Как се интегрират различни системи за управление?

В днешната конкурентна бизнес среда рационализирането на операциите е от съществено значение за поддържане на ниски режийни разходи. Основните принципи на икономичното управление включват елиминиране на повторенията и консолидиране на системите. Внедряването на интегрирана система за управление осигурява рамка за извършване на точно това. Когато системите за управление се интегрират, се намалява дублирането и се подобрява ефективността.

Какво е интегрирана система за управление?

Все още не намирам точно определение на понятието „интегрирана система за управление“(ИСУ), но може да се каже, че ИСУ съчетава различни системи за управление (напр. качество, околна среда, здравословни и безопасни условия на труд, информационна сигурност, управление на енергия и др.) в единна цялостна и хармонизирана система за управление.

Как се интегрират системи за управление?

Няма документ(стандарт), който да определя как да се извърши интегрирането на системите. Това от една страна дава свобода на организациите да съчетаят системите според тяхното виждане, но от друга ги затруднява, защото им липсва рамката, по която да се водят.

Преди време интеграцията на системите за управление беше истинско предизвикателство. С появата на Annex SL(структура от високо ниво) възможността за интеграция на системите значително се улесни предвид единната структура, която имат всички стандарти за системи за управление след 2012г.

За да бъда по-конкретна, нека да вземем като пример интеграция на три системи – по качество(ISO 9001), по околна среда(ISO 14001) и здраве и безопасност при работа(ISO 45001).

Първа стъпка

Първата задача е да се направи анализ на възможностите за интегриране. За целта се сравняват изискванията на стандартите(ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) и се отбелязват общите им части. Повече информация за тази стъпка можете да разберете тук…

Втора стъпка

На базата на анализа от първата стъпка се преценява кои са областите, които могат да се интегрират като се вземат предвид процесите в организацията. Възможно е в организации с еднакъв предмет на дейност да има различни варианти на интегриране предвид конкретната ситуация. Случвало се е да виждам система по качеството отделно, а по околна среда и здраве и безопасност при работа интегрирани. Въпрос на решение на ръководството. Примерен вариант на интегрирана система за управление по качество, околна среда и здраве и безопасност при работа:

ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

1 Обект и област на приложение

2 Нормативни позовавания

3 Термини и определения

4 Контекст на организацията

4.1 Разбиране на организацията на нейния контекст

4.2 Разбиране на потребностите и очакванията на заинтересованите страни

4.3 Определяне на обхвата на ИСУ

4.4 Интегрирана система за управление и нейните процеси

5 Лидерство

5.1 Лидерство и ангажираност 5.1.1 Общи положения 5.1.2 Насоченост към клиента

5.2 Политика по качество, околна среда и ЗБР 5.2.1 Създаване на политика по качество, околна среда и ЗБР 5.2.2 Оповестяване на политиката по качество, околна среда и ЗБР

5.3 Роли, отговорности и правомощия в организацията

5.4 Консултиране и участие на работниците

Цялият вариант можете да изтеглите от тук….

На базата на решението за интеграция се определя и как ще изглежда документацията на интегрираната система за управление. След 2015г., стандартите дават по-голяма свобода на организациите при създаване на техните системи. Въпреки това, трябва да се вземат предвид изискванията на всеки стандарт за налична документирана информация:

• каква документирана информация се изисква от ISO 9001:2015;
• каква документирана информация се изисква от ISO 14001:2015;
• каква документирана информация се изисква от ISO 45001:2018.

В зависимост от зрялостта на организацията, документацията може да лека и включваща само задължителната информация, но е възможно да се залитне в посока създаване на тромава, тежка и трудна за използване и поддържане документация. Другото предизвикателство пред организациите е на какъв носител ще са документите – електронен или на хартия. Първоначално решението за електронен вариант на документите изглежда примамливо, но впоследствие се оказва, че това не е толкова лесен за изпълнение вариант предвид утвърждаване, съхранение, достъп и т.н.

Трета стъпка

След като е ясно как ще се интегрира системата е необходимо да се разработят и внедрят съответните правила. Често срещана грешка на този етап е правилата да не се адаптират така, че да са валидни за трите системи. Например, правила за действия при несъответствия(т.10.2 от стандартите) – когато става въпрос за здраве и безопасност при работа трябва да се включи информация за инцидентите и специфичните действия, които следва да се предприемат при възникване на инцидент, т.е. не е възможно правилата по качество и околна среда автоматично да са приложими и за здраве и безопасност при работа. Всеки стандарт си има своите специфики и при създаване на интегрирана система за управление те трябва да се вземат предвид.

Заключение

Няма единен вариант за интегриране на системи за управление. За всяка организация се подхожда индивидуално от гледна точка на зрялост, ангажираност на ръководството, големина и предмет на дейност. Стремежът е интегриране на процесите в максимална степен, за да се избегне дублиране на дейностите, което от своя страна да доведе и до намаляване на разходите. Освен това, новите издания на стандартите изместват фокуса върху резултатността на системата, а не както преди към документацията на системата. Така, че нека стремежът да бъде в посока постигане на по-висока резултатност и ефективност по отношение на качество, околна среда, здраве и безопасност или който и да е друг стандарт.