Наскоро с мен се свърза любезно и приятно момиче Лора с предложението да ми представи предлаганият от тяхната компания софтуер за управление на качеството Vivaldi Software. Признавам си слабостта към всякакъв вид софтуер, който облекчава дейностите по управление на системи, процеси и документи и затова веднага проявих интерес. Последва интересна онлайн демонстрация на възможностите на софтуера, които бързам да споделя с вас.
Всеки, който е работил с ISO стандарти е наясно с изискванията по отношение на управлението на документите от системата за управление. За всяко действие стандартите изискват доказателства и тъй като все още не сме свикнали да работим с електронни документи и записи, трупаме купища хартия, като обвиняваме стандартите за предизвиканата от тях бумащина.
Факт е обаче, че в стандартите отдавна е включена възможността документите и записите да бъдат във електронен вариант. Друг е въпросът защо не я използваме.
Факт е и възможността документите и записите да бъдат управлявани чрез софтуер, който освен че премахва купищата хартия и помага в управлението на системата.
Софтуерът Vivaldi представлява система от три основни модула – Document Control, Process to Flow, Training Manage и няколко допълнителни възможности – Administrator, Action&Tasks, Organization chart.
Модулът за управление на документи Vivaldi Document Control е изграден по начин напълно съответстващ на изискванията на ISO стандартите. Чрез него можете да управлявате документите с лекота и без да се притеснявате, че при създаване на нов или промяна на съществуващ документ ще пропуснете да промените версията, датата на документа, да го разпространите или архивирате.
В зависимост от настройки на модула могат да бъдат определени лица имащи права да променят или одобряват документи. След одобряването на даден документ, той автоматично се подменя в системата и така можете да сте сигурни, че служителите винаги ще използват актуалната версия на документите от системата.
И тъй като говорим за автоматизирано управление, чрез използването на специализиран софтуер възможностите не свършват до тук. Чрез Vivaldi Document Control можете да:
- създаване и управление на електронен наръчник на системата за управление;
- задавате права и отговорности към всяка функция от организационната структура;
- проследявате всички действия по документите от системата;
- използвате вградена статистика за преглед на документите от системата;
- извличате списъци от системата.
Вторият модул Process2Flow представлява ефективен инструмент за управление на процеси. В ISO стандартите е заложен принципа за въвеждането на процесно ориентиран модел на управление. Това означава разглеждането на дейностите в организацията като отделни процеси. А с помощта на Process2Flow вече можете да визуализирате вашите процеси и да проследявате и анализирате тяхното изпълнение.
Във всеки един момент можете да разберете кой какво е направил, спазен ли е зададения срок, какво предстои да бъде направено. Отново и тук могат да бъдат зададени права за достъп – кои части от процеса, от кой да бъдат видими, кой има право да редактира, кой само да чете и т.н.
Третият основен модул Training Manager ще ви помогне в управлението на дейностите по обучение на персонала във вашата организация. ISO стандартите разглеждат персонала като най-ценният ресурс за организацията, който трябва непрекъснато да бъде развиван. На базата на моментната компетентност и в зависимост от целите на организацията ръководството планира обученията за развитие на персонала.
Чрез възможностите на Training Manager можете да дефинирате и анализирате текущата компетентност на персонала, което ще ви помогне да планирате по-ефективно необходимостта от придобиването на нови знания и умения, водещи до постигане целите на организацията.
Възможностите на Vivaldi Software са многобройни и е трудно да бъдат описани в един материал, а и моята цел не е такава. Идеята ми е да ви представя съществуването на автоматизирани методи и инструменти, които до голяма степен облекчават управлението на системите за управление.
Говоря за системи за управление без да правя уточнение по кой точно ISO стандарт, защото софтуерът е приложим за всички стандарти, касаещи системите за управление, като ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 27001, ISO 17020, ISO 17025 и дори EN 15038.
Остава въпрос на виждане и стратегическо планиране инвестицията в подобен вид софтуер. Огледайте се, навсякъде около нас има компютри, лаптопи, таблети, smart-телефони и какво ли още не. Защо да не ги използваме по-ефективно и да облекчим работата си?