Завършване на одит

Одитът се счита за завършен, когато всички планирани дейности са извършени. Под планирани дейности се има предвид дейностите описани в плана за одит. Колкото и добре да се планират дейностите се случват непредвидени ситуации, които не позволяват стриктно спазване на плана. Независимо от това, одитът приключва когато се изпълнят планираните дейности, дори и да отнеме повече време от планираното.

На база на събраната информация, одиторът съставя доклад от одит, който представя на одитираната организация в предварително съгласувания срок. Срокът най-често се определя в плана за одит. Важно е одиторът да спази планирания срок, особено в случаите, когато става въпрос за външен одитор.

Докладът от одит се разпространява до заинтересованите страни, за да бъдат информирани за резултатите от одита. Кои са тези заинтересовани страни отново се определя на етап планиране в програмата за одит или плана за одит. При разпространяване на доклада е необходимо да се обърне внимание на опазването на професионалната тайна.

Документи от одит

В процеса на планиране и провеждане на одита се генерира документирана информация, която трябва да се управлява. Към обхвата на документираната информация не се отнася само доклада от одит, а също така:

• план за одит;
• въпросници;
• записки от одит;
• документи за констатирани несъответствия;
• декларации за конфиденциалност;
• документи, удостоверяващи компетентността на одиторите и др.

Информацията е от различен тип и в зависимост от правилата в организацията или споразуменията между участващите страни една част от нея може да бъде унищожена, а друга съхранена за определен период от време. За целта се създават правила, които се описват или в процедурата за вътрешни одити или програмата за одит.

Опазване на професионална тайна

Добрата практика изисква да не се разкрива никаква информация, получена по време на одита, или доклада от одит. В ISO 19011:2018 е посочено „без изричното съгласие на клиента на одита, и когато е необходимо, без одобрението на одитираната организация“. Моето мнение е, че одиторът и участниците в одита не трябва да разкриват никаква информаци, дори и другите страни да нямат нищо против. Информацията получена по време на одита си остава там и се използва само и единствено за целите на одита. Изключение се допуска в случаите, когато информацията се изисква от контролен орган или институция, която има право на това по силата на нормативен акт.

Действия след одит

Когато по време на одит са констатирани несъответствия или възможности за подобрения е необходимо да се предприемат последващи действия. При наличие на несъответствия тези действия са задължителни и обикновено включват корекции и коригиращи действия, докато при възможностите за подобрения са пожелателни. Решенията относно дейностите се вземат от одитираната организация в определени срокове. Одиторите не са тези, които определят какви действия ще се предприемат по дадено несъответствие или възможност за подобрение. Ролята на одитора е да констатира съответствие или несъответствие с изискванията.

В някои случаи, одитираната организация информира екипа за одит, за да се проследи състоянието на предприетите действия и дали тяхното прилагане е довело до отстраняване на несъответствието. Много често проверката се извършва по време на последващ одит или ако е нещо по-сериозно се планира извънреден одит. Резултатите от прилагането на действията след одит се анализира обикновено по време на редовните прегледи от ръководството.