За и против несъответствия от одит

По време на одит, одиторът проверява за съответствие с критериите на одит. Най-често критериите за одит са изискванията на даден стандарт, например ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2015 или правилата заложени в системата. Задачата на одитора е да намери достатъчно обективни доказателства, че изискванията са изпълнени или правилата се прилагат.

Какво е несъответствие?

Несъответствето е неизпълнение на изискване, т.е. когато одиторът не намери достатъчно обективни доказателства за съответствие, той констатира несъответствие. Несъответствието трябва задължително да се документира и да се представи на одитираната организация.

Документиране на несъответствие от одит

При записване на информацията за несъответствието, одиторът трябва да вземе предвид:

  • позоваване на критериите за одит – посочва се спрямо кое изискване е констатирано несъответстве, като например по т. 7.1.5 Ресурси за наблюдение и измерване от ISO 9001:2015;
  • доказателствата, на базата на които е определено несъответствието – например, не е представен документ за калибриране на средство за измерване, използвано за измерване ключова характеристика на произвеждания продукт.

Несъответствията се документират в доклада от одит и/или в бланка, която най-често е част от процедурата за вътрешни одити или от процедурата за несъответствия. Основна грешка, която се допуска при констатиране на несъответствия е одиторът да дава консултации или готови решения за отстраняване на несъответствието. Задачата на одитора е да оцени има ли съответствие или не, и ако няма да го документира. Не е работа на одитора да определя причини за несъответствието, както и действията за неговото отстраняване. Това е задължение на отговорника на процеса, в който е констатирано несъответствието.

Практиката показва, че все по-често се избягва регистрирането на несъответствия. Причините са в няколко направления, но крайният извод е, че в повечето случаи това не е добра практика.

Обявяването на несъответствие е деликатен момент. По своята същност организацията е жив организъм, задвижван от хора. Хората със своите разбирания, ценности и качества изграждат облика на организацията. Някои организации са стриктни в изпълнение на изискванията, други ги пренебрегват, някои са иновативни, други са консервативни. По тази причина констатирането на несъответствие се възприема различно от всяка организация. На някои действа мотивиращо, на други обезсърчаващо. Важно е, одиторът да усети нагласата на организацията и да представи несъответствието по начин, който ще ѝ подейства мотивиращо. Защото несъответствията са възможност за подобряване, а не възможност за порицание, както се възприемат от някои.

Класификация на несъответствия

В зависимост от вида на несъответствието, стандарт ISO 19011:2018 дава насоки, че то може да бъде класифицирано по някои от следните варианти:

  • количествен – чрез степенуване по скала, например от 1 до 5;
  • качествен – съществено или несъществено несъответствие.

Степенуването на несъответствето е силно субективно и зависи от разбиранията и компетентността на одитора. В практиката се е наложил вариантът по качествен признак, но дори и при него се срещат трудности. Основният проблем е в липсата на ясни и конкретни критерии, по които несъответствието да се определи като съществено или несъществено.

Независимо от избрания метод за класификация на несъответствията, моето мнение е че те трябва да бъдат регистрирани, защото дават възможност на организацията да подобри своята работа, процес или система. Само когато несъответствията започнат да се възприемат като възможност за подобрения, тогава ще има стремеж и към тяхното реално регистриране и управление.

0 отговори на "За и против несъответствия от одит"

Публикувай коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

© Качеството ЕООД. Всички права запазени

Изработка на уеб сайт от Vipe Studio