Една от новостите в стандарт ISO 9001:2015 е въвеждането на термина документирана информация. Липсват вече добре познатите термини документи, документирана процедура, наръчник по качество, записи. Тъкмо свикнахме с тях като значение, приложение в практиката, каква е разликата между документ и запис и взе че се появи ново изискване – поддържане и съхраняване на документирана информация. И въпросите заваляха..
Какво е документирана информация?
ISO 9000:2015 определя термина документирана информация като „информация, която се изисква да бъде контролирана и поддържана от една организация и носителя, на който се съдържа“, което преведено на разговорен език означава, че документираната информация е всяка смислена информация относно дейността на организацията, поддържана във всякакъв формат и носител. Документираната информация може да се отнася до системата и нейните процеси/процедури, инструкции, спецификации/, а може да се отнася и до доказателствата за постигнатите резултати/записи/. Т.е. оказва се, че терминът обхваща добре познатите ни до сега понятия.
Защо тогава се правят тези промени?
Може би, защото едни хора там си нямат работа и се чудят как да усложнят работата на другите. Или пък се опитват да създадат работа на сертификатори, консултанти, одитори. Може би да, а може би не съвсем. Идеята, според мен е да се избяга от излишната бюрокрация и бумащина, и да се насочат усилията към това, което наистина е важно и определящо за успеха на една организация. В днешната динамична среда е по-важна скоростта и начинът на реакцията спрямо промените, важен е подходът на ръководството и умението му да поведе хората към постигане на целите. Това са все неща, които трудно се документират на хартия или друг вид носител. Но пък, за да се постигнат е необходима точна и навременна информация. Така, че акцентът в новата версия ще бъде върху документирането на онази информация, която е наистина важна за организацията и която помага при вземането на решения. Сега следва въпросът – коя е тази информация? ISO 9001:2015 дава насоки, но решението е прехвърлено в ръцете на организацията.
Какво да правим със съществуващите документи?
ISO 9001:2015 не поставя изискване за прилагане на новата структура и терминология в документацията на системата за управление на качеството. Освен това, няма изискване да бъдат заменяни старите термини с новите. Оставена е свободата на организациите да преценят кои термини са подходящи и да използват тях. Ако в практиката са се наложили термините от ISO 9001:2008 /например процедури, записи/, не е необходимо те да бъдат заменяни с термина „документирана информация“.
Също така, не е необходимо да се премахват работещи документи, които са били изисквани от ISO 9001:2008, но не фигурират като изискване в ISO 9001:2015. Пример за това са процедурите за управление на документи и записи. В ISO 9001:2015 няма изискване за задължителни процедури и наръчник. Това обаче, не означава с лека ръка да ги захвърлите в коша. Преди това прочетете внимателно т.7.5 от ISO 9001:2015. Ще забележите, че изискванията спрямо документираната информация изненадващо много напомнят на тези спрямо документите и записите от ISO 9001:2008. Отново виждаме изисквания за идентификация и описание, форма и носител, преглед и одобряване за пригодност и адекватност, разпространение, защита, достъп, управление на измененията, съхраняване и унищожаване. По вероятен вариант е да промените и/или да допълните съществуващата процедура/и, отколкото да се откажете от нея/тях. ISO 9001:2015 дава свободата да се поддържа информация във всякакъв вид и форма, но това съвсем не означава, че ще бъде некотролирано. Все пак говорим за стандарт.
Кое е новото?
Новото е свободата. Свободата на организацията да реши каква информация ще управлява и как. В ISO 9001:2008 се поставяха изисквания за създаване на документирани процедури, съхранение на записи, което даваше някаква яснота. За хората, свикнали с тази терминология ще е трудно да се ориентират в новата версия, където се говори само за документирана информация. Как да различим кога става въпрос за процедура/регламент и кога за запис/доказателство? За успокоение на всички, ISO 9001:2015 дава насоки в Приложение А.6, от които става ясно, че:
- изискванията за документ, процедура, наръчник от стария стандарт се определят като „поддържане на документирана информация“ в новия;
- изискванията за записи се определят като „да се съхранява документирана информация“.
Когато в новия стандарт се използва само термина „информация“ означава, че няма изискване тази информация да бъде документирана. В такъв случай организацията решава дали да я документира или не. Пример за това е т.4.1, където се посочва, че „организацията трябва да наблюдава и проверява информацията, свързана с тези външни и вътрешни обстоятелства“. Друг остава въпросът – как ще се наблюдава и проверява информацията, когато не е документирана по някакъв начин?