Повод за написването на този материал е желанието ми да внеса малко повече светлина по работата по проекти финансирани от Европейски програми/по конкретно за ОП Развитие на конкурентоспособността на българската икономика/. Организациите, които вече имат изпълнен проект зад гърба си със сигурност са наясно и имат представа за какво става въпрос. Бих искала да обърна внимание на онези моменти, който съм открила като ключови от моята практика с надеждата да бъдат полезни на организациите, които тепърва им предстои работа по европейски проекти.
Всеки поглежда с надежда към европейските фондове и в представите си започва да рисува картини на дългоочаквания спасител, който ще избави организацията от кризисната ситуация, в която се намира. Представите обикновено са в посока написване на проекта – основна трудност, получаване на пари и изпълнение на проекта – какво му e трудното на това. Да, ама не. На практика нещата не се случват точно така.
Преди да започнете да чертаете планове за запълване на дупките в бюджета ви с все още неполучените европейски пари, вземете под внимание следните особености:
- За да получиш, първо трябва да дадеш. Одобрението на проекта все още не означава получаване на пари. От тук започва същинската работа, а парите идват на последния етап, когато се отчете проекта и проверката от съответния орган докаже, че той е изпълнен. Това означава, че предварително трябва да се осигурят средствата за изпълнение на проекта и чак след успешното му приключване да се очакват финансови постъпления. А чакането може да бъде наистина дълго.Съществува възможност за авансови вноски, които се изплащат по време на изпълнение на проекта, но те трябва предварително да са упоменати в проекта и са свързани с отчитане на отделните етапи и отново с чакане.
- Времето никога не стига. Проектите са с определена продължителност, която трябва да се спазва, не зависимо от това, колко например са ви забавили от управляващия орган. Защото всяко неизпълнение се санкционира. Лошото е, че няма как ние да санкционираме държавните институции за техните забавяния и пропуски. Съществува един дисбаланс по отношение на времето, от една страна неизвестно дълго очакване за изпълнение на дейностите от страна на държавната администрация, а от друга моментално изпълнение на дейностите от страна на организациите. Но реалността е такава и изисква изключително добро планиране и управление на проекта за вместване в рамките на времето и изпълнение на изискванията. Особено потърпевши са изпълнителите по проекта. Докато се организира търг и се определи кой да бъде изпълнителя, одобрение на търга и вече е дошло време за приключване на етапа. Липсата на нормално технологично време за изпълнение на дейностите по проекта е фактор, който не е за подценяване. Изпълнителите своевременно трябва да бъдат информирани за сроковете за изпълнение, с които разполагат, за да могат да планират своята дейност.
- Управлението е в основата на успеха. В повечето случаи управлението на проекта се поверява на организацията подготвила проекта. Те имат опит, знаят какво е необходимо за отчитането на отделните етапи и на целия проект, но все пак те са външни за организацията и не могат да обхванат целия процес. Добрата практика показва, че за успешното управление на проекта е необходимо възлагането на отговорността за проекта на човек от организацията, който да е запознат в дълбочина с проекта и който да координира дейностите с външната организация по управление на проекта. Трудна задача в сегашната ситуация, при която всички организации са оптимизирали до максимум своя персонал, но неизбежна необходимост за успешното приключване на проекта и получаване на така очакваното финансиране.
- Добри взаимоотношения с доставчиците. Използвам принцип от стандарт ISO 9000, който тук играе ключова роля за успеха на проекта. Всеки сам определя критериите за избор на доставчик на услуга, оборудване или друго, в зависимост от целта на проекта. Обикновено на първо място се говори за цени, качество, срокове, компетентност, но според мен в основата стои доверието. Доверието, че това е организацията, която не просто ще изпълни определените дейности, а ще ви подкрепи в изпълнението на проекта.
Много организации се отказват от спечелени проекти поради липсата на финансови средства за изпълнение на проекта, но не са малко и тези, които се провалят при неговото изпълнение поради лошо управление. Не подценявайте управлението на проекта. Трудности винаги ще има, но нека те да не са пречка в използването на предоставените възможности.
Успех на всички!