете офертите, като не пропускате и редовете със ситен шрифт.